Ledelse og ansatte oppga forskjellige tall på pasientbelegg

Det kommer frem i en tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Vestfold og Telemark.

Nå konkluderer Fylkesmannen: Medisinsk klinikk ved Sykehuset Telemark sikrer ikke forsvarlig styring av bemanningen på sengepost mage/tarm i Skien i forhold til pasientbelegget. 

I sluttrapporten konkluderes det med at forbedringsarbeidet rundt dette allerede er i gang, men Fylkesmannen konstaterer likevel med at det er påvist et lovbrudd. 

Varden[bak betalingsmur] har omtalt saken.

12 ansatte skrev bekymringsmelding

Bakgrunnen for tilsynet var en bekymringsmelding fra 12 ansatte på mage/tarm-sengeposten ved Sykehuset Telemark.

Bekymringsmeldingen gikk blant annet på at det var stort press på seksjonen, mangel på sengeplasser og dårlig grunnbemanning. 

På bakgrunn av bekymringsmeldingen reiste Fylkesmannens tilsynsteam derfor på tilsyn 3. og 4. oktober 2018. 

«Fylkesmannen la merke til en betydelig uoverensstemmelse i hvordan ledelsen og de ansatte beskrev arbeidsmengden», skriver Fylkesmannen i sin rapport.

Forskjellig beskrivelse av samme dag

Ledelsen beskrev for tilsynsteamet at det var såkalt «grønt sykehus» og «grønn seksjon» – det vil si at det ikke var overbelegg den dagen de var på besøk.

Samtidig opplyste de fleste ansatte for tilsynsteamet at arbeidsmengden den samme dagen var svært stor, og at det var flere pasienter i overbelegg. 

Tilsynsteamet valgte derfor å gå rundt på sengeposten og telle antallet pasienter selv.

De fant da at den aktuelle sengeposten hadde 15 pasienter, hvorav 3 korridorpasienter, mens det var normert for 12 pasienter. Det var altså 3 pasienter i overbelegg.

Ledelsen hadde ifølge Fylkesmannen ingen forklaring på dette.

Registrerte «varme senger»

I tilsynsrapporten skriver Fylkeslegen dette:

«Ved samme anledning presenterte ledelsen en oversikt/utskrift fra dataprogrammet DIPS, som viste 12 såkalte ‘varme senger’ i bruk. Tilsynsteamet ba om å få en forklaring på hva slags statistikk dette er, hva ‘varme senger’ innebærer og til hvilken tid på døgnet (eventuelt flere tider på døgnet) denne oversikten tas ut av DIPS.»

I rapporten kommer det frem at ledelsen ikke hadde svar på dette verken under tilsynsbesøket eller under det første uanmeldte besøket etterpå.

Svar har kommet ved senere uanmeldte besøk og i skriftlig form, ifølge tilsynsrapporten.

Pasient lå i korridor – men var ikke korridorpasient

I løpet av fem uvarslede besøk de neste månedene ble det gjort flere funn, ifølge tilsynsteamet: Det var forskjeller mellom tilsynsteamets egne observasjoner av pasientbelegg og statistikk fremlagt av ledelsen.

Ledelsen var usikre på hvorfor det faktiske pasientbelegget var annerledes enn tallet på «varme senger» som ble tatt ut av datasystemet samme morgen.

Arbeidslister for personalet og oversikt på vaktrommet over inneliggende pasienter samsvarte med det tilsynsteamet så, men var annerledes enn ledelsens statistikk over «varme senger».

I oppsummeringen av funnene heter det videre:

«Tilsynsteamet observerte en pasient som lå på korridoren. Det ble opplyst at vedkommende ikke ble regnet som korridorpasient. Han var imidlertid innlagt, og alle sengerommene var opptatt.»

«Varme senger» viste ikke nåsituasjonen

I helseforetakets svar til Fylkeslegen kommer det frem at statistikken over «varme senger» som de viste til ved tilsynsbesøket, ikke gir et øyeblikksbilde, men er et gjennomsnittstall for pasientbelegget hele foregående døgn, altså gjennom 24 timer. 

I dette tallet er ikke pasienter som er i permisjon, eller som har vært borte fra sengeposten på grunn av opphold på sykehotellet, intensivavdelingen eller annen teknisk sengepost, medregnet, heter det i rapporten.

Polikliniske pasienter som har vært innom sengeposten og fått seng for en kortere periode, er heller ikke med i oversikten. Antallet «varme senger» avspeiler ikke det dynamiske bildet, heter det i sluttrapporten.

Begrenset anvendelighet

Senere fikk Fylkesmannen opplysning om at oversikten over «varme senger» er ment å brukes til å se på trender, utvikling og statistikk. 

Helseforetaket ga tilbakemelding om at ledelsen også har andre måter å fremskaffe informasjon om pasientbelegg og bemanning på: «Lister tatt ut via sykehusets sentrale data- og analysesystemer angir pasientbelegg der og da, forutsatt at personalet har hatt tid til å oppdatere systemet med informasjon om klokkeslett for innskriving og utskriving.»

Ifølge tilsynsteamet var det under de første tilsynsbesøkene mangelfull kunnskap hos ledelsen om hvorfor statistikken over «varme senger» hadde begrenset anvendelighet når det gjaldt å vurdere personalets arbeidsmengde i en nåsituasjon.

– Så overbelegget med selvsyn

– Bekymringsfullt, sier fylkeslege Steinar Aase om funnene de gjorde i tilsynene.

– Punkt 1 for å kunne planlegge bemanningen og kapasiteten er å være oppdatert på hvor mange pasienter man faktisk har. Det var ikke tilfellet da vi var på tilsyn. Vi så ved selvsyn at belegget var høyere enn ledelsen sa det var. De ansatte på avdelingen var mer oppdatert enn ledelsen, sier Aase.

– Prinsipielt mener jeg ledelsen ved enhver avdeling må være oppdatert på nåsituasjonen. Best oversikt får ledelsen ved å gå ut i avdelingen og selv se hvor mange og hvilke pasienter den har. Først da kan man si noe om den faktiske kapasiteten på en avdeling, sier han.

– God oversikt

Tom Helge Rønning, administrerende direktør ved Sykehuset Telemark HF, har mottatt sluttrapporten og er kjent med konklusjonen om lovbrudd.

– Hvordan følger dere opp dette videre?

– Vi tar det til etterretning og vil gjøre de justeringene som behøves innen fristen, sier Rønning, som påpeker at han mener driften er forsvarlig.

– Er dere enige i tellingen tilsynsteamet har gjort?

– Jeg tror vi har god oversikt over det faktiske pasientbelegget. At det ikke har vært 100 prosent samsvar mellom tallene, tror jeg skyldes etterslep i registreringen. Men jeg ønsker ikke å gå i noen polemikk med Fylkesmannen, så vi tar som sagt dette til etterretning.

– Kan det være flere steder ved helseforetaket der det ikke er samsvar mellom det pasientbelegget ledelsen oppgir, og det faktiske pasientbelegget?

– Vi vil se om det er læringseffekt for resten av sykehuset. Det er ledelsens ansvar å rette opp i dette, sier han, og peker på at en applikasjon som registrerer pasientbelegget hvert femte minutt, vil bli bedre implementert, så det kan utvikles som verktøy til lederstøtte.

Helseforetaket har fått frist til 1. oktober med å gi Fylkesmannen tilbakemelding om hvilke tiltak de skal iverksette.