Bruker kunstig intelligens til å forutse sykefravær

MUNKVOLL HELSE- OG VELFERDSSENTER, TRONDHEIM: 
– Da har vi alt, sier sykepleier og avdelingsleder Michele Silva og legger pennen tilbake i lomma.

Hun lukker permen og starter stablingen av vinterens gode hjelper: Influensavaksiner.

Influensasesongen står for tur også ved Munkvoll helse- og velferdssenter. Sammen med sykepleier Tatjana Sunde, som akkurat har kommet på kveldsvakt, går Silva gjennom bestillingen for å dobbeltsjekke at de har fått med alt i leveringen. 

Man trenger ikke kunne spå for å vite at vinter og influensabølge fører til sykefravær – på et eller annet tidspunkt. 

Men hva om det gikk an å forutse mer presist akkurat hvilke dager det var størst sjanse for fravær? Ikke bare noen uker, men et helt år frem i tid?

Ser tilbake for å se frem

Munkvoll helse- og velferdssenter er en av flere helsevirksomheter i Trondheim kommune som tester ut et planleggingsverktøy som gjør akkurat det. Sykehjemsetaten i Oslo og noen mindre kommuner gjør det samme.

Verktøyet er en programvare som heter Synplan og er utviklet av KI-gründer Hai Nguyen ved NTNU i samarbeid med Trondheim kommune.

Ved hjelp av kunstig intelligens og maskinlæring skal den blant annet kunne beregne sykefraværet frem i tid. 

Lærer om fraværsformer

Basert på historiske data opptil fem år tilbake lærer Synplan seg hvordan korttidsfraværet varierer. Den baserer seg på såkalt rettighetsbasert fravær, som egenmeldt sykdom, syke barn og så videre. Dataene er anonymisert, og den er mer presis jo større enhet den brukes på. 

– Jo høyere opp i organisasjonen, jo riktigere blir prediksjonen, sier Gørild Brekke, tjenesteforvalter og rådgiver i Trondheim kommune. 

I praksis er det hun som jobber mest med Synplan.
Brekke har vært med på utviklingsprosjektet siden starten og har lang erfaring med bemanningsplanlegging i kommunen.

– Utgangspunktet for oss var ikke at vi skulle spare penger, men å lage bedre planer, sier hun. 

Hvordan blir februar, mon tro?

– Vi er veldig opptatt av å tette gapet mellom den planlagte og faktiske bemanningen. Utfordringen er å klare å styre ressursene så det er folk på jobb når det er mye fravær, og færre folk når det er lite fravær. Vi har ingen rullerende planer, men kalenderplaner.

– La oss ta en tilfeldig uke i februar, sier Jorun Slettahjell, enhetsleder ved Munkvoll helse- og velferdssenter. 

Gørild Brekke er med på skjerm fra sitt kontor på rådhuset, og sammen gir de en liten demonstrasjon av planleggingsverktøyet.

En tilfeldig uke og en tilfeldig dagvakt i februar plottes inn i turnusplanleggeren. Kort tid etter kommer fasit: På denne vakten vil de være en i minus, ifølge tallene som kommer opp. 

Kaller det ikke å «toppe» vakta

Betyr det at de topper vakta ved å sette inn ekstra mannskap denne dagen i tilfelle beregningen slår til? Ikke nødvendigvis, og ikke på automatikk.

Etter at beregningen er gjort, går Slettahjell gjennom den sammen med avdelingslederne. De ser hvilke vakter som er merket som sårbare for fravær frem i tid. Synplan viser helt konkret hvilke vakter som kan styrkes og innen hvilken fagkategori.

– Vi snakker oss gjennom de vaktene, og så avgjør vi hvilke vi skal styrke med ekstra bemanning for ikke å bli for sårbare, sier Slettahjell. 

Ved om lag halvparten av tilfellene ender de med å sette inn noen ekstra. Men de ønsker ikke å låse hele vikarbudsjettet på forhånd. 

– Vi kaller det ikke «toppet» bemanning fordi pengene i realiteten er flyttet fra variabel til fast lønn, sier Brekke. 

Treffer som oftest

De vet fra før at noen vakter kan være mer utsatte ved fravær, for eksempel at det kan være vanskelig å få tak i vikarer som kan komme på kort varsel første nyttårsdag.

– Men ved å bruke Synplan har vi fått noen overraskelser. Den forutser fravær på dager vi selv ikke ville gjettet, sier Slettahjell og legger til at den treffer riktig i rundt 80 prosent av tilfellene.

– Vi vet at det er mange grunner til at vakter er sårbare for fravær. Derfor er det viktig å ha dialog for å finne de gode løsningene, sier Michele Silva.

Mange veier til mål

Har det så vært noen endringer i sykefravær?

– Det ser ut som vi har klart å snu en oppadgående kurve i sykefraværet, slik at den går litt ned, sier Slettahjell.

Brekke tilføyer at gapet mellom planlagt og faktisk bemanning har blitt mindre, og en større andel av arbeidet utføres i planlagt arbeidstid. 

Kommunen har en avtale med Synplan til høsten 2024. Veien videre må være i henhold til offentlige anskaffelser, sier Brekke.

– Vi bruker prediksjon der det er fornuftig i planleggingen for 2024 nå.

Både Slettahjell og Brekke understreker at dette planleggingsverktøyet ikke er den eneste metoden de jobber etter for å få ned sykefraværet eller planlegge for at det skal være nok ansatte med riktig kompetanse på hver vakt.

– Vi forsøker hele tiden å bli bedre på planlegging og må jobbe med flere tiltak samtidig. Det blir bare vanskeligere å få tak i fagfolk, spesielt sykepleiere, sier Slettahjell.

Opplever at det er mindre sms-mas

En effekt er imidlertid tydelig for Slettahjell og Silva, som begge har lederansvar på helse- og velferdssenteret: 
– Jeg bruker mindre tid på å sitte i telefonene for å forsøke å få tak i folk på kort varsel. Det er en endring til det bedre, forteller Michele Silva.

– Det samme merker jeg, sier Jorun Slettahjell.

– Jeg kan bruke tid på andre arbeidsoppgaver enn å finne folk til å dekke opp vakter, fordi de allerede er dekket opp. Det sparer tid for meg, og det gir større forutsigbarhet for dem som blir satt opp på kompenserende vakter. Tilbakemeldingene er at det er en lettelse for de ansatte med mindre mas om ekstravakter når de har fri, sier Slettahjell.