fbpx Sykehuset Telemark har fått pålegg fra Arbeidstilsynet Hopp til hovedinnhold

Må kartlegge arbeidsmiljø: Sykehuset Telemark har fått pålegg fra Arbeidstilsynet

UTFORDRINGER: Arbeidstilsynet har bedt Sykehuset Telemark HF om å kartlegge arbeidsmiljøet ved en seksjon i Skien. Foto: Terje Pedersen/NTB scanpix

Ansatte fortalte om doble vakter og manglende samsvar mellom oppgaver og ressurser.

Det kommer frem i en rapport fra Arbeidstilsynet etter tilsyn ved en seksjon ved Sykehuset Telemark HF i Skien.

– Vi har pålagt sykehusledelsen å sette i gang tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø ved seksjonen, sier Bjørn Tore Hansen i Arbeidstilsynet i Skien. Han har ikke vært involvert i tilsynet eller rapporten, men på grunn av ferieavvikling er det han som kommenterer saken.

Samarbeid med Fylkesmannen

Både Fylkesmannen og Arbeidstilsynet har vært inne og vurdert situasjonen ved sengeposten for mage og tarm (MATA) i Skien. Fylkesmannen har konkludert med lovbrudd, fordi det ikke er sikret forsvarlig styring av bemanningen på MATA i forhold til pasientbelegget. 

Bakgrunnen for begge tilsynene er en bekymringsmelding som ble sendt fra ansatte til Fylkesmannen i januar 2018.

Les mer: Ledelse og ansatte oppga forskjellige tall på pasientbelegg

– Arbeidstilsynet og Fylkesmannen har hatt en god del kommunikasjon i denne saken, sier Hansen.

Må sikre forsvarlig arbeidsmiljø

«At det er arbeidsmiljøutfordringer i seksjonen og da spesielt i MATA var det enighet om blant tilsynsdeltakerne», skriver tilsynet i sin rapport. Det er også en infeksjonsmedisinsk sengepost i samme seksjon og etasje.

Klinikksjefen fortalte Arbeidstilsynet at det allerede var gjort en avtale med bedriftshelsetjenesten om bistand, men at det var bestemt å vente med dette til Arbeidstilsynet hadde gjennomført tilsynet. Arbeidstilsynet mener at det også er behov for ekstern bistand, fordi det har vært arbeidsmiljøutfordringer i seksjonen i lang tid, heter det i brevet til arbeidsgiver.

Pålegget som er gitt lyder slik: «Arbeidsgiver må kartlegge det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet ved Seksjon Moflata 3. etasje. På denne bakgrunn skal arbeidsgiver vurdere arbeidstakernes arbeidsmiljø, og iverksette tiltak og utarbeide planer for å sikre at arbeidsmiljøet blir fullt forsvarlig.»

Jobber på tvers

Seksjonen er i dag organisert slik at på dag- og kveldstid skal hver enhet ved seksjonen bemannes med to erfarne sykepleiere på hver enhet, ifølge tilsynet.

Resten av personalet skal jobbe på tvers av seksjonen, noe som betyr at de ansatte får ansvar for pasienter med andre diagnoser og behandlingsbehov enn de er vant med. Ansatte fortalte at det var for lite tid til kompetanseoverføring i en travel hverdag. Videre ble det sagt at tiden til rapport i vaktskiftene var halvert, med unntak av rapporten fra kvelds- og nattevaktene, og at studietiden er fjernet.

«De ansatte sa at de føler seg utrygge fordi de mangler det de mener er nødvendig kompetanse,» skriver Arbeidstilsynet og viser til at arbeidsmiljøloven krever at ansatte generelt skal ha nødvendig opplæring, samt plikter at arbeidsgiver sørger for nødvendig informasjon og opplæring i forbindelse med endringer i virksomheten.

Doble vakter

Det er en utfordring å skaffe sykepleiere til ledige vakter, kommer det frem i rapporten.

– Fast ansatte som normalt ville ta en ekstra vakt var slitne og ønsket derfor ikke å ta ekstra vakter. Tilgangen til vikarer med rett kompetanse er vanskelig, derfor måtte ansatte jobbe doble vakter for å kompensere for manglende oppdekning av ledige vakter, det blir en ond sirkel, sier Hansen.

