Kvalitetssikring av datakompetanse

Sammendrag: Det har skjedd en omfattende endring innen IT-området de seinere årene. En rekke nye dataprogrammer er blitt innført. Medisinsk avdeling, Haukeland Universitetssykehus, Helse Bergen HF har utført en kartlegging for å se om pleiepersonalet har nødvendige datakunnskaper til å mestre de nye programmene i sitt daglige arbeid. Resultatet viser at det er stor variasjon i pleiepersonalets kompetanse. Mange vegrer seg mot å bruke dataverktøy. Dette har ført til at medisinsk avdeling har utarbeidet et opplæringsprogram og etablert et nettverk av IT-ressurspersoner.

Mens IT-utviklingen har pågått i en rekke år i andre sektorer i samfunnet, er det kun i de seinere år at IT virkelig har gjort sitt inntog i helsesektoren. IT-utviklingen i helsesektoren er fra myndigheter og styrende organer utpekt som et viktig satsingsområde (1). Dette kommer blant annet til uttrykk i handlingsplanen «Mer helse for hver bIT» utarbeidet av Sosial- og helsedepartementet (2). Den utviklingen vi har sett på Haukeland Universitetssykehus har vært i tråd med den nasjonale satsingen på innføring og bruk av IT i helsevesenet.

Innføring av ny teknologi må ses i sammenheng med organisasjonsutvikling. IT-utvikling er organisasjonsutvikling. Selv om IT er et verktøy som brukes for å oppnå mål, kommer man ikke utenom at teknologien vil påvirke og endre innholdet i arbeidet (2). Å ta i bruk IT innebærer dermed forandring og omstrukturering, og kan medføre forandring av yrkesroller og nye krav til kunnskap (1).
Dersom IT skal gi et positivt bidrag til hverdagen, må sykepleierne være forberedt og utdannet til å ta IT-systemene i bruk (3). Det forekommer datavegring blant helsepersonell. Om de vil eller ikke, må de lære seg datateknologi. Dette må arbeidsgiver ta ansvar for (2). Å gjøre de nødvendige omstruktureringer og sørge for nødvendig kompetanseheving for at innføring av IT skal gi ønsket resultat er et lederansvar. Det er naturlig å se lederansvar og endringsprosesser i sammenheng (4).

Dette prosjektet startet før statlig overtakelse av sykehusene. Årsaken til at Medisinsk avdeling satte søkelyset på IT-kompetanse var bl.a. etableringen av en overordnet IT-strategi for Hordaland fylkeskommune. I fylkeskommunens IT-visjon står det bl.a. at informasjonsteknologi er avgjørende for at fylkeskommunen skal kunne løse sine oppgaver. Fokus skal være på motivasjon, kompetanse og kvalitet (5). Basert på Fylkeskommunens visjon, har avdelingen utarbeidet en målsetting om at den enkelte ansatte skal være bruker av informasjonsteknologi der hvor dette er nødvendig ut ifra stilling og funksjon.


Kvalitetssikring
Avdelingen har erfart at ikke alle ansatte i pleiegruppen har tatt i bruk dataverktøy, til tross for at de har deltatt på innføringskurs i de ulike, nye dataprogrammene. Fokus har derfor vært å sette i gang en prosess for å finne årsaken til personalets manglende datakunnskaper med tanke på å kvalitetssikre, i samsvar med nasjonal og lokal strategi. Målet har vært å få samsvar mellom kompetanse og krav til bruk.
Kvalitetssikring av datakompetanse setter krav til struktur. W. Edward Demings modell for kvalitetsprosess (6) er derfor brukt som fundament for prosjektet. Modellen bygger på tanken om at oppbygging av kunnskap og kompetanse krever en systematisk arbeidsmetode hvor handling/tiltak settes i verk med bakgrunn i kunnskap om den nåværende situasjonen og evalueres/justeres i henhold til definerte mål. Demings sirkel (figur 1) består av 4 trinn; Plan, Do, Check, Act (planlegge, utføre, vurdere/evaluere, handle/standardisere). Når man går gjennom sirkelen gjentatte ganger, oppnår man stadig høyere kvalitet (6).


