fbpx Ledelse og ansatte oppga forskjellige tall på pasientbelegg Hopp til hovedinnhold

Fylkesmannen i ny rapport: Ledelse og ansatte oppga forskjellige tall på pasientbelegg

Bildet viser en  korridorpasient.
LÅ PÅ KORRIDOR: «Tilsynsteamet observerte en pasient som lå på korridoren. Det ble opplyst at vedkommende ikke ble regnet som korridorpasient. Han var imidlertid innlagt, og alle sengerommene var opptatt», står det i rapporten fra Fylkesmannen i Vestfold og Telemark.  Illustrasjonsbilde: Bjørn Rørslett/NN/Samfoto

Ikke noe overbelegg, opplyste ledelsen da Fylkesmannen kom på tilsyn. Tre pasienter i overbelegg, viste den faktiske opptellingen.

Det kommer frem i en tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Vestfold og Telemark.

Nå konkluderer Fylkesmannen: Medisinsk klinikk ved Sykehuset Telemark sikrer ikke forsvarlig styring av bemanningen på sengepost mage/tarm i Skien i forhold til pasientbelegget. 

I sluttrapporten konkluderes det med at forbedringsarbeidet rundt dette allerede er i gang, men Fylkesmannen konstaterer likevel med at det er påvist et lovbrudd. 

Varden   [bak betalingsmur] har omtalt saken.

12 ansatte skrev bekymringsmelding

Bakgrunnen for tilsynet var en bekymringsmelding fra 12 ansatte på mage/tarm-sengeposten ved Sykehuset Telemark.

Bekymringsmeldingen gikk blant annet på at det var stort press på seksjonen, mangel på sengeplasser og dårlig grunnbemanning. 

På bakgrunn av bekymringsmeldingen reiste Fylkesmannens tilsynsteam derfor på tilsyn 3. og 4. oktober 2018. 

«Fylkesmannen la merke til en betydelig uoverensstemmelse i hvordan ledelsen og de ansatte beskrev arbeidsmengden», skriver Fylkesmannen i sin rapport.

Forskjellig beskrivelse av samme dag

Ledelsen beskrev for tilsynsteamet at det var såkalt «grønt sykehus» og «grønn seksjon» – det vil si at det ikke var overbelegg den dagen de var på besøk.

Samtidig opplyste de fleste ansatte for tilsynsteamet at arbeidsmengden den samme dagen var svært stor, og at det var flere pasienter i overbelegg. 

Tilsynsteamet valgte derfor å gå rundt på sengeposten og telle antallet pasienter selv.

De fant da at den aktuelle sengeposten hadde 15 pasienter, hvorav 3 korridorpasienter, mens det var normert for 12 pasienter. Det var altså 3 pasienter i overbelegg.

Ledelsen hadde ifølge Fylkesmannen ingen forklaring på dette.

Registrerte «varme senger»

I tilsynsrapporten skriver Fylkeslegen dette:

«Ved samme anledning presenterte ledelsen en oversikt/utskrift fra dataprogrammet DIPS, som viste 12 såkalte ‘varme senger’ i bruk. Tilsynsteamet ba om å få en forklaring på hva slags statistikk dette er, hva ‘varme senger’ innebærer og til hvilken tid på døgnet (eventuelt flere tider på døgnet) denne oversikten tas ut av DIPS.»

I rapporten kommer det frem at ledelsen ikke hadde svar på dette verken under tilsynsbesøket eller under det første uanmeldte besøket etterpå.

Svar har kommet ved senere uanmeldte besøk og i skriftlig form, ifølge tilsynsrapporten.

Pasient lå i korridor – men var ikke korridorpasient

I løpet av fem uvarslede besøk de neste månedene ble det gjort flere funn, ifølge tilsynsteamet: Det var forskjeller mellom tilsynsteamets egne observasjoner av pasientbelegg og statistikk fremlagt av ledelsen.

Ledelsen var usikre på hvorfor det faktiske pasientbelegget var annerledes enn tallet på «varme senger» som ble tatt ut av datasystemet samme morgen.

Arbeidslister for personalet og oversikt på vaktrommet over inneliggende pasienter samsvarte med det tilsynsteamet så, men var annerledes enn ledelsens statistikk over «varme senger».

I oppsummeringen av funnene heter det videre:

«Tilsynsteamet observerte en pasient som lå på korridoren. Det ble opplyst at vedkommende ikke ble regnet som korridorpasient. Han var imidlertid innlagt, og alle sengerommene var opptatt.»

«Varme senger» viste ikke nåsituasjonen

I helseforetakets svar til Fylkeslegen kommer det frem at statistikken over «varme senger» som de viste til ved tilsynsbesøket, ikke gir et øyeblikksbilde, men er et gjennomsnittstall for pasientbelegget hele foregående døgn, altså gjennom 24 timer. 

I dette tallet er ikke pasienter som er i permisjon, eller som har vært borte fra sengeposten på grunn av opphold på sykehotellet, intensivavdelingen eller annen teknisk sengepost, medregnet, heter det i rapporten.

Polikliniske pasienter som har vært innom sengeposten og fått seng for en kortere periode, er heller ikke med i oversikten. Antallet «varme senger» avspeiler ikke det dynamiske bildet, heter det i sluttrapporten.

Begrenset anvendelighet

Senere fikk Fylkesmannen opplysning om at oversikten over «varme senger» er ment å brukes til å se på trender, utvikling og statistikk. 

Helseforetaket ga tilbakemelding om at ledelsen også har andre måter å fremskaffe informasjon om pasientbelegg og bemanning på: «Lister tatt ut via sykehusets sentrale data- og analysesystemer angir pasientbelegg der og da, forutsatt at personalet har hatt tid til å oppdatere systemet med informasjon om klokkeslett for innskriving og utskriving.»

Ifølge tilsynsteamet var det under de første tilsynsbesøkene mangelfull kunnskap hos ledelsen om hvorfor statistikken over «varme senger» hadde begrenset anvendelighet når det gjaldt å vurdere personalets arbeidsmengde i en nåsituasjon.

– Så overbelegget med selvsyn

– Bekymringsfullt, sier fylkeslege Steinar Aase om funnene de gjorde i tilsynene.

– Punkt 1 for å kunne planlegge bemanningen og kapasiteten er å være oppdatert på hvor mange pasienter man faktisk har. Det var ikke tilfellet da vi var på tilsyn. Vi så ved selvsyn at belegget var høyere enn ledelsen sa det var. De ansatte på avdelingen var mer oppdatert enn ledelsen, sier Aase.

– Prinsipielt mener jeg ledelsen ved enhver avdeling må være oppdatert på nåsituasjonen. Best oversikt får ledelsen ved å gå ut i avdelingen og selv se hvor mange og hvilke pasienter den har. Først da kan man si noe om den faktiske kapasiteten på en avdeling, sier han.

– God oversikt

Tom Helge Rønning, administrerende direktør ved Sykehuset Telemark HF, har mottatt sluttrapporten og er kjent med konklusjonen om lovbrudd.

– Hvordan følger dere opp dette videre?

– Vi tar det til etterretning og vil gjøre de justeringene som behøves innen fristen, sier Rønning, som påpeker at han mener driften er forsvarlig.

– Er dere enige i tellingen tilsynsteamet har gjort?

– Jeg tror vi har god oversikt over det faktiske pasientbelegget. At det ikke har vært 100 prosent samsvar mellom tallene, tror jeg skyldes etterslep i registreringen. Men jeg ønsker ikke å gå i noen polemikk med Fylkesmannen, så vi tar som sagt dette til etterretning.

– Kan det være flere steder ved helseforetaket der det ikke er samsvar mellom det pasientbelegget ledelsen oppgir, og det faktiske pasientbelegget?

– Vi vil se om det er læringseffekt for resten av sykehuset. Det er ledelsens ansvar å rette opp i dette, sier han, og peker på at en applikasjon som registrerer pasientbelegget hvert femte minutt, vil bli bedre implementert, så det kan utvikles som verktøy til lederstøtte.

Helseforetaket har fått frist til 1. oktober med å gi Fylkesmannen tilbakemelding om hvilke tiltak de skal iverksette.

Fikk krass kritikk for dårlig bemanning: Dette gjør de, og dette mener de om tiltakene

Hanne Linnesholm
FØLGER MED: – Tiltakene vil ta tid å gjennomføre. Det har vi forståelse for. Men … Både Fylkesmannen og vi tillitsvalgte vil følge nøye med fremover – ikke minst med tanke på hvordan ledelsen planlegger for sommeravviklingen, sier NSFs tillitsvalgt, Hanne Linnesholm. Foto: Privat

Tillitsvalgt Hanne Linnesholm mener ledelsens tiltaksplan må bli mer konkret for at den skal ha den effekten både Fylkesmannen og de ansatte etterlyser.

Sykepleien skrev for kort tid siden om bemanningssituasjonen ved barnekreftavdelingen ved OUS: Fylkesmannens tilsynsrapport var tydelig i sin konklusjon: «Avdelingen drives på en uforsvarlig måte i dag med hensyn til reell sykepleierbemanning og kompetanse på vakt.»

Bakgrunn i saken om barnekreftavdelingen ved OUS

Siden 2014 har tillitsvalgte meldt avvik og sendt bekymringsmeldinger om bemanningen ved barnekreftavdelingen BAMS3 ved OUS. Tillitsvalgte fryktet for pasientsikkerheten på grunn av lav bemanning og manglende spesialkompetanse hos sykepleierne. Den siste av flere bekymringsmeldinger ble sendt til Fylkesmannen i Oslo i høst. Fylkesmannen gjennomførte et tilsynsbesøk ved posten i mars i år.

Konklusjonen i Fylkesmannens tilsynsrapport er klar: «Avdelingen drives på en uforsvarlig måte i dag med hensyn til reell sykepleierbemanning og kompetanse på vakt.»

I tillegg bemerker Fylkesmannen at sykefraværet på posten er høyt. Halvparten av sykepleierne med spesialkompetanse innen onkologi og pediatri har sluttet de siste to årene, og nyansatte er stort sett helt nyutdannede sykepleiere. Fylkesmannen mener derfor faren for at feil blir gjort er stor. 

Les også:  Fylkesmannen krever bedre sykepleierbemanning på barnekreftavdeling

Ledelsen ved OUS ble bedt om å sette inn strakstiltak for å få ansatt flere sykepleiere. Helst sykepleiere med spesialutdanning innen pediatri eller onkologi. Fylkesmannen mente at faren for alvorlige feil skulle skje var overhengende stor. Fristen ledelsen ved OUS fikk til å sende over en konkret plan, var månedsskiftet mars/april.

Så hva har skjedd?

Ledelsen langt på vei enig

Ledelsen har gjort som Fylkesmannen sa og leverte inn en plan for hvordan det skal ryddes opp i forholdene. Klinikkleder ved Barne- og ungdomsklinikken ved OUS, Terje Rootwelt, sier til Sykepleien at ledelsen i hovedsak gir Fylkesmannen rett i sin konklusjon, men har lagt ved en del kommentarer til Fylkesmannens beskrivelse av forholdene ved Barnekreftavdelingen som de mener gir et uriktig bilde.

– Er dere trygge på at tiltakene dere nå setter inn vil hjelpe?

– Ja, det er vi. Vi må dog følge opp at effekten er tilstrekkelig og vurdere dette opp mot videre utvikling i aktiviteten på barnekreftavdelingen, skriver Terje Rootwelt i en e-post til Sykepleien.

Henger seg opp i detaljer

Tillitsvalgte Hanne Linnesholm og Andreas Skoglund er glad for at Fylkesmannen var så tydelig i sin rapport.

– Vi opplever at Fylkesmannen ser oss og har tatt vår bekymringsmelding på alvor, sier Linnesholm.

Hun er også glad for at ledelsen i hovedsak er enig i konklusjonene.

– Men det er trist å se at ledelsen likevel i sitt svarbrev til Fylkesmannen velger å fokusere på detaljer i stedet for å bruke energien på Fylkesmannens hovedkonklusjon, sier Linnesholm.

Tiltakene må bli mer konkrete

Mange av tiltakene som ledelsen skisserer ovenfor Fylkesmannen, er langsiktige og vil ta tid å gjennomføre.

– Vi mener at tiltakene må konkretiseres for å ha den effekten både fylkesmannen og vi etterlyser. Akkurat nå opplever vi at det er for lite håndfast, sier Linnesholm.

– Hva tenker du på da?

– Ledelsen er ikke konkrete på hvordan den såkalte nye Femdøgnsposten skal driftes. Tanken bak denne posten er at pasienter som for eksempel kun er inne for planlagte kurer som kjøres fra mandag til fredag, skal ligge på denne posten. Det er per i dag ingen konkret tidsplan eller bemanningsplan for posten. Det er heller ikke helt klart for oss hvordan de nye årsverkene skal fordeles.

Optimistisk

Linnesholm er imidlertid nokså sikker på at det vil bli flere sykepleierårsverk.

– Ledelsen virker positiv til å styrke posten med flere sykepleierårsverk. Men hvor mange årsverk, eller når de vil være på plass, vet vi ikke.

– Så posten drives i bunn og grunn på samme måte i dag som før Fylkesmannens besøk?

– Ja, enn så lenge. Tiltakene vil ta tid å gjennomføre. Det har vi forståelse for. Men … Både Fylkesmannen og vi tillitsvalgte vil følge nøye med fremover – ikke minst med tanke på hvordan ledelsen planlegger for sommeravviklingen, sier hun.

Tiltakene må evalueres

Linnesholm sier de også vil kreve at tiltakene evalueres raskt, for å se om de har ønsket effekt.

– I likhet med Fylkesmannen ønsker vi en evaluering av de tiltakene de har iverksatt, innen sommeren, sier Linnesholm.

– Er du optimistisk til at ledelsens tiltak er gode nok til at driften blir forsvarlig?

– Vi er positive, og vi ønsker det samme. Vi blir involvert i samtaler om hva som skal skje og opplever at ledelsen også ønsker å endre situasjonen, sier hun.

Lover gjennomgang før sommeren

Klinikkleder ved Barne- og ungdomsklinikken ved OUS, Terje Rootwelt, lover at også han vil følge nøye med.

– Har dere en plan for evaluering av tiltakene?

– Vi hadde en gjennomgang av aktiviteten siste tre år og bemanningen i vårt sengepostprosjekt 10. april. Der deltok tillitsvalgte, vernetjenesten, samt alle involverte ledere sammen med klinikkledelsen. Vi vil etablere en ny bemanningsplan for dagens drift og vurdere hva som vil være nødvendig når femdøgnsposten forhåpentligvis etableres en gang i løpet av høsten 2019, sier han.

Rootwelt sier det vil ta litt tid blant, annet fordi det er nødvendig med noe ombygging.

– Vi gjøre opp status i god tid før sommerferien og deretter ha en bredere gjennomgang etter sommeren, trolig i løpet av september 2019.

– Hva gjør dere dersom tiltakene ikke har ønsket effekt? Har dere en plan B?

– Som det fremgår, vil vi jevnlig vurdere behovet for bemanning og kompetanse og hva som er nødvendig av tiltak, sier Terje Rootwelt.

Fylkeslegen følger med

Fylkeslegen i Oslo, Jan Petter Odden, har lest svarbrevet fra ledelsen ved OUS.

– I tillegg hadde vi et møte 2. april, sier Odden.

Alle tiltakspunktene som OUS har levert, er gjennomgått av fylkeslegen.

– Mener du tiltakene er tilstrekkelige slik at driften nå er forsvarlig?

– Vi er ikke en godkjenningsordning som kan sette OK-stempel. Det er virksomheten selv som ansvar for en forsvarlig drift og som må velge tiltak. Vi har imidlertid registrert at ledelsen har satt inn en rekke tiltak. Flere av dem mener vi er gode, sier Odden.

Jan Petter Odden
FØLGER MED: – Vi vil følge saken nøye, lover fylkeslege Jan Petter Odden. (bildet er et arkivfoto da Odden var klinikksjef ved barne og ungdomsklinikken på Ahus). Foto: Trond Solberg/VG

Vil ha en plan for ferieavviklingen

Fylkeslegen venter nå på to rapporter.

– Vi skulle få en rapport etter det såkalte sengepostprosjektet hvor hele driften av avdelingen skulle gjennomgås. Vi har ikke fått den enda, sier han.

I tillegg har fylkeslegen bedt om en statusrapport som skal leveres i juni.

– Vi vil se om tiltakene fungerer. Vi har også bedt om en plan for hvordan avdelingen vil gjennomføre sommeravviklingen på en forsvarlig måte, sier Odden.

– Når i juni kommer den rapporten?

– Det er ikke satt noen dato, men det må bli første halvdel av juni – siden vi eksplisitt ber om redegjørelse for ferieavvikling, sier han.

Lover å følge med

Administrerende direktør ved OUS har lovet fylkeslegen at opprettelsen av den såkalte femdøgnsposten, skal skje så raskt som mulig.

– Vi vil følge saken nøye, lover Odden.

Han slutter selv som fylkeslege i disse dager, men gir stafettpinnen videre til Marianne Skjerven-Martinsen som konstitueres i stillingen.

Her kan lese hele tilsynsrapporten fra Fylkesmannen.

Her kan du lese hele svarbrevet fra ledelsen ved Barnekreftavdelingen (BAMS3) med alle foreslåtte tiltak.

OUS sin tiltaksplan oppsummert

Ledelsens tiltak fra november oppsummert:

  • Tilbud om økonomisk kompensasjon for økt andel nattevakter.
  • Det er inngått skriftlig samarbeidsavtale med sengepost for barn på Ullevål.
  • Avansert hjemmesykehus (AHS) har nå døgndrift og kan ta flere pasienter.
  • Servicemedarbeidere er til stede på dagtid i helg (med sjekkliste og opplæring).
  • Ekstra overlege er godkjent og ansatt. Ekstra LIS (lege i spesialisering) er godkjent og under rekruttering.
  • Barnepalliativt team er rekruttert og konstitueres rett over påske.
  • Det er ansatt sykepleiere i 6,6 nye faste stillinger (3 tidligere godkjente ekstra årsverk ble besatt høsten 2018). Ved tidspunkt for tilsynet i mars 2019 gjensto rekruttering til ca. 5 årsverk av vikariater. Alle disse er nå ansatt og ankommer de nærmeste måneder. Dette inkluderer en onkologisk spesialsykepleier.
  • Vi har kartlagt bemanningen på fire barnekreftavdelinger i øvrige nordiske land.

Ytterligere tiltak iverksatt oppsummert:

  • Sykepleierstudentene som skulle kommet til BAMS3 180319 er omdirigert til andre barneavdelinger i vår klinikk for å redusere samlet press på posten.
  • Stamcelletransplantasjonsprogrammet er gjennomgått. Tre barn (14-18 år) er overført til voksenavdelingen ved Rikshospitalet, en pasient sendes til utlandet, en er utsatt noen uker og en pasient er overført annen sengepost i komplisert fase etter transplantasjon. Alt dette er gjort for å unngå for mange samtidige transplantasjoner og for høyt press på avdelingen akutt og i nær framtid. Ved behov vil ytterligere slike tiltak bli gjennomført.
  • Vi har kontaktet alle barneavdelinger i regionen, samt Haukeland, St. Olav og Universitetssykehuset i Nord-Norge med informasjon om vår pressede situasjon for å sikre samarbeidet, og at pasienter som kan behandles lokalt, blir behandlet der.
  • En ny grundig gjennomgang av driften ved BAMS3 i regi av Sengepostprosjektet er besluttet til 10. april. Vi ønsket dette tidligere, men det har tatt tid å få gjort alle nødvendige analyser etter en endring av organisasjonsstrukturen i klinikken 12. februar 2019.
  • Vi har fått på plass avtale om to plasser på kreftsykepleierutdanningen for avdelingens sykepleiere på høstens kull. Det var opprinnelig ikke planlagt noen slike utdanningsstillinger innen barnekreft, men gjennom intern omprioritering, har vi nå skaffet to plasser. Disse er utlyst, og kompetente sykepleiere fra avdelingen har søkt. Utdanningen starter høsten 2019 og varer kun 9 md., dvs. disse vil relativt raskt komme tilbake til avdelingen og bidra til øket kompetanse i sykepleiergruppen som helhet.
  • Neste kull innen barnesykepleie starter først våren 2020 og tar 18 md. Det er viktig å presisere at den viktigste kompetansen sengeposten trenger, er kunnskap om og erfaring med akutt og alvorlig syke barn. I tillegg kreves spesifikk kompetanse om cytostatikabehandling og komplikasjoner til kreftbehandling og benmargstransplantasjon.
  • Nær uansett hvilke omprioriteringer som gjøres i klinikken og på sykehuset rundt spesialsykepleierutdanninger, så vil dette ta lang tid og ha moderat effekt da antallet utdannet per år utgjør en liten andel av totalt antall stillinger. Rekruttering og intern opplæring (se over og under) er derfor de viktigste tiltakene.
  • Barne- og ungdomsklinikken planlegger å etablere et trainee-opplegg som vil inkludere sykepleiere fra barnekreft. Det kan bedre rekrutteringen og bidra til å sikre et samlet opplæringsopplegg for sykepleiere ved sengepostene på Barne- og ungdomsklinikken både innen barnekreft og andre fagområder. Dette er foreløpig en plan som ikke er utredet grundig, drøftet og vedtatt.
  • Vi har nå vedtatt et nytt delprosjekt i klinikkens forbedringsprogram som vi har kalt «kompetansebyggende team» hvor vi arbeider med hvordan pleiere med ulikt nivå av erfaring kan jobbe sammen på en best mulig måte rundt pasientene som ivaretar både pasientsikkerhet og kvalitet for pasienten og opplæring og trygghet for ansatte med kortere fartstid og mindre erfaring («Buddy-funksjon»). Dette er allerede forsøkt innført på Barnekreftposten, men har vært vanskelig gjennomførbart pga. høyt sykefravær og et for lavt antall faste pleiere på vakt. Når grunnstammen av pleiere økes og sykefraværet bedres, tror vi at dette også vil virke positivt for Barnekreftposten.
  • Det gjennomføres hyppige møter mellom lokal ledelse, tillitsvalgte og vernetjeneste.
  • Klinikken har vedtatt en rutine for kritisk overbelegg med tydelige eskaleringskriterier (se vedlegg).
  • Vi har fått godkjent 0,5 ekstra sykepleiekoordinator for CAR-T og stamcelle- transplantasjonsvirksomheten.
  • Det er tilført ekstra ressurs til matvert på sengeposten for å begrense sykepleiernes ekstraoppgaver.
  • Tett oppfølging av at alt som kan behandles på dagpost og poliklinikk, ivaretas der og ikke på sengepost. Fra 010119 har vi etter dialog med Klinikk for radiologi og nukleærmedisin fått endret fra ringetime til fast time ved MR undersøkelser uten narkose. Det letter drift og planlegging på dagposten og gjør det mulig å behandle fler pasienter.
  • Forbedring av daglig flyt og planlegging i avdelingen. Det er satt ned grupper i avdelingen med både sykepleiere og leger som skal se på muligheter til å forbedre daglige rutiner og flyt. Gruppene skal utvikle forslag som vil bli lagt fram og diskutert på avdelingens seminar rett etter sommerferien.

Adnuntius Mobilebanner 2 - Scrollblock