Vikarpool gir nye muligheter

I forbindelse med arbeidsdirektoratet sin satsing for å redusere ufrivillig deltid ble det våren 2011 lagt ut prosjektmidler for å sette i gang utprøving av ulike virkemidler. Østre Toten kommune søkte med prosjekttittelen <<Vikarpool – prosjekt for å redusere ufrivillig deltid>>. Vi fikk tildelt 700 000 kroner over to år, som skulle gå til opprettelse og drifting av en vikarpool innen virksomhet for hjemmetjenester. 

Bedre utnyttelse av arbeidskraft

Ideen til prosjektet ble født da vi så muligheten til å løse to sammenfallende behov virksomheten hadde. Det ene var behovet for å gjøre noe med ufrivillig deltid, det andre var at virksomheten til tider hadde stor mangel på kvalifisert arbeidskraft. Det sistnevnte ble i tillegg et kostbart behov da det ofte ble benyttet overtid for å dekke det. Ved å opprette en vikarpool med fast kvalifisert arbeidskraft kunne vi benytte ressursene på tvers av avdelingene. Vi så muligheten til å bruke ressursene mer fornuftig, samtidig som det ga muligheter til faste 100 % stillinger til ansatte i ufrivillig deltid.

Vikarpoolen har i dag 14 årsverk og 14 personer tilknyttet seg.Ni sykepleiere og fem hjelpepleiere. De har fast jobb og fast turnus. De har opplæring i flere enheter, og vet når de skal på jobb, bare ikke hvor før det nærmer seg. I vikarpoolen har man 10 000 kroner på topp av tariff, og flere av de ansatte var tidligere i ufrivillig deltid.

Vikarpoolen tar sikte på å løse vikarbehov av lengre varighet og de behov som går an å planlegges noen uker frem i tid. Det vil si at dersom en avdelingsleder trenger en vikar i dag kan ikke vikarpoolen løse den utfordringen. De ansatte i vikarpoolen er da allerede plassert. Men tilbakemeldingene fra avdelingslederne er: <<… så lenge ikke mine vikarer 'brukes opp' på langtidsfravær, har jeg større muligheter til å dekke opp korttidsfraværet selv.>>

De ansatte arbeider ut ifra vikarpoolen på tre ulike måter:

1. Fast turnus i vikarpoolen der de blir fordelt ut i de avdelingene der hvor de har opplæring. De har opplæring i flere avdelinger slik at de vet når de skal på jobb, men ikke hvor før det nærmer seg.

2. Den ansatte går inn i et 100 % vikariat i en avdeling i virksomheten. Dette kan være et sykevikariat på ubestemt dato eller et svangerskapsvikariat som det for eksempel er fire måneder til vedkommende er på plass igjen.

3. Den tredje måten å arbeide i vikarpoolen på er en kombinasjon mellom de to foregående. Den ansatte går inn i et vikariat på for eksempel 75 % i en avdeling, og har igjen en 25 % stilling i vikarpoolen som benyttes på tvers i de avdelingene den ansatte har opplæring.

Venter større effekt

Resultatene fra to års drift viser en liten nedgang i antall personer i ufrivillig deltid. Det ble som forventet, at effekten ikke kunne bli så store. Men når vi nå utvider ordningen til å gjelde flere virksomheter i kommunen, vil nok effekten bli større.

Det ble gjort kartlegginger før og underveis i alle avdelinger på hvor mange ledige stillinger de hadde av ulik karakter. Sykefravær, ledig stilling i påvente av tilsetting, permisjoner av ulik karakter osv. Kartleggingene viste at vi forut for prosjektet hadde cirka 23 årsverk ledig i virksomhetene som har 176 årsverk. (ca 13 %)

Med mange ledige stillinger i en avdeling har vikarpoolen flere ganger gått inn med flere personer som kjenner avdelingen, for at drift skal opprettholdes som normalt. Sykepleierdekningen opprettholdes og dermed også kvaliteten på tjenesten. Der vi tidligere måtte akseptere å gå uten sykepleier på en del vakter, i påvente av for eksempel en tilsetting. Kommer nå vikarpoolen inn og dekker behovet.

Mindre overtid

Regnskapet viser også en kraftig nedgang i bruk av overtid i virksomheten i prosjektperioden. Før vikarpoolen gikk ofte de faste ansatte i overtid fordi det måtte faglærte inn på de ulike fravær. Det var ikke stor nok arbeidskraftreserve i arbeidsstokken til å dekke behovet. Resultatene viser nå at dette ikke skjer så ofte, og vi får bedre balanse i regnskapene. Dette til tross for en kraftig økning i antall vedtakstimer i samme periode. Økonomisk går vikarpoolen i null hvert år. Den driftes helt og holdent av driftsbudsjettet i den enkelte avdeling. For eksempel dersom en avdeling bruker en sykepleier til å dekke en vakt for en person som er sykmeldt, så trekkes kostnaden fra den aktuelle konto i avdelingen tilbake til vikarpoolen. (Inklusiv feriepenger, arbeidsgiveravgift osv.) Den eneste kostnaden som ligger til vikarpoolen er administrasjonen som er minimal i forhold til besparelsen. Det benyttes i dag ca 20 % av en lederressurs til administrasjon av vikarpoolen.

Antall stillingskrav og personer som kan ha krav på høyere stilling etter 4-årsregelen (AML paragraf 14.9 (5)), har gått ned. Vi ser også at vikarpoolen er en mulig løsning på stillingskrav som nå vil komme etter innføringen av ny AML paragraf 14.4a. Rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid. Denne ble gjeldende fra 01.01.14 og vikarpolen bidrar til færre krav. Det er nå 14 årsverk som nå er dekket av fast vikar, fremfor vikarer som ville opparbeidet seg rettighet ift. økt stillingsbrøk.

Kall enheten noe annet

Konklusjonen er at vi benytter ressursene smartere og har nå kvalifisert arbeidskraft til fastlønn der vi tidligere benyttet assistenter, overtid eller eksterne vikarbyrå for å dekke behovet. Vikarpoolen er nå videreført i drift etter at prosjekt perioden er over, og er nå utvidet til å gjelde hele omsorg, og flere avdelinger mottar nå oppdrag. En anbefaling til andre som ønsker å starte en vikarpool er å kalle enheten for noe annet. Andre kommuner og foretak benytter navn som ressursenhet og bemanningsenhet og dette er bedre navn.

Saken har stått på trykk i Ledelse nr. 1-2017. Her finner du en oversikt over alle faggruppebladene.