Spesielt helgene ble pekt på som en utfordring.

– Arbeidstilsynet har ikke gjort opptellinger av for eksempel doble vakter, sier Hansen og understreker at det er arbeidsgiver som nå må kartlegge omfanget av det som har kommet frem.

Risikovurdering ble gjort

I rapporten blir det påpekt at det ble gjort en risikovurdering av arbeidsplanen for 2018, samt for «nedtak av pleiefaktoren med 0,05 prosent.»

Ifølge Arbeidstilsynet ble det under gruppeintervjuene både sagt at seksjonen var tilført ressurser de siste årene, og at bemanningen var for lav i forhold til pasientbelegget. Det ble også nevnt som en utfordring at 95 prosent av alle innleggelser skjer via akuttmottaket og derfor ikke lar seg planlegge, kommer det frem i rapporten.

I gruppeintervjuene har både ledelse og ansatte, samt representant for bedriftshelsetjenesten, tillitsvalgte og verneombud deltatt, i tillegg til ansatte både fra begge sengepostene i seksjonen.

– Vi har ikke konkludert med at det ikke er samsvar mellom ressurser og oppgaver, men både ansatte og representanter fra ledelsen sa dette under tilsynet. Derfor har Arbeidstilsynet nå pålagt arbeidsgiver å kartlegge arbeidsmiljøet, og eventuelt sette inn tiltak, sier han.

Arbeidstilsynet ber blant annet om at virksomheten spesifikt kartlegger bemanning i forhold til pasientbelegg og avsatt tid til rapport.

Oppfølging av alvorlige hendelser

Under tilsynet ble det også sagt at det ikke er noe system som sikrer at ansatte følges opp etter krevende situasjoner som uventede dødsfall eller det tilsynet omtaler som «andre mer dramatiske forhold som ansatte kan utsettes for.»

Sykehusledelsen er nå pålagt å gi Arbeidstilsynet tilbakemelding på hvilke og hvordan alvorlige hendelser skal følges opp.

– Krevende

Tom Helge Rønning er direktør ved Sykehuset Telemark.

– Jeg har ikke lyst til å kommentere dette utover det som kommer frem i rapporten fra Arbeidstilsynet. Først skal vi gi vår tilbakemelding til Arbeidstilsynet, sier Rønning.

Han mener han er godt informert om situasjonen, og utelukker ikke at arbeidsmiljøutfordringene også har med arbeidsbelastningen å gjøre.

På spørsmål om han ser på situasjonen ved avdelingen som krevende, sier han:

– På generelt grunnlag kan jeg si at arbeidsmiljøutfordringer ofte er vanskelige saker. Det dreier seg om folks opplevelser, og det kan være vanskelig å gå inn i, sier han.

Rønning sier han som administrerende direktør har vært kjent med at det har vært arbeidsmiljøutfordringer ved MATA over lengre tid, og at ledelsen allerede før Arbeidstilsynet var inne i saken, satte i gang en kartlegging av både det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet.

– Denne kartleggingen vil vi sende over til Arbeidstilsynet. Vi vil også ha en prosess med tillitsvalgte og verneombud for å komme frem til tiltak og implementere disse, sier han.

– Hvilke tiltak?

– Det kan jeg ikke å si noe om nå, vi vil ha en prosess etter sommeren, sier Rønning.

– Samme ved andre medisinske sengeposter

Ann Iserid Vik-Johansen er foretakstillitsvalgt ved Sykehuset Telemark HF.

– Jeg vil vente til bedriftshelsetjenesten kommer med sin rapport, før jeg sier mer om eventuell tiltak for å løse det som kommer frem i Arbeidstilsynets rapport, sier hun.

– Både Arbeidstilsynet og Fylkesmannen peker på at det ikke er samsvar mellom bemanning og arbeidsoppgaver. Det er litt tilfeldig at det er akkurat ved mage/tarm at det blir påpekt, for det samme kan man si om alle de medisinske sengepostene ved sykehuset, mener hun.

– Min oppfatning er at da antallet ansatte ble trukket ned i forrige omgang, selv om det var lite, så var det det som fikk dråpen til å renne over for mange. Da var grensen nådd, sier hun. 

Frist til 23. september

Direktør Tom Helge Rønning sier dette om bemanningen ved andre medisinske sengeposter: 

– Vi ønsker å se om det er læringseffekt også for andre enheter ved sykehuset etter tilsynene som har vært.

Sykehuset Telemark HF har frist til 23. september med å svare Arbeidstilsynet.

Les også:

Fylkesmannen i ny rapport: Ledelse og ansatte oppga forskjellige tall på pasientbelegg

Bildet viser en  korridorpasient.
LÅ PÅ KORRIDOR: «Tilsynsteamet observerte en pasient som lå på korridoren. Det ble opplyst at vedkommende ikke ble regnet som korridorpasient. Han var imidlertid innlagt, og alle sengerommene var opptatt», står det i rapporten fra Fylkesmannen i Vestfold og Telemark.  Illustrasjonsbilde: Bjørn Rørslett/NN/Samfoto

Ikke noe overbelegg, opplyste ledelsen da Fylkesmannen kom på tilsyn. Tre pasienter i overbelegg, viste den faktiske opptellingen.

Det kommer frem i en tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Vestfold og Telemark.

Nå konkluderer Fylkesmannen: Medisinsk klinikk ved Sykehuset Telemark sikrer ikke forsvarlig styring av bemanningen på sengepost mage/tarm i Skien i forhold til pasientbelegget. 

I sluttrapporten konkluderes det med at forbedringsarbeidet rundt dette allerede er i gang, men Fylkesmannen konstaterer likevel med at det er påvist et lovbrudd. 

Varden [bak betalingsmur] har omtalt saken.

12 ansatte skrev bekymringsmelding

Bakgrunnen for tilsynet var en bekymringsmelding fra 12 ansatte på mage/tarm-sengeposten ved Sykehuset Telemark.

Bekymringsmeldingen gikk blant annet på at det var stort press på seksjonen, mangel på sengeplasser og dårlig grunnbemanning. 

På bakgrunn av bekymringsmeldingen reiste Fylkesmannens tilsynsteam derfor på tilsyn 3. og 4. oktober 2018. 

«Fylkesmannen la merke til en betydelig uoverensstemmelse i hvordan ledelsen og de ansatte beskrev arbeidsmengden», skriver Fylkesmannen i sin rapport.

Forskjellig beskrivelse av samme dag

Ledelsen beskrev for tilsynsteamet at det var såkalt «grønt sykehus» og «grønn seksjon» – det vil si at det ikke var overbelegg den dagen de var på besøk.

Samtidig opplyste de fleste ansatte for tilsynsteamet at arbeidsmengden den samme dagen var svært stor, og at det var flere pasienter i overbelegg. 

Tilsynsteamet valgte derfor å gå rundt på sengeposten og telle antallet pasienter selv.

De fant da at den aktuelle sengeposten hadde 15 pasienter, hvorav 3 korridorpasienter, mens det var normert for 12 pasienter. Det var altså 3 pasienter i overbelegg.

Ledelsen hadde ifølge Fylkesmannen ingen forklaring på dette.

Registrerte «varme senger»

I tilsynsrapporten skriver Fylkeslegen dette:

«Ved samme anledning presenterte ledelsen en oversikt/utskrift fra dataprogrammet DIPS, som viste 12 såkalte ‘varme senger’ i bruk. Tilsynsteamet ba om å få en forklaring på hva slags statistikk dette er, hva ‘varme senger’ innebærer og til hvilken tid på døgnet (eventuelt flere tider på døgnet) denne oversikten tas ut av DIPS.»

I rapporten kommer det frem at ledelsen ikke hadde svar på dette verken under tilsynsbesøket eller under det første uanmeldte besøket etterpå.

Svar har kommet ved senere uanmeldte besøk og i skriftlig form, ifølge tilsynsrapporten.

Pasient lå i korridor – men var ikke korridorpasient

I løpet av fem uvarslede besøk de neste månedene ble det gjort flere funn, ifølge tilsynsteamet: Det var forskjeller mellom tilsynsteamets egne observasjoner av pasientbelegg og statistikk fremlagt av ledelsen.

Ledelsen var usikre på hvorfor det faktiske pasientbelegget var annerledes enn tallet på «varme senger» som ble tatt ut av datasystemet samme morgen.

Arbeidslister for personalet og oversikt på vaktrommet over inneliggende pasienter samsvarte med det tilsynsteamet så, men var annerledes enn ledelsens statistikk over «varme senger».

I oppsummeringen av funnene heter det videre:

«Tilsynsteamet observerte en pasient som lå på korridoren. Det ble opplyst at vedkommende ikke ble regnet som korridorpasient. Han var imidlertid innlagt, og alle sengerommene var opptatt.»

«Varme senger» viste ikke nåsituasjonen

I helseforetakets svar til Fylkeslegen kommer det frem at statistikken over «varme senger» som de viste til ved tilsynsbesøket, ikke gir et øyeblikksbilde, men er et gjennomsnittstall for pasientbelegget hele foregående døgn, altså gjennom 24 timer. 

I dette tallet er ikke pasienter som er i permisjon, eller som har vært borte fra sengeposten på grunn av opphold på sykehotellet, intensivavdelingen eller annen teknisk sengepost, medregnet, heter det i rapporten.

Polikliniske pasienter som har vært innom sengeposten og fått seng for en kortere periode, er heller ikke med i oversikten. Antallet «varme senger» avspeiler ikke det dynamiske bildet, heter det i sluttrapporten.

Begrenset anvendelighet

Senere fikk Fylkesmannen opplysning om at oversikten over «varme senger» er ment å brukes til å se på trender, utvikling og statistikk. 

Helseforetaket ga tilbakemelding om at ledelsen også har andre måter å fremskaffe informasjon om pasientbelegg og bemanning på: «Lister tatt ut via sykehusets sentrale data- og analysesystemer angir pasientbelegg der og da, forutsatt at personalet har hatt tid til å oppdatere systemet med informasjon om klokkeslett for innskriving og utskriving.»

Ifølge tilsynsteamet var det under de første tilsynsbesøkene mangelfull kunnskap hos ledelsen om hvorfor statistikken over «varme senger» hadde begrenset anvendelighet når det gjaldt å vurdere personalets arbeidsmengde i en nåsituasjon.

– Så overbelegget med selvsyn

– Bekymringsfullt, sier fylkeslege Steinar Aase om funnene de gjorde i tilsynene.

– Punkt 1 for å kunne planlegge bemanningen og kapasiteten er å være oppdatert på hvor mange pasienter man faktisk har. Det var ikke tilfellet da vi var på tilsyn. Vi så ved selvsyn at belegget var høyere enn ledelsen sa det var. De ansatte på avdelingen var mer oppdatert enn ledelsen, sier Aase.

– Prinsipielt mener jeg ledelsen ved enhver avdeling må være oppdatert på nåsituasjonen. Best oversikt får ledelsen ved å gå ut i avdelingen og selv se hvor mange og hvilke pasienter den har. Først da kan man si noe om den faktiske kapasiteten på en avdeling, sier han.

– God oversikt

Tom Helge Rønning, administrerende direktør ved Sykehuset Telemark HF, har mottatt sluttrapporten og er kjent med konklusjonen om lovbrudd.

– Hvordan følger dere opp dette videre?

– Vi tar det til etterretning og vil gjøre de justeringene som behøves innen fristen, sier Rønning, som påpeker at han mener driften er forsvarlig.

– Er dere enige i tellingen tilsynsteamet har gjort?

– Jeg tror vi har god oversikt over det faktiske pasientbelegget. At det ikke har vært 100 prosent samsvar mellom tallene, tror jeg skyldes etterslep i registreringen. Men jeg ønsker ikke å gå i noen polemikk med Fylkesmannen, så vi tar som sagt dette til etterretning.

– Kan det være flere steder ved helseforetaket der det ikke er samsvar mellom det pasientbelegget ledelsen oppgir, og det faktiske pasientbelegget?

– Vi vil se om det er læringseffekt for resten av sykehuset. Det er ledelsens ansvar å rette opp i dette, sier han, og peker på at en applikasjon som registrerer pasientbelegget hvert femte minutt, vil bli bedre implementert, så det kan utvikles som verktøy til lederstøtte.

Helseforetaket har fått frist til 1. oktober med å gi Fylkesmannen tilbakemelding om hvilke tiltak de skal iverksette.