Fraværsbuffer: – Særlig én avdeling har fått til mye

Selma Yssen er en av forskerne bak Fafo-rapporten Høyde for fravær, som er utført på oppdrag av Norsk Sykepleierforbund (NSF).

Over 1 300 sykepleiere har svart på en spørreundersøkelse. Forskerne har også intervjuet sykepleieledere og tillitsvalgte på sju arbeidsplasser, både på sykehus og i kommuner.

– Hva er essensen i funnene deres?

– Flere har lyktes med å redusere bruken av vikarer gjennom å lage en intern «fraværsbuffer» med faste ansatte, forteller hun.

De legger inn noen ekstra årsverk i turnusen, og kan dekke inn en større andel av fraværet med faste og kjente ansatte.

– Istedenfor å ha en turnusplan som bygger på en antakelse om at alle ansatte alltid er til stede, tar de høyde for et vanlig og relativt forutsigbart fravær, sier Yssen.

Se hvilke tre tiltak som går igjen nede i saken.

– Føde/barselavdelingen har fått til mye

Selma Yssen trekker frem særlig ett sykehus og én avdeling som har fått til mye: Føde/barselavdelingen på Sykehuset i Vestfold.

– Noen turnustiltak har de testet over lengre tid, noe er nyere, sier Yssen.

Halvårsturnus har avdelingen hatt i omtrent ti år. De har fått bedre oversikt over ansattes feriedager, studiedager og annet fravær, forteller hun.

Over en lang periode har de ansatte jobbet langvakter i helgene frivillig. 

– De fikk de mer ro på langvaktene

På denne avdelingen er det hovedsakelig jordmødre og barnepleiere, men også noen sykepleiere, forteller Selma Yssen.

– Cluet med langvakter er at man må organisere arbeidsdagen på en annen måte. En langvakt skal ikke være en dobbeltvakt. De ansatte har beskrevet at med denne organiseringen, fikk de mer ro og mer tid.

For eksempel til å være med på en hel fødsel.

– Det er en fin greie. Med langvakter i helgene er det dessuten lettere å dekke helgene med fast ansatte.

Ansetter flere fast enn minimumet det er behov for

Den siste tiden har avdelingen også begynt å bemanne opp og etablert en intern fraværsbuffer.

– De ansetter flere fast ansatte enn det de har behov for som et minimum, sier Yssen.

Selma Yssen utdyper om hvordan de gjør det på Vestfold-sykehuset:

– De ser at de har så og så mye fravær, og at de godt kan legge på et par ekstra årsverk. Det gjør de enten ved å øke antallet stillinger eller ansette nye i 100 prosent, sier Yssen.

Slik får de dekket mer av feriefraværet og sykefraværet blant de fast ansatte. 

– De har fortsatt behov for ekstravakter og ringevikarer, men mindre enn tidligere. De bruker heller ikke vikarbyrå. 

For mange på en vakt – hva de gjør de da? 

– Hender at det er for mange på vakt?

– Ja, men veldig sjelden. Det er nesten alltid vanlig bemanning fordi noen er syke eller fraværende av andre grunner.

– Hva gjør de hvis de er for mange på en vakt?

– De kan drive med kompetanseheving eller andre forefallende oppgaver, sier Fafo-forsker Selma Yssen.

Avdelingen har også bemannet opp noen dager slik at de kan gjennomføre fagdager.

– Det er to enheter, og ansatte kan flytte over til den andre enheten hvis det er behov for det, forteller hun.

Blir utrygt å jobbe på mange avdelinger

– Balansen kan være vanskelig. En måte å gjøre det på, er å jobbe på tvers av flere avdelinger. Det er flere av tjenestestedene som deler bufferen på tvers, sier Yssen.

Men når det blir for mange, kan det oppleves som utrygt for de ansatte.

– Da blir det kanskje ikke så annerledes enn det å ha vikarer. Men med få avdelinger kan det være en god ordning.

Hun legger til:

– Det er også viktig å få opplæring på den ukjente avdelingen.

– Hvor er smertegrensen, tror du?

– Cluet er å finne riktig balanse mellom for mange og for få avdelinger. Hvis det blir for mange, blir det utrygt. Med bare én avdeling, kan det være vanskelig å få det ressurseffektivt.

Nye løsninger både på sykehjem og sykehus i Bergen

På Sandsli bo- og aktivitetssenter i Bergen gjør de noe liknende. Der har de såkalte ressursvakter.

– Vi intervjuet de som jobber der i mars-april våren 2023, etter koronapandemien. Da hadde de ikke rukket å bli så kjent sosialt med hverandre.

På medisinsk klinikk på Haukeland sykehus har de også en ny ordning med det de kaller ressursvakter, forteller Fafo-forskeren.

– Dette er tiltak for heltid og for å redusere vikarbruken. De ønsker å ansette alle i heltidsstillinger.

På sykehuset har de tidligere hatt en felles bemanningsenhet, men medisinsk klinikk ønsket å gå bort fra å bruke den.

– De vil heller ha en intern løsning på klinikken, sier Yssen.

Nå tilbyr de 100-prosentstillinger med en andel fellesvakt, som innebærer å gå på tvers av avdelingene.

– Det vanligste er 80 prosent på avdelingen og 20 prosent fellesvakter, opplyser Yssen. 

– De slipper jagevakter

På en fellesvakt kan sykepleiere bli lånt ut til andre medisinske avdelinger. Klinikken på Haukeland har åtte avdelinger – tre poliklinikker og fem døgnposter. 

– På en fellesvakt kan sykepleieren lånes ut til der behovet er størst, men nesten alltid blir det på egen avdeling. Siden de tilbys full stilling, slipper de jagevakter. 

– Hva er jagevakter?

– Det er når du har en lavere stillingsprosent enn 100 prosent, og hele tiden må være klar for å ta ekstravakter. Du sitter klar med mobilen.

Tillitsvalgte og verneombud fortalte Fafo-forskerne at mange fortsatt syns det er vanskelig å jobbe på tvers av så mange avdelinger.

– Dette er noe de må fortsette å jobbe med, understreker Yssen.

– Sykehjemmet satset helt og fullt på én modell

– Hvordan står det til i kommunene, da?

Yssen viser igjen til Sandsli bo- og aktivitetssenter, som åpnet i 2020.

– Dette er blant sykehjemmene som har fått til mye. Der har de satset helt og fullt på én modell.

Dette gjør de på Sandsli-sykehjemmet:

• planlegger grundig med årsturnus og ressursvakter
• bemanner opp for flere faste ansatte
• bruker veldig få vikarer
• jobber nesten bare heltid, men noen studenter jobber fast i helger

– Og noen jobber vel deltid? De med småbarn, for eksempel?

– Ja, ansatte har rett til deltid. Men på Sandsli skal alle i utgangspunktet ha et ønske å jobbe heltid. 

Tiltakene som hjelper

En leder fra Midt-Telemark siteres slik i Fafo-rapporten:

«Vi skal være ni på dagvakt for å dekke listene våre, men på turnusen vår som ligger i bunn er det ti på dagvakt. […] Vi har bufret slik at vi slipper å leie inn ved første fravær.»

Seks av de sju casetjenestestedene praktiserer en form for overdekning eller «bufring» av bemanningen.

Tre tiltak har gått igjen, både på sykehusene og i kommunene. Selma Yssen oppsummerer hva de har gjort:

• Bemannet opp. Fraværsmengden er en fast variabel som trekkes inn i bemanningsplanleggingen.
• Satset på fast bemanning som dekker opp både i ferier og ved annet fravær. Det er ulikt hvor mye de tar i. Det skal ikke være for mange på jobb heller.
• Årsturnus og halvårsturnus. Det gir mer oversikt, for eksempel over studiepermisjonsdager og ferie. Planene justeres underveis.

Fleksibank i Sarpsborg

– Noen syns vel det er vanskelig å tenke et helt år frem?

– Ja, mange har beskrevet det. Men de sier at for hvert år går det bedre.

For eksempel i Sarpsborg kommune:

– Der har det vært en overgang. Men de opplever at det blir enklere og enklere.

– Det er vel rom for å ombestemme seg om vaktene de har valgt?

– Ja, alle har ulike ordninger for fleksibilitet.

Yssen viser igjen til Sarpsborg kommune, som har en fleksibank. 

– Når de jobber overtid eller helgedager, jobber de opp timer, som kan tas ut i fri, eller de kan bytte vakter såfremt kompetansen matcher. 

Det fins også andre ordninger for fleksibilitet, påpeker Yssen.

– De fleste syns langvakter funker fint

Langvakter i helgene gjør det enklere å dekke helgene.

– Er det stemning for langvakter blant ansatte?

– De fleste av de vi har intervjuet, syns det funker fint. For noen er dette nye tiltak, og de må finne ut hvordan de skal legge opp langvakten best mulig, sier Selma Yssen.

Det kan for eksempel være utfordrende når noen har langvakter og andre ikke om hvordan man skal fordele oppgavene:

– Det er vanskelig om noen har mange langvakter og andre ikke har langvakter i det hele tatt. For hvordan skal de da fordele oppgavene?

Yssen opplyser at alle tjenester hadde lokale avtaler om hviletid mellom vaktene og om pausetider. 

– En fraværsbuffer krever en analyse av fraværet

Konklusjonen er: Med disse nye bemanningsordningene må det planlegges godt.

– Når man ansetter ekstra fast ansatte og etablerer en fraværsbuffer, må det gjøres på bakgrunn av en analyse av fraværet. 

Lederne må skaffe seg oversikt over det samlede fraværet ved avdelingen, som ferier, studiepermisjoner og sykefravær.

– De kan ikke vite akkurat når hver ansatt blir syk, men ved å se på fraværsstatistikk fra tidligere år kan de se hvilke måneder sykefraværet er høyest. Som for eksempel når influensasesongen pleier å inntreffe, sier Selma Yssen.