Kartlegging
Med utgangspunkt i Demings sirkel, var det nødvendig å få en mer nøyaktig beskrivelse av situasjonen. Første trinn var derfor å gjennomføre en kartlegging av personalets kompetanse. Det ble gjort ved bruk av et allerede utarbeidet spørreskjema (7).
Kartleggingen ble utført høsten 2000. Spørreskjema ble sendt til alt pleiepersonalet ved avdelingens 10 enheter. Undersøkelsen skulle belyse følgende:
- hvilket dataprogram har den enkelte kjennskap til (SE FIGUR 2)
- hvilke program bruker den enkelte i sitt daglige arbeid
- i hvilken grad føler den enkelte seg trygg ved bruk av de ulike programmene
- hva slags opplæring mener den enkelte selv er relevant for arbeidssituasjonen
- er det forskjeller i datakompetansen mellom sykepleiere og hjelpepleiere
- har pleiere tilgang til PC hjemme, og blir den benyttet
- er utdanningsår en faktor

Å innhente kunnskap om hvilke dataprogrammer den enkelte selv mener er relevant er nyttig. Det bidrar til å definere realistiske mål. Det danner også grunnlag for å sette ulike mål for ulike pleiegruppers funksjoner. Kompetansebehovet vil være forskjellig avhengig av pleiegruppens ulike roller. Omfanget og innholdet i IT-undervisningen må tilpasses de oppgavene og funksjonene forskjellige grupper pleiere ivaretar (1). Hvis ikke, vil man ikke oppnå et eierforhold til de endringene som settes i verk. En vellykket kvalitetsutviklingsprosess forutsetter at alle involverte utvikler et eierforhold til endringene (6).


Resultat
Det ble sendt ut 216 spørreskjema. Mottatte svar var 159, noe som gir en svarprosenten på 73,6. Av de 159 som svarte var 32 hjelpepleiere og 127 sykepleiere.
Kartleggingen viste at 92 % av pleierne har tilgang til sykehusets datasystemer. Kun 75 % benytter seg av denne muligheten. Undersøkelsen viste videre at 25 % av pleierne ikke vet hvordan man bruker de mest vanlige programmene Netlab (blodprøvesvar) og Portørcom (portørtjenester). Andelen som svarte at de kan bruke pasientregisteret PIMS var ca. 50%.

Sykehusets interne informasjonskanal er intranettsiden «Innsiden». Der blir ulik informasjon lagt ut. Intranettsiden inneholder også en rekke administrative funksjoner som ekstern og intern telefonkatalog, bestilling av rom på sykehotellet og rekvirering av oppdrag fra Teknisk avdeling. Den gir også, i økende grad, tilgang til ulike håndbøker/prosedyrebøker som hygienehåndbok. Kartleggingen viste at kun 56 % sier de kan finne fram til og bruke nettsiden. 1/3 erkjenner at de har for dårlige kunnskaper og sier at de har et stort opplæringsbehov i intranett.

Kjennskapen til programmet for mikrobiologiske prøvesvar (MbioNetlab) er liten. Under halvparten vet at dette programmet eksisterer. Kun i overkant av 30 % bruker programmet i det daglige arbeidet. Når det gjelder MbioNetlab varierer kjennskapen til og bruken av programmet betydelig mellom de ulike postene. Ved enkelte poster svarer over 70 % at de kjenner til MbioNetlab og bruker det i arbeidet. Ved andre poster er kjennskapen nede i 10 %. En slik stor variasjon var ikke til stede for de andre programmene i undersøkelsen.
Det er også interessant å ha kjennskap til kompetansen i generell bruk av PC som bruk av Word. 40 % svarte at de har god erfaring i bruk av Word, mens hele 60 % sa at de har behov for opplæring.

Hele 63 % av pleiegruppen har tilgang til PC hjemme og 50 % er ukentlige brukere av sin hjemme-PC. I 2000 kom Hordaland fylkeskommune med tilbud om kjøp av PC til ansatte. Kartleggingen viste at 20 % på avdelingen har benyttet seg av tilbudet. Kartleggingen viste også at sykepleiere har bedre kunnskap om bruk av data sammenliknet med hjelpepleiere. Alder er en faktor når det gjelder graden av datakunnskaper ved at de yngre har best kunnskap.


Diskusjon
Det er overraskende at andelen som ikke behersker de mest nødvendige dataprogrammene (Netlab og Portørcom) er så høy. 25 % av personalet har vanskeligheter med å utføre de daglige arbeidsoppgavene fordi de ikke behersker arbeidsverktøyet. Når kun halvparten kan bruke pasientregisteret PIMS, er registeret over innlagte pasienter på Medisinsk avdeling ikke nødvendigvis korrekt. Dette kan være en sikkerhetsrisiko. I høytider, når det ikke er kontorpersonell til stede, blir for eksempel pasientregisteret ofte ikke oppdatert. Det er uheldig dersom en uventet situasjon skulle oppstå.

Innføring av ulike dataprogrammer for å fremme effektivitet uten å kvalitetssikre at ansatte behersker programmene bidrar ofte ikke til den ønskede effekten. Når 46 % sier at de ikke kan finne fram til og bruke intranettsiden «Innsiden», hvor det er verktøy som vil gjøre det lettere å utføre ulike arbeidsoppgaver, er ikke den ønskete gevinsten oppnådd. De ansatte har begrensede muligheter til å holde seg informert om livet på sykehuset siden det meste av intern informasjon blir gitt ved bruk av «Innsiden». Når stadig flere prosedyrebøker endrer format fra papir til web, er en stor andel av personalet ikke i stand til å holde seg oppdatert om prosedyreendringer. De er heller ikke i stand til å hente informasjon om prosedyrer de er usikre i. Manglende datakompetanse kan dermed påvirke kvaliteten på sykepleieoppgavene som utføres.

60% av respondentene svarte at de har behov for opplæring i Word. I dag er behovet for å bruke Word i arbeidet relativt begrenset. Det er allikevel nyttig tilbakemelding for å planlegge for framtiden. I løpet av de nærmeste årene vil elektronisk sykepleiedokumentasjon bli innført. Ved å oppgradere pleiepersonalets kunnskaper i Word, vil innføringen av elektronisk dokumentasjon bli lettere.
Yngre medarbeidere er generelt mer fortrolig med dataverktøy enn den noe eldre garde. Behovet for grunnopplæring i bruk av dataverktøy vil sannsynligvis bli mindre i årene framover etter hvert som «datagenerasjonen» entrer arbeidsmarkedet. Resultatet fra undersøkelsen reflekterer også dette. I et slikt perspektiv, er det viktig å kvalifisere eldre medarbeidere til å beherske nye verktøy. Det vil gjøre dem i stand til å håndtere nye krav som blir stilt til arbeidet. Det vil også bidra til at man unngår å få en personalgruppe som er todelt når det gjelder datakunnskaper.


Hva kartleggingen har ført til
Med bakgrunn i pleiegruppens ulike funksjoner og data fra kartleggingen, vedtok avdelingssykepleiergruppen ved Medisinsk avdeling i februar 2001 en plan (7) for obligatorisk datakompetanse for de ulike stillingskategoriene innen pleiegruppen
(se figur 3).
Med bakgrunn i trinn tre i Demings sirkel, er denne planen grunnlaget som tiltakene evalueres mot. Kartleggingen viser at en stor del av pleiegruppen ikke har kunnskaper som tilfredsstiller kravene som er definert i kompetanseplanen. Som siste trinn i Demings kvalitetsutviklingsmodell, er det derfor utarbeidet en tiltaksplan for oppgradering av IT-kunnskapene til pleiegruppen.


Tiltaksplan
Kjernen i tiltaksplanen er opprettelsen av IT-ressurspersoner på alle avdelingens poster. IT-ressurspersonene skal ha lokal brukerstøttefunksjon slik at det skal være lettere for personalet på postene å få hjelp og støtte i de problemene de møter i bruken av IT-verktøy. IT-ressurspersonene er også ansvarlig for dataopplæring av nyansatte som begynner på sin post. Opplæring i bruk av de dataprogrammene som sykehuset bruker, er nå en del av opplæringen for nyansatte. Ansvaret for koordinering og oppfølging av IT-ressurspersonene er lagt til Fagsykepleier og avdelingssykepleier ved Medisinsk avdeling.
Oppgavene til IT-ressurspersonene er:
- å være ansvarlig for opplæring av personalgruppen i henhold til definerte mål om datakunnskap.
- å være bindeledd mellom avdelingens hovedansvarlige IT-ressursperson og postens personale innen dette området.
- å ivareta brukerstøttefunksjon i de ulike dataprogrammene internt i posten.
å gi alle nyansatte opplæring i de programmene som er i bruk på posten
- i samarbeid med avdelingssykepleier, å være ansvarlig for å utnevne ny IT-ressursperson og gi opplæring til denne dersom eksisterende ressursperson slutter.

Det er også utarbeidet et opplæringsprogram på avdelingsnivå som ble satt i verk høsten 2001 og som skal gå ut 2003. Dette opplæringsprogrammet innebærer å gi tilbud om dataopplæring til alle som ikke behersker de ulike programmene. Det er først blitt gitt opplæring i de programmene pleierne bruker daglig (Netlab og Portørcom). Deltakerne får her tilført relevant kunnskap som de kan praktisere hyppig. Dette bidrar lettere til en opplevelse av mestring. Den nyvunne kompetansen gir forhåpentligvis trygghet og motivasjon til å lære seg andre programmer. Opplæringen skjer i små grupper på 10 personer. Det er en kombinasjon av teori og praksis. Hver kursdeltaker har sin egen PC under kurset. Dermed får de praktisert den nye kunnskapen under veiledning. På den måten får den enkelte tett oppfølging. IT-ressurspersonene er deretter ansvarlig for å følge opp kursdeltakerne på post.


Erfaringer hittil og videre anbefalinger
Selv om tiltakene for å kvalitetssikre datakunnskapene ikke er fullført, er det likevel høstet en del erfaringer. Det har vært stor interesse for datakursene som avdelingen har arrangert. Ved å arrangere kurs for små grupper, har terskelen for å delta vært lav. Kompetansen blant personalet har økt. Når personalet erfarer at de mestrer de grunnleggende funksjonene, etterspør de mer opplæring.

Ved at avdelingsledelsen har tatt initiativet til dette prosjektet, har Medisinsk avdeling også tatt det lederansvaret som er påkrevd når ny teknologi innføres. Signalene til pleiegruppen er at dette er så viktig at det skal prioriteres. Fokus på datakompetanse har bidratt til å skape interesse for data som arbeidsverktøy. Et lavterskel, strukturert opplæringsprogram med en klar definert målsetting, har bidratt til å heve brukerferdigheten.

Dersom man vil satse på å oppgradere pleiegruppens datakompetanse, må man ha en strukturert plan for arbeidet. Det er et arbeid som bør prioriteres. Fram til i dag har IT-satsingen i helsevesenet skjedd med begrenset innflytelse fra pleiegruppen. Det skyldes i stor grad manglende kompetanse. Som de største yrkesgruppene i helsevesenet, må sykepleiere og hjelpepleiere se viktigheten av å ha innflytelse på IT-utviklingen. Det kan kun skje gjennom kompetanse. Her har lederne et ansvar ved å sette IT på agendaen.

Takk til forskningssykepleier Tove Aminda Hanssen, Medisinsk divisjon, Haukeland Universitetssykehus, Helse Bergen HF for nyttige og motiverende innspill.

Av tekniske årsaker er figurene i artikkelen bare å finne i papirutgaven.


Litteratur
1. Ruland CM. Helse- og sykepleieinformatikk. Oslo: Gyldendal akademisk, 2000.
2. Fonn M. IT-invasjonen. Tidsskr. Sykepl 1997; 4: 10-16.
3. Norsk Sykepleierforbund, Avdeling for fagutredning. Informasjonsteknologi som verktøy i sykepleietjenesten. Oslo: Norsk Sykepleierforbund, 1995.
4. Moen A. Leiarutfordringar og endringsprosessar ved innføring av IT i sjukepleietenesta. Tidsskr Sykepl 1998; 8: 50-53.
5. Nilsen PM, Hansen EM. Overordna IT-strategi for Hordaland fylkeskommune 2000.
6. Kyrkjebø JM. Kvalitetsutvikling i helsetjenesten. Bergen: Fagbokforlaget, 2000.
7. Genius G. IT plan for ortopedisk avdeling høst 1999 og vår 2000 - sykepleietjenesten, Ortopedisk avdeling. Bergen: Haukeland Sykehus, 1999.