Alle personal­dokumenter skal vurderes ved innsynskrav

– Hva er den generelle regelen for innsyn i personalmapper?

– Det er ikke noen generell regel her, men innsyn reguleres av offentlighetsloven, og på vanlig måte må man ha lovhjemmel for å unnta opplysninger. Det kan for eksempel være opplysninger underlagt taushetsplikt, sier jurist i Presseforbundet, Kristine Foss.

Hun er i tillegg sekretær i Pressens offentlighetsutvalg, som jobber for å spre kunnskap om innsynsrettigheter til redaksjoner og journalister.

LES:  Alle kan få innsyn i personalmappa di

Rett til innsyn

– Kan personalsaker og saker hvor helsepersonell har fått en advarsel eller annen reaksjon fra Helsetilsynet unntas?

– Nei, så lenge handlingen har sammenheng med arbeidsoppgaven og det er ilagt en tjenstlig reaksjon, vil det sjelden være grunnlag for å unnta dette fra innsyn, sier Foss.  

Alt skal vurderes

I ett av innsynskravene som ble sendt inn, har Sykepleiens allierte sykepleier fått beskjed om at personalsaker legges i en «mappe 2» som ingen andre enn personalrådgiver og HR-avdeling har tilgang til.

– Er det lov å operere med to mappesystemer hvor det ene er helt lukket?

– Man kan ha så mange mapper man vil, men alt innhold må vurderes opp mot offentlighetsloven ved innsynskrav. Man kan altså ikke legge deler av saksdokumentene i en egen mappe og definere dette som hemmelig, det er i strid med offentlighetsloven, sier Kristine Foss.

Forskjellig saksbehandling

Alle de fem innