Sykepleiere bruker nærmere to timer per arbeidsdag på elektroniske journalsystemer

«De fleste opplever nok at journalen er en tidstyv uten like.»

«EPJ tar fokuset bort fra pasienten fordi det tar unødvendig mye tid.»

«Hvert eneste ekstra tastetrykk og innlogging og signering drar oss lenger bort fra pasienten.»

Hjertesukkene over kommer fra deltakere i en fersk spørreundersøkelse om sykepleieres erfaringer med elektronisk pasientjournal (EPJ). 

1805 tilfeldig uvalgte medlemmer av Norsk Sykepleierforbund (NSF) har svart på undersøkelsen.

Sykepleiere anslår at de i snitt bruker 120 minutter, altså to timer, per arbeidsdag på EPJ. Medianen er noe lavere, med 100 minutter.

Det må presiseres at undersøkelsen ikke går nærmere inn på hvordan disse minuttene fordeler seg og hvor mye av EPJ-bruken som gjøres nær pasientene, for eksempel ved hjelp av mobile enheter.

3 av 10 sykepleiere oppgir likevel at tiden de bruker på EPJ-systemet ofte går på bekostning av pasientnære oppgaver.

– Påfallende mye

– To timer daglig er påfallende mye.

Det sier professor og avdelingsleder ved Nasjonal senter for e-helseforskning Rune Pedersen når han får presentert funnene.

Pedersen er også professor for Nord Universitet, har bakgrunn som sykepleier og har jobbet med elektronisk pasientjournal og digitalisering i snart 20 år med fokus på struktur, samhandling, og effekter av løsningene.

Han stusser over hvor mye tid respondenter i Sykepleiens undersøkelse oppgir at de bruker daglig på EPJ, og påpeker at slikt kan være metodisk vanskelig å måle.

– Det er ingen tvil om at EPJ tar tid vekk fra pasientnære oppgaver, og slik tidsbruk vil oppfattes negativt av sykepleiere, sier han.

– Jeg tror de fleste likevel vil være enige om at det var et riktig skritt da man i sin tid gikk over fra papirjournaler til digitale løsninger.

Nødvendige verktøy

Pedersen minner om tiden da avdelinger gjerne hadde ett fysisk journaleksemplar per pasient på deling mellom et ukjent antall helsepersonell, og alle utfordringene det førte med seg.

Han påpeker at selv om digitale løsninger krever mye tid av helsepersonell, erstatter de ofte mindre effektive måter å organisere arbeid på.

– Innføringen av EPJ-systemer har nok komplisert arbeidshverdagen for mange sykepleiere og det kan ta mye tid. Likevel behøver det ikke være negativt i seg selv å bruke tid på et digitalt verktøy. Det kan også være helt nødvendig for at pasientene skal sikres best mulig behandling og oppfølging.

Blitt mer krevende

Et av hovedmålene i nasjonal e-helsestrategi for helse- og omsorgssektoren, som ble lansert i januar 2023, er «enklere arbeidshverdag».

I strategien heter det blant annet at «helsepersonell skal ha tilgang til brukervennlige digitale arbeidsverktøy som spiller godt sammen, gir god beslutningsstøtte og støtter deres arbeidsprosesser».

Det kan se ut til at målsettingen er et stykke unna å bli oppnådd, og at utviklingen ikke har gått i ønsket retning.

Et klart flertall av sykepleierne i den ferske undersøkelsen om EPJ, synes nemlig at det har blitt mer krevende å dokumentere og registrere pasientinformasjon i løpet av den tiden de har jobbet som sykepleiere.

I fritekstsvar utdyper mange sine opplevelser og erfaringer:

«Alt som kunne gjøres mer tungvint enn før, har blitt det. Noe vi kunne løse med 5 klikk før, har nå blitt 30. Minst.»

«EPJ er nok mer pasientsikkert, men føring og leting i EPJ tar lengre tid enn på papir.»

«Hvorfor har ikke helsevesenet enkle, gode, raske datasystemer? Overalt ellers omgir vi oss med apper og datasystemer som faktisk fungerer og er brukervennlige.»

Vil gi sykepleiere en enklere hverdag

Dips er EPJ-systemet flest norske sykepleiere benytter i dag, og benyttes ved sykehus i tre av fire helseregioner. Rundt en tredel av respondentene i undersøkelsen bruker denne løsningen.

Dips-brukerne er generelt mer tilfredse med sin løsning enn andre respondenter, og oppgir at de i snitt bruker 117 minutter daglig med systemet. Det vil si noen få minutter mindre enn gjennomsnittet. Medianen er likevel den samme som for undersøkelsen totalt sett, nemlig 100 minutter.

– Vi er opptatt av å gi sykepleierne en enklere hverdag og mer tid til pasientene. Alt vi utvikler skal ha som mål å bidra til nettopp det.

Det opplyser Siv Marie Lien, sykepleier og produktområdeleder i Dips AS, til Sykepleien via e-post.

Lien trekker frem tett dialog med sluttbrukere i utvikling av programvare som en viktig faktor for å få bedre forståelse for hvordan arbeidsprosessene i Dips kan effektiviseres.

– Vi prøver også å nå ut til sluttbrukere gjennom demoer og videoer med tips og triks for å jobbe enda smartere i systemet.

Sykepleien spør om Lien har noen råd til sykepleiere som opplever at EPJ-bruk er krevende og noe som tar verdifull tid vekk fra pasientene.

Hun trekker da frem Dips på mobil som en viktig bidragsyter til at sykepleiere kan bruke mindre tid foran skjermen.

– Et råd kan være å vise interesse for og etterspørre mobile løsninger og melde interesse for å delta i arenaer, for eksempel brukertesting, hvor man kan være med på å påvirke hvordan løsninger kan bli enda mer treffsikre for sykepleiernes behov. 

41 ulike journalsystemer

En stortingsmelding fra 2012 hadde tittelen «Én innbygger – én journal». Her ble det påpekt at det er «nødvendig å redusere antall elektroniske journalløsninger og pasientadministrative systemer».

Likevel var det i 2023 minst 41 ulike journalsystemer fra 29 leverandører i bruk i Norge. Dette ifølge en kartlegging foretatt av Direktoratet for e-helse.

I stortingsmeldingen fra 2012 het det videre at et integrert og helhetlig journalsystem «vil gi helsepersonell, pasienter og brukere enklere tilgang til relevant informasjon, bidra til bedre samhandling og ressursbesparelser».

Siden den gang har målet om en felles journalløsning blitt forlatt til fordel for satsing på felles standarder, en åpen markedsplass og modulbaserte løsninger. Målet nå er med andre ord ikke lenger et felles system, men at ulike løsninger skal kommunisere sømløst seg imellom. 

Klippe og lime

Det jobbes iherdig og investeres stort for å nå målet. Likevel tyder resultater fra Sykepleiens undersøkelse på at man også her har et godt stykke igjen, og mange sykepleiere uttrykker frustrasjon over hvordan de i sin hverdag må forholde seg til ulike løsninger som ikke snakker sammen.

«Det er utruleg at ein i 2024 må operere med (i vårt tilfelle) fem ulike pasientjournalsystem på ein og same arbeidsplass då dei ikkje snakka tilfredsstillande nok i lag.»

«Hvis en pasient legges inn på sykehus må vi over i et annet system for å sende innleggelsesrapport. Det tar mye tid å klippe og lime tekst fra et system til et annet.»

«Vitale målinger og observasjoner må ofte dobbeltføres i flere systemer.»

«Det som kan skape mest frustrasjon rundt EPJ-systemer er at ikke alle bruker det samme, og dermed kan ikke all informasjon overføres like lett.»

1 av 3 bruker papirlapper

At arbeid med EPJ utgjør en betydelig del av mange sykepleieres hverdag, bør neppe komme som noen overraskelse.

«Journalføring og dokumentasjon» toppet tross alt listen over arbeidsoppgaver sykepleiere oppgir at de utfører, ifølge undersøkelser Sykepleien gjennomførte i 2018 og 2023.

I tillegg til tiden som brukes på EPJ, benytter sykepleiere også diverse mer uformelle analoge og digitale verktøy for å dokumentere og registrere informasjon om pasienter.

For eksempel oppgir 1 av 3 respondenter i EPJ-undersøkelsen at man på deres arbeidsplass bruker papirlapper til å dokumentere pasientrelatert informasjon, mens 1 av 4 forteller at notisbøker benyttes.

I fritekstsvar forteller respondentene om blant annet papirskjema, tusjtavler, permer og annet som brukes til pasientdokumentasjon på deres avdeling.

Tekniske problemer

Noe av det som skaper frustrasjon er treghet, innloggingsproblemer og systemfeil.

1 av 3 sykepleiere oppgir at de ukentlig eller oftere opplever tekniske problemer med EPJ-systemet som hindrer dem i å utføre jobben sin. Om vi også inkluderer dem som opplever slikt månedlig, er det totalt snakk om 2 av 3.

Kritiske konsekvenser

44 prosent av respondentene har opplevd at problemer med EPJ har forårsaket konkrete, negative konsekvense for pasienter, men i de fleste tilfeller er det snakk om bagatellmessige ting. 

3,5 prosent av sykepleierne har derimot krysset av for at de har opplevd kritiske problemer som følge av EPJ-systemet.

I fritekstsvar utdypes dette:

«Vikarer har ikke tilgang og får ikke dokumentert eller lest seg opp, og er avhengig av at fast ansatte lar dem bruke sin pålogging», skriver en.

«Systemene faller ut og det blir forsinkelser til akutte operasjoner», forteller en annen.

Det fortelles blant annet om legemidler som er gitt til feil pasient, om pasienter som har «falt ut» av ventelister og pasienter som har blitt feilbehandlet fordi informasjon fra andre sykehus ikke var mulig å hente ut når behovet var der.

Også positive effekter

Selv om mange sykepleiere opplever at EPJ tar mye tid, kan være kilde til mye frustrasjon, forsinkelser og problemer, ser de fleste ut til å synes at slike verktøy også bidrar positivt.

For eksempel er det omtrent like mange som mener EPJ bidrar til økt pasientsikkerhet og bedre informasjonsflyt internt, som synes systemet bidrar til stress, frustrasjon og merarbeid for dem selv.

42 prosent av respondentene mener EPJ-systemet bidrar til at de i stor eller svært stor grad kan utføre sin jobb som sykepleie bedre.

Optimist, tross alt

Selv om utfordringene er mange, ikke minst når det gjelder samhandling og å få informasjon til å flyte sømløst mellom ulike digitale systemer, er professor Rune Pedersen optimist.

– Mange, særlig i kommunehelsetjenesten, bruker i dag EPJ-systemer som er gamle, utdaterte og i ferd med å skiftes ut. Leverandørene jobber mye med struktur og samhandling for å gjøre løsningene mer effektive, også for helsepersonell.

Han påpeker at mens noen systemer har krevd at all pasientinformasjon er veldig strukturert, ser utviklingen generelt sett ut til å gå i en noe annen retning.

– Blant annet kommer kunstig intelligens inn som en ny og kraftig mulighet for å fylle ut maler, strukturere informasjon, tolke radiologi og så videre, noe om kan avlaste helsepersonell med tanke på dokumentering og journalføring. Vi er ikke der ennå, men ting går raskt. Det er snakk om å finne bærekraftige effekter som frigir tid til pasienten samtidig som sikkerhet og effektivitet økes.

Pedersen ser også en tendens mot mer skreddersydde løsninger og småskalaløsninger, slik at ikke helsepersonell trenger like inngående og generell kunnskap om omfattende EPJ-systemer.

– Jeg har stor tro på at man vil klarer å få ned sykepleieres EPJ-tidsbruk per pasient, men samtidig velter eldrebølgen over oss og vi må ta hånd om flere pasienter. Hvordan sykepleierhverdagen blir i fremtiden, avhenger også av mange faktorer som ikke har med teknologi å gjøre, sier professoren.

– Vi er uansett avhengig av at digitale verktøy og teknologier i helsesektoren fungerer best mulig. Utfordringene står i kø, og det jobbes mye på ulike fronter for å lykkes.