Johansens metode er veien til en ny oppgavedeling

Ved Vollsletta og Hovdejordet sykehjem i Bodø ble det for et par år siden bestemt at de ville se på bruken av personalressursene, nærmere bestemt oppgavedelingen mellom de ulike yrkesgruppene i virksomheten.

Det ble fagsykepleier Synnøve Johansen som startet prosjektet sammen med virksomhetsleder Vidar Øyen.

– Vi spurte oss selv om vi brukte sykepleierne rett, sier Johansen.

Til daglig er hun ansatt ved Vollsletta sykehjem i Bodø.

Vollsletta har 24 beboere. 18 av dem med demensdiagnose og seks med alderspsykiatri. Hovdejordet sykehjem har 40 beboere med demensdiagnose. Sykehjemmene har små bogrupper med seks beboere i hver.

Mange assistentoppgaver for sykepleierne og helsefagarbeiderne

Gulv skal moppes, klær vaskes, brødskiver smøres og pynt skal opp til høytid og fest, også på sykehjem. Hvor mye gjør egentlig sykepleiere, hjelpepleiere og helsefagarbeidere av slike ting i løpet av et år?

Øyen og Johansen kartla det først via en anonym spørreundersøkelse og fikk mistanken bekreftet: Både sykepleiere og hjelpepleiere/helsefagarbeidere gjorde mange oppgaver de ikke trengte utdanningen sin til for å klare.

Tenkefasen

Så gikk Johansen i tenkeboksen.

– Når man samler folk i møter, bidrar ikke alle, og noen dominerer. Jeg spurte meg selv: «Hvordan kan jeg få tak i de rette folkene der de kan bidra like mye?», sier Johansen.

Hun satt hjemme ved stuebordet og tenkte.

Hun gikk turer og tenkte.

Hun så for seg innmaten i en klokke der ulike tannhjul driver klokka rundt:

– De ulike yrkesgruppene på et sykehjem er som hvert sitt tannhjul som skal gripe inn i hverandre for at ting skal gå knirkefritt rundt. De ulike oppgavene de skal utføre, er taggene i det hjulet. Hvis en av oppgavene faller bort, hakker det litt, men hvis flere faller bort, stopper det til slutt opp, forklarer Johansen.

Post-it-lapper i tre ulike farger

Hun tenkte litt mer.

– Jeg ønsket at alle skulle bidra i utviklingsarbeidet, og at ingen skulle påvirkes av dem som dominerer.

Så kom hun på metoden der post-it-lapper i tre forskjellige farger er hovedverktøyet. Rosa for sykepleiere, blå for kategorien helsefagarbeidere/hjelpepleiere og gul for assistenter.

Johansen samlet to sykepleiere, to hjelpepleiere/helsefagarbeidere og to assistenter, en fra hvert sykehjem. De møttes i til sammen tre dager, med noen dagers pause imellom.

På post-it-lappene skrev de ulike yrkesgruppene opp hvilke oppgaver de utførte, og hang dem opp på veggen. De tok først for seg oppgaver på en typisk dagvakt, deretter en typisk kveldsvakt. Så ble de bedt om å tenke på en hel uke, en hel måned og et helt år og om de gjorde noe mer i disse tidsperiodene.

Anslo tid til de ulike oppgavene

Neste ledd i Johansens metode var at de ansatte skulle gå opp én og én og ta en lapp og henge den hos den yrkesgruppen de syntes oppgaven hørte hjemme hos.

– Det ble mye gåing. På dag to gikk vi gjennom lista, og da alle var enige, delte vi dem opp etter yrke.

Da trådte et tydelig mønster frem: Det var veldig fargerikt under assistent-gruppen. Ergo: sykepleiere og helsefagarbeidere/hjelpepleiere gjorde en god del assistentoppgaver. Det vil si oppgaver de ikke trengte utdanningen sin til.

– Det hendte for eksempel at sykepleiere leitet frem julepynten og pynta til jul og vaska vinduer. Det kan jo være hyggelig å gjøre sammen med pasientene, men kanskje skulle sykepleierne og helsefagarbeiderne prioriteres til annet arbeid, og så kunne assistentene gjøre det, sier Johansen.

Deretter så de nærmere på når de ulike oppgavene ble gjort og hvor lang tid det gikk til hver oppgave.

Kartla ønskene for kompetanseheving

På dag tre så de på arbeidsbeskrivelsene og de ulike yrkesgruppenes ønske for kompetanseheving.

