Elektronisk journalsystem sikrer tidlig hjemmebesøk

Helse- og omsorgsdepartementets forskrift om IKT-standard i helse- og omsorgstjenesten har som mål å fremme sikker elektronisk samhandling mellom virksomheter i helse- og omsorgstjenestene. I forskriften stilles det krav om at pasientjournalen skal føres elektronisk, og krav til bruk av standarder ved elektronisk samhandling.

KomUT (Kommunal utbredelse) er et kompetansenettverk som skal støtte opp under kommunenes videreutvikling av sin elektroniske samhandling og nye IKT-tiltak i kommunehelsetjenesten. Norsk Helsenett har gjennom KomUT-prosjektet som mål at hele Norge skal ta i bruk elektroniske epikriser mellom sykehus og helsestasjon innen 31. desember 2017.

Spesialisthelsetjenesten har ansvar for å informere helsestasjonene, slik at det kan tilbys hjemmebesøk raskt etter fødsel av både jordmor og helsesøster. Tidligere ble all informasjon fra fødeavdelingen til helsestasjonen oversendt skriftlig, via post.

I helsestasjonstjenesten opplevde vi ofte at det kunne ta opptil en uke fra utskrivelse til vi mottok fødselsmeldingen. Dette medførte et gap i barselomsorgen fra hjemreise fra sykehuset og frem til helsesøster og jordmor hadde praktisk mulighet til å kontakte familien.

Pilotprosjekt elektronisk epikrise

Vi ønsket å bedre informasjonsflyten mellom sykehuset og kommunehelsetjenesten og sørge for en sømløs overgang mellom tjenestene. Med dette som utgangspunkt ble det høsten 2016 etablert et pilotprosjekt som ble kalt «elektroniske epikriser mellom Sykehuset Innlandet (SI) og Gjøvik helsestasjon».

Prosjektet var et samarbeid mellom KomUT, Sykehuset Innlandet og Gjøvik kommune. Målet var elektronisk samhandling i form av epikriser til helsestasjonen.

Det ble nedsatt en prosjektgruppe bestående av representanter fra helsestasjonen, kontortjenestene ved fødeavdelingen på Gjøvik, KomUT, IKT-avdelingen i kommunen og Sykehuspartner HF.

Prosjektgruppen utarbeidet en prosjektplan. Det var behov for opplæring ved helsestasjonen både funksjonelt og teknisk. KomUT hadde ansvar for dette i samarbeid med teknisk og klinisk personell i kommunen. Sykehuspartner HF hadde ansvar for opplæring ved fødeavdelingen og sørget for at alle ble kjent med rutinene.

Når epikriser skal sendes elektronisk, brukes det elektroniske adresser både på avsender og mottakersiden (EDI-adresser). Meldingene sendes via Norsk Helsenett. For at meldingene skal kunne mottas i journalsystemet, må de sendes med fullt personnummer. Det vil si at nyfødte barn får tildelt personnummer før utreise fra sykehuset.

Etter kartlegging og prosjektplanlegging begynte fødeavdelingen på Gjøvik å sende epikriser elektronisk til helsestasjonen, først på mor, deretter ble også barneepikrisene inkludert.

I piloten valgte vi å ha parallelle rutiner, slik at vi mottok både papirepikriser og elektroniske epikriser i åtte uker for å avdekke eventuelle feil. Enhetene hadde en tett dialog i denne fasen. Det ble ikke registrert avvik i perioden.

Erfaringer

Det var avgjørende i prosjektets første fase at partene hadde avsatt nødvendige ressurser når papirrutiner skulle erstattes med elektroniske rutiner, og at teknisk personell i kommunen var med fra oppstart. En viktig faktor var at avsender, Sykehuset Innlandet, hadde god kompetanse og rutiner på plass. Kommunen hadde i tillegg en representant i KomUT, og vi hadde god hjelp fra egen IKT-avdeling.

Så snart prosjektet var i gang, ble det en veldig god opplevelse for prosjektgruppa å se hvor raskt informasjonen kom frem.

I helsestasjonstjenesten hadde vi i utgangspunktet en uavklart tanke om at selve behandlingen av meldingene skulle innebære merarbeid. Vi hadde også problematisert hva vi skulle gjøre hvis meldingene kom på avveie.

I praksis viste det seg at postbehandling av elektroniske epikriser gjøres raskere enn ved mottak av skriftlige epikriser. Fordi epikrisen er merket med navn og fullt personnummer, kan den ikke bli borte.

Elektronisk samhandling gir mulighet til sporing. Det kan forekomme feil fra avsender, at meldingen for eksempel blir sendt til feil kommune, eller at den ikke blir sendt. Dette er feil som også forekom tidligere med skriftlige meldinger, men som vi ser svært sjelden nå.

Vi mottar nå epikriser på både mor og barn noenlunde samtidig. Det gir oss en mulighet til raskt å etterlyse barneepikrisen, eller epikrisen på mor dersom den ene skulle utebli.

Rutiner og overvåkning

Kommunen har utarbeidet lokale rutiner for meldingsovervåkning og behandling. På Gjøvik helsestasjon er det tre helsesøstre som har ansvar for å behandle elektroniske meldinger i pasientjournalsystemet etter en fastsatt turnus. Meldingene behandles daglig på virkedager.

Gevinster

I praksis mottar nå helsestasjonen melding om fødsel samme dag som familien reiser hjem. Det blir lettere å planlegge hjemmebesøk fra jordmor innen tre dager og fra helsesøster innen ti dager, slik retningslinjene krever. Det er også enklere å koordinere hjemmebesøk av både jordmor og helsesøster, for å kunne gi en helhetlig oppfølging.

Informasjonssikkerheten er bedre ivaretatt. Epikrisen legger seg direkte inn i kvinnens eller barnets journal, og det er kun meldingsansvarlig og ansvarlig helsesøster eller jordmor som har tilgang til denne.

Ansvarlig helsesøster skrev tidligere inn epikriseteksten i journalen manuelt. Dette skjer nå automatisk, noe som både er tidsbesparende og medfører kvalitetssikring. Avvikling av papirrutiner gir også mindre utskrifter, pakking, porto og håndtering.

Utfordringer

For å kunne gjennomføre og kvalitetssikre elektroniske samhandlingsrutiner kreves det personale med kompetanse på elektronisk samhandling, både i kommunal IKT-avdeling og lokalt i helsestasjonstjenesten.

Det kreves også personalressurser som kan utføre overvåkningsrutiner for elektronisk samhandling. I vår helsestasjon er disse kontrollrutinene lagt til en helsesøster med definert e-helseansvar. Det vil si at vedkommende har systemansvar, jobber opp mot kommunens IKT-avdeling og programleverandør og har det overordnete ansvaret for overvåkning og rutiner.

Dette gir oss kompetanse, og e-helse blir et tydelig ansvarsområde i vår avdeling. I tillegg kreves det gode rutiner, både internt og mellom samarbeidspartnerne. Det er også nødvendig med opplæring og support av ansatte, særlig i implementeringsfasen.

Samhandling i praksis

Etter pilotperioden er rutinene som omhandler elektronisk samhandling, innført permanent.

Meldingsansvarlig mottar meldinger, lager journal på nyfødte og videresender meldingene til ansvarlig jordmor eller helsesøster som behandler den, alt ved noen få tastetrykk.

Der man før hadde hastverk med å kontakte nye foreldre raskt etter fødselen, må man nå gi dem tid til å etablere seg hjemme med barnet før vi tar kontakt. Det betyr at både helsesøster og jordmor har bedre tid til å planlegge hjemmebesøkene.

Helsestasjonen har nå utvidet prosjektet og mottar også elektroniske epikriser fra andre sykehusavdelinger som barnepoliklinikker og ØNH. Vi opplever dette som en enkel og sikker behandling av journalpost.

Fra 2017 har Gjøvik helsestasjon kun elektroniske journaler på nyfødte og er godt på vei til å få et papirløst og sikkert journalsystem.

Pilotprosjektet er nå videreført til andre helsestasjoner i Oppland.