Her legges turnuskabalen ved hjelp av kunstig intelligens

Før la helse- og omsorgstjenestene i Gjerdrum kommune turnuskabalene manuelt. Det var mange hensyn å ta, og det tok sin tid.

Nå får de hjelp av avanserte, matematiske algoritmer og kunstig intelligens.

Det norskutviklede turnusverktøyet Dynamon kalkulerer ikke bare en turnus som får kabalen til å gå opp. Det skal også kunne plukke ut den optimale og mest rettferdige løsningen blant hundrevis av mulige alternativer.

– Det vil ta noen år før vi kan si mer nøyaktig hvor store eller hva slags gevinster dette gir, men så langt ser det veldig lovende ut.

Det forteller prosjektleder for helse, mestring og omsorg i Gjerdrum kommune, Erik Holm Melby, til Sykepleien.

– Foreløpig ser vi en ren tidsbesparelse på rundt 65 prosent for turnusplanlegging, men i realiteten er det nok mer. Den sparte tiden bruker vi til å utvikle oss og foreta endringer i organiseringen.

Grunnløs bekymring

Maja Berntzen er hovedtillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbund (NSF) i Gjerdrum.

– Erfaringene så lagt er absolutt positive, sier hun til Sykepleien.

Kommunen hennes er blant de første til å ta løsningen i bruk.

– Før kunne man bruke flere uker på å legge en tolv ukers turnus. Nå gjøres det på et par dager.

Som tillitsvalgt var Berntzen først bekymret for om løsningen ville svekke partssamarbeidet, men bekymringen viste seg ifølge henne selv å være grunnløs.

– Her har kommunen vært gode, og vi har heller blitt mer involvert i turnusplanleggingen, sier hun.

Berntzen understreker at selv om løsningen ser ut til å gi gode gevinster, kreves mye forarbeid før disse kan hentes ut.

– Det er ikke bare å trykke på en knapp. Å plotte inn preferanser, kompetanse, stillingsbrøk, bemanningsplan også videre tar tid, og dataene må holdes oppdaterte og korrekte, sier hun.

– Raskere og smidigere

Målet for Akershus-kommunen med anskaffelsen av Dynamon har ikke bare vært effektivisering av selve turnusplanleggingen.

Prosjektleder Melby forteller at kommunen også ønsker å bruke verktøyet til å se på ulike løsninger for oppgaveglidning og sammensetning av bemanning.

– Det er svært krevende for en menneskehjerne å teste ut og vurdere ulike alternativer, sier han.

– Vi har sett at teknologi kan gjøre dette mye raskere og smidigere. 

Anskaffelsesprosessen ble startet i fjor sommer. 

– For oss var det viktig at de som har laget modellen er helsepersonell, forteller Melby.

– Helsefolk har fått levert nok løsninger utviklet av teknologientreprenører.

Utvikler fortløpende

Kontrakt mellom Gjerdrum og Dynamon ble signert i desember.

Det bergensbaserte firmaet ble etablert av sykepleier Hilde Ulvik Hordnes i mars 2020.

Som leder i kommunehelsetjenesten hadde Hordnes selv lenge kjent på kroppen hvor krevende det kunne være å få turnuskabaler til å gå opp. 

Det skulle tas hensyn til ansattes individuelle behov og familiesituasjon, til budsjett, bemanningsbehov, kompetansekrav og arbeidstidsbestemmelser.

Det måtte være mulig å lage et verktøy som automatiserte mye av dette tungvinte puslearbeidet?

Siden har ting gått relativt raskt. Hordnes forteller til Sykepleien at Dynamon i dag benyttes av 320 ledere og cirka 6000 ansatte fordelt på 35 kommuner og flere sykehus.

– Vi er nå i en fase der vi utvikler fortløpende ny funksjonalitet som skal hjelpe lederne enda bedre i turnusarbeidet. De fleste steder er helgekabalen den største utfordringen, så vi har nå utviklet en egen helgeplanlegger som gir leder full kontroll med bemanning i alle helger i turnus.

Individuelle tilpasninger

I Gjerdrum ble Dynamon tatt i bruk i januar, i første omgang for hjemmetjenesten, men etter hvert i hele helsetjenesten.

– Den tidkrevende, manuelle plottingen av turnus, som vi før gjorde i Visma Gat, skjer ikke lenger. Det er den største, umiddelbare gevinsten, sier Melby.

– I tillegg til spart tid på selve turnuskabalen kommer for eksempel gevinster som følge av mer rettferdig fordeling av ubekvemme vakter, noe som igjen kan innvirke på arbeidsmiljø og sykefravær.

Den skybaserte løsningen erstatter ikke tradisjonelle turnusprogrammer direkte, men fungerer som et støtteverktøy som skal forenkle og effektivisere det manuelle arbeidet.

For hver enkelt ansatt kan man legge inn blant annet stillingsprosent, spesialkompetanse og hvilke vaktkoder vedkommende kan settes på.

Videre kan man legge inn ulike individuelle tilpasninger, for eksempel maks antall sein-tidlig-vakter på rad, begrensninger for helgearbeid og så videre. Og om noen har barn annenhver uke eller yoga på onsdager, ber man systemet om å forsøke å ta hensyn til slikt.

Så legges bemanningsplan inn, der det spesifiseres antall ansatte som trengs og nødvendig kompetanse for de ulike vaktene.

Systemet kalkulerer så et stort antall mulige turnusløsninger og forsøker å velge ut det beste alternativet blant disse.

Dersom løsningen aksepteres, kan den overføres direkte til Visma Gat. Om det blir behov for mindre justeringer mens turnusen pågår, som følge av for eksempel sykefravær eller nyansettelser, gjøres dette i Visma Gat.

Korsang hver mandag

– Foreløpig har vi kun brukt løsningen for 12 ukers turnus, men vi vurderer å utvide til årsturnus, forteller Melby.

Hovedtillitsvalgt Berntzen mener turnusverktøyet blant annet har gjort det langt enklere å få oversikt over at ansatte får riktig antall dag- og kveldsvakter og fyller stillingsprosenten sin. 

– Vi hadde en sykepleier i hjemmetjenesten som sang i kor hver mandag kveld. Da la vi inn det, og turnusen ble tilpasset.

For at kabalen skulle gå opp, måtte koristen riktignok ta noen mandagsvakter, men færre enn normalt.

– Tilpasninger for én ansatt, går jo fort utover andre. Nå blir fordelingen av ubekvemme vakter mest mulig rettferdig.