– Det gjorde vi både for å styrke og trygge den enkelte og for å gjøre faggruppa attraktiv.

Sykepleierne ønsket seg for eksempel mer kunnskap om sårstell, ergonomi, diabetes- og stomiutstyr. Helsefagarbeidere ønsket seg mer datakompetanse, mer kunnskap om smittevern, sårstell og demens, og noen assistenter ønsket seg for eksempel bakekurs.

– Vi har ikke fått tilbudt noen av kursene eller etterutdanningene som ble ønsket, for hele pilotprosjektet ble satt på vent da pandemien kom, sier Johansen.

Ny turnus

Arbeidet har likevel gjort at de lar sykepleierne jobbe på en annen måte nå enn før. Før var sykepleierne en av to pleiere i avdelingen, mens nå har de en sykepleier på topp, det vil si at en sykepleier server alle fire avdelinger.

– Andre pleiere som ikke er sykepleiere, sier dette er bra fordi terskelen blir lavere for å kontakte sykepleier for hjelp og veiledning. Det er med på å heve kvaliteten på tjenesten når de ikke må utføre oppgaver de kan være utrygge på, alene.

Johansen har også fått mer fornøyde sykepleiere:

– Sykepleieren på topp blir ikke bundet opp til å gjøre oppgaver som en av de to pleierne på vakt i avdelingene. Da har denne sykepleieren fri mulighet til å gjøre sykepleieroppgaver og -prosedyrer uten å måtte prioritere ut fra når det er mulig å gå ut av avdelingen. Sykepleier får mer ro og tid til å utføre sine oppgaver og får satt seg bedre inn i journaler og viktig dokumentasjon.

Prosjektet har også gitt kommunen en økonomisk gevinst:

– Vi har sluttet å leie inn sykepleiervikarer fra bemanningsbyrå. Og det er dyrt!

Vid assistentrolle

Dessuten har prosjektarbeidet klargjort en del, både for ledelse og de ansatte:

– For eksempel er assistentrollen veldig vidtfavnende. Den består av både typiske «husmor»-oppgaver som rengjøring, og mer pleiemedarbeideroppgaver. Vi trenger nok å se nærmere på den rollen. Både om den skal deles opp, hva den skal kalles og hva den skal inneholde, sier Johansen.

Hun tror prosjektet også kan bidra til at noen får lyst til å utdanne seg mer:

– Ved å ta fra assistentgruppen de pasientnære oppgavene, vil de kanskje få lyst til å utdanne seg til helsefagarbeider. Og helsefagarbeidere vil kunne få lyst til å gjøre sykepleieroppgaver, tipper hun.

Et svar på sykepleiermangelen

Som alle andre kommuner har også Bodø erfart at det blir vanskeligere og vanskeligere å rekruttere nye sykepleiere.

– Vi er ikke like mange sykepleiere nå i turnus som ved oppstarten av sykehjemmet i 2004, sier Johansen.

Hovedtillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbund (NSF) i Bodø, Tor Erlend Nordhuus, erkjenner også sykepleiermangelen:

– Det ser ikke ut til at det kommer flere sykepleiere med det første. Da er vi overlatt til oss selv i påvente av et mirakel fra KS. Det er her metodikken til Synnøve Johansen kommer inn som en ny måte å kalibrere sykepleiertjenesten på, sier han, og legger til:

– Oppgavedeling, heltid og digital hjemmeoppfølging er tre sentrale begreper når man har få sykepleiere. Det samme er høyere lønn og mindre belastning. Når disse faktorene samvirker, vil vi se resultater på sykepleiermangelen.

Begeistring hos KS

Hanne Mensner Lerstang er seniorrådgiver i kommunenes arbeidsgiverorganisasjon KS. Hun er glad for at de fikk nyss om Synnøve Johansens metode.

– Synnøve er en ildsjel når det gjelder oppgavedeling! I KS er vi opptatt av heltid, kompetanse og innovasjon. Synnøves metode er et godt eksempel på medarbeiderdrevet innovasjon. Vi ble skikkelig inspirert, innrømmer Lerstang.

Hun har derfor dratt inn Johansens metode i KS-prosjektet Tørn, og skal bruke den i åtte kommuner: Bodø (ytterligere to sykehjem er kommet med), Vadsø, Trondheim, Asker, Kongsberg, Gran, Lesja og Sande.

Tørn er finansiert av Helsedirektoratet og har som mål å prøve ut andre måter å fordele arbeidsoppgavene og arbeidstiden på, slik at kommunale omsorgstjenester kan bruke kompetanse mer målrettet og oppnå en høyere grad av heltid.

– Nøkkelen er medarbeiderskapet

Lerstang fra KS mener man ikke kommer unna å gjøre noe med oppgavedelingen i helsesektoren fremover:

– I 2031 vil vi mangle 46 600 årsverk hvis vi skal beholde samme nivå på tjenestene som i dag. Da tror jeg ikke det hjelper å pøse på med sykepleiere, for vi vil ikke ha nok av dem. I stedet må vi få en mer aktiv og gjennomtenkt fordeling av oppgaver.

– Hva inspirerte dere med måten Synnøve Johansen gjorde dette arbeidet på?

– Hun har ikke gjort det så vanskelig. Dette er enkelt og veldig konkret, og det virker som hun er god med folk. Nøkkelen er medarbeiderskapet, altså involveringen av de ansatte. At de som kjenner sine oppgaver best, er med på prosessen.

Vil se hvilke yrkesgrupper som trengs

I september skal de åtte kommunene samles og sette i gang prosessen. Så skal de prøve ut en ny organisering basert på en ny oppgavedeling. Da kan det bli naturlig å se på andre turnusordninger. De skal måles nå ved starten, underveis og ved slutten i september til neste år.

– Hvilken effekt håper dere å få ut av Johansens metode?

– Vi håper dette er med på å øke andelen heltid og andelen ansatte med helsefaglig kompetanse. At dette blir en hjelp til å møte utfordringene som kommer. Forhåpentlig vil det vise hvordan brukers behov styrer behovet for ulik kompetanse. I Bodø så de for eksempel at de trengte flere assistenter. Det kan også tenkes at man trenger nye yrkesgrupper. Fysioterapeuter, for eksempel.

Lerstang håper kommunene også bli flinkere til å bruke frivillige.

– Kanskje kan man også utvikle et samarbeid med Nav for å rekruttere.

– Forberedt på motstand

Hanne Mensner Lerstang understreker at både helsefagarbeidere og sykepleiere må være forberedt på å gjøre andre oppgaver enn i dag. Mer fagspesifikke oppgaver.

– Jeg er forberedt på at Tørn vil oppleve motstand når man skal i gang med annen oppgavedeling. Mange ansatte kan bli usikre og redde for å miste de oppgavene de mestrer godt i dag. De får nye oppgaver som de trenger opplæring i, og noen kan kanskje oppleve å jobbe med andre som de ikke kjenner så godt. Da er det viktig med informasjon til de ansatte om hvorfor vi gjør dette og hva det konkret betyr for den enkelte ansatte.

– Kan Tørn føre til nedbemanning også?

– Jeg kan ikke på vegne av kommunene love at det ikke blir nedbemanning. Men målet til Tørn er å bruke kompetansen til riktig tid på riktig sted, slik at innbyggerne skal oppleve trygge og sikre omsorgstjenester. En ny oppgavedeling må til for å sikre fremtidig velferd.

Vil kreve mer kompetanse

Hanne Mensner Lerstang minner om at KS også er opptatt av kompetanse:

– I kartleggingen i Bodø kom det frem at noen måtte øke kompetansen sin. Det vil vi ha et løp for. Ikke på den måten at KS skal drive eller bekoste det, men Tørn vil legge til rette for at ansatte kan øke kompetansen sin ved å benytte allerede eksisterende tilbud som høyskoler, universitet og fagskoler tilbyr.

– Hva kan det være snakk om for sykepleiernes del?

– Det kan være å oppdatere seg på for eksempel smertebehandling, geriatri, rus og rehabilitering.

– Men kursing og videreutdanning koster. Hvordan skal kommunene få råd til dette?

– Kommunene bør se kompetanseheving som investering i ansatte og prioritere det. De kan søke midler til kompetanseheving gjennom Kompetanseløft 2025 hos Helsedirektoratet til alle yrkesgruppene innen helse og omsorg. Dette er helt avgjørende for kommunal sektor og en flott mulighet som det er viktig at alle landets kommuner benytter seg av.

– En naturlig del

Lerstang håper pilotkommunene vil bidra til ny kunnskap om oppgavedeling og hva som skal til for å få det til.

– Tørn-prosjektene vil formidle og dele den nye kunnskapen til resten av Kommune-Norge gjennom veilederhefter, video og annet. Målet er at kommunene selv skal kunne jobbe med oppgavedeling som en naturlig del av bemanningsplanleggingen, sier hun.