Løfter om enklere hverdag med nye journalsystemer

Sykepleiere bruker mye av arbeidsdagen sin på elektroniske journalsystemer (EPJ-er). Nærmere to timer, ifølge en spørreundersøkelse Sykepleien gjennomførte i fjor.

I samme undersøkelse kommer det også frem at kommunalt ansatte sykepleiere er vesentlig mindre fornøyde med sine EPJ-løsninger, enn sykehusansatte. 

Informasjon som må registreres flere steder, systemer som ikke snakker sammen, hyppige inn- og utlogginger og skytteltrafikk mellom pasientseng og PC er kilder til mye frustrasjon.

Men nå står en ny generasjon EPJ-er for kommunesektoren på trappene, med fagre løfter om sømløs datadeling, intuitivt design og kontinuerlige oppdateringer – blant annet.

Et flertall av norske kommuner er i gang med anskaffelsesprosesser, og en rekke leverandører forsøker å gjøre sine hoser grønne på markedet.

Likt og ulikt

Så hva har kommuner, og ikke minst sykepleierne som jobber der, i vente?

Sykepleien har bedt fem EPJ-leverandører fortelle om sine respektive løsninger, det vil si – i alfabetisk rekkefølge – Aidn, Care It, Helseplattformen, Lifecare Primærhelse og Visma Flyt Helse. Vi kunne sikkert hatt med flere. I 2023 var det minst 41 ulike journalsystemer fra 29 leverandører i bruk i Norge ifølge en kartlegging foretatt av Direktoratet for e-helse.

En del av det som loves, er tilsynelatende ganske likt. For eksempel oppgir alle at deres løsning vil gi bedre utveksling av informasjon og samhandling mellom ulike aktører og nivåer i helsevesenet. Alle lover også gode muligheter for innovasjon, utvikling og utvidelse.

De fleste løsningene baserer seg mer på strukturert dokumentasjon enn dagens EPJ-systemer. De åpner likevel for bruk av fritekst og gir løfter om at helsepersonell vil få god hjelp fra kunstig intelligens på sikt.

– Hva gjør deres løsning unik?

• Aidn: Dette er den største IT-satsingen for kommunehelsetjenesten på en hel generasjon. Vi satser en milliard kroner på å bygge et nytt system fra bunnen av, skreddersydd for norske kommuner. Vi har den mest moderne teknologien i bunn. Samtidig er bruken av systemet så enkel og lettfattelig at vi har vunnet flere prestisjetunge designpriser. ‘Alle’ sier at de jobber brukersentrert, men få gjør dette så konsekvent og omfattende som oss.
• Care It: Vår løsning er i dag i bruk av omsorgsarbeidere over hele landet fordelt på tjenester som blant annet sykehjem, omsorgsboliger, hjemmetjenester, rehabilitering og rus. Care it er modulbasert og har spesialfunksjoner tilpasset de ulike tjenestene. Funksjonene kan struktureres per avdeling og rolle. Fleksibiliteten til å tilpasse gode flater for tjenestene, er det unike med Care it, i tillegg til at det er en SAAS-løsning (software as a service) godkjent av Norsk Helsenett.
• Helseplattformen: Helseplattformen skiller seg ut fordi den samler hele pasientens helsehistorikk i én felles plattform som brukes av både kommunale og spesialisthelsetjenester. Alle helsetjenestene pasienten mottar fra det offentlige, deler pasientdata i sanntid, noe som muliggjør mer effektiv koordinering og god behandling til rett tid på rett sted. Integrerte beslutnings- og prosesstøttefunksjoner tilrettelegger for mer effektivitet og redusert risiko for feil.
• Lifecare Primærhelse: Vår journal gir støtte gjennom arbeidsdagen og sørger for at den enkelte får varsler og påminnelser. Det blir enkelt å administrere arbeidsoppgaver, og datadeling og samhandlingsbehov er ivaretatt på alle nivåer. Vi innfører også ny og avansert klinisk funksjonalitet, som sikrer at kommunen kan ivareta pasienter med komplekse og sammensatte tilstander. Journalløsningen er bygget for å raskt kunne endres etter hvert som nye behov og nye måter å jobbe på oppstår. Unikt for vår løsning er en åpen, modulær og plattformbasert teknologi som sikrer kommunen full kontroll over dataene i løsningen.
• Visma Flyt Helse: Vi har utviklet EPJ-løsninger og andre fagsystemer tett på kommunene i over 30 år og fått en unik forståelse for hvordan helsepersonell jobber i det daglige og hvordan behovene deres kan løses på mer effektive måter. Flyt Helse er dessuten bygd på en felles arkitektur med andre kommunale fagsystemer. Det tillater oss å effektivt utvikle løsninger som er relevante parallelt, forsterke sikkerhetssystemene og tilrettelegge for bedre tverrfaglig samhandling.

– Hvordan vil sykepleiere oppleve at arbeidshverdagen endres med deres løsning?

• Aidn: Sykepleierne utgjør den suverent største brukergruppen, og andre faggrupper er avhengig av at EPJ-systemene fungerer for dem. Gjennom kontinuerlig utvikling har vi derfor effektivisert og forenklet systemet, fjernet unødvendige klikk, forbedret søkefunksjoner og gjort både sykepleierne og pasientene tryggere. Når du går hjem etter et skift skal du føle deg sikker på at alt er gjort og at ingenting glemt eller oversett.
• Care It: En sykepleier vil oppleve at hen ser det hen skal se – verken mer eller mindre – for å utøve sin rolle, inklusive faglig støtte til å utøve tjenesten. Dette kan tilpasses hver enkelt organisasjon. Videre vil løsningen være tilrettelagt for enkel og produktiv rapportering og registrering, slik at vi sammen når vår misjon – flere varme hender!
• Helseplattformen: Sykepleiere vil oppleve en betydelig forbedring i arbeidsflyten. De får umiddelbar tilgang til oppdatert pasientinformasjon, slik at de kan ta bedre beslutninger raskere. Dobbeltarbeid og manuell overføring av data er redusert, og all relevant informasjon om behandling er tilgjengelig i sanntid. Integrert beslutningsstøtte gjør at sykepleiere kan følge beste praksis og faglige retningslinjer uten å måtte søke etter informasjon andre steder.
• Lifecare Primærhelse: Sykepleierne vil enkelt ha tilgang til informasjonen de trenger, og informasjon gjenbrukes på tvers slik at man unngår dobbeltarbeid. Gjennomgående får de støtte til å arbeide mer strukturert og prosessorientert, med varsler og påminnelser som sikrer at de ikke glemmer eller overser viktige ting underveis. Løsningen understøtter også at mer dokumentasjonsarbeid og kartlegging kan gjøres sammen med pasient og bruker.
• Visma Flyt Helse: Når vi forenkler og reduserer tidsbruken i løsningen, må sykepleiere forberede seg på mer pasientnært arbeid. Når systemet flyttes til skybasert drift med fortløpende utrulling av nye funksjoner, vil arbeidsflatene også endres hyppigere. Sykepleiere må muligens være forberedt på at arbeidsflyten til tider endrer seg, og at man må kvalitetssikre faginnholdet i foreslåtte pleieplaner fremfor å formulere dem selv i fritekst.

– Hva kreves av opplæring for sluttbrukere, og hvordan tilrettelegger dere for dette?

• Aidn: En vanlig bruker kan gjennomføre nødvendig opplæring på kun to timer. Samtidig ser vi at mange raskt mestrer systemet på egen hånd med enkel veiledning fra kollegaer, og flere oppgir at det ikke er behov for organisert opplæring. Samtidig tilbyr vi selvsagt hjelp til de som ønsker og trenger det, og til mer avanserte superbrukere. Gjennom «innebygget opplæring» er forklaringer, veiledere og hjelp til stede i selve brukergrensesnittet.
• Care It: Vår plattform tilpasses hver enkelt tjeneste som skal leveres, samt de ulike rollene som defineres i tjenesteleveransen. Hensikten er å tilpasse flaten rollen skal arbeide i slik at denne blir intuitiv og derav brukervennlig. Etter at prosjektgruppen har utført sitt arbeid gjennom god kartlegging og design, er vår erfaring at implementering går svært effektivt, og behovet for opplæring blir svært begrenset. Normalt utføres opplæring av medarbeidere som har deltatt i prosjekteringen, men dette kan avtales nærmere med organisasjonen.
• Helseplattformen: Det tilbys et omfattende opplæringsprogram tilpasset kommunehelsetjenesten. Dette inkluderer både teknisk opplæring og endringsledelse, slik at sluttbrukerne føler seg trygge på systemet før oppstart. Gjennom arbeidspakker utviklet i samarbeid med kommunene kartlegges tjenestebehov, pasientforløp og lokale arbeidsprosesser. I tillegg følger vi opp med støtte etter oppstart, slik at brukerne får løpende veiledning.
• Lifecare Primærhelse: Nye brukervennlige arbeidsflater og innebygd prosesstøtte gjør behovet for opplæring mindre. Helsepersonell følger prosesser understøttet visuelt med farger, ikoner og tekster som gjør det enkelt å forstå hva man skal gjøre for å få løst oppgavene. Vi tilbyr også standardisert opplæringsmateriell og hjelpevideoer og legger vekt på å være en stødig partner for kommunene også i innføringsfasen.
• Visma Flyt Helse: Løsningen er intuitiv og krever minimalt med opplæring. Ettersom løsningen tar i bruk standardiserte språkkoder og tiltaksplaner og i stor grad fjerner fritekst, er det forståelig om dette er nytt for noen. Vi har en gruppe erfarne konsulenter som vil bistå med opplæring av superbrukere, gi støtte ved hjelp av e-læring og tilby ytterligere opplæring og support ved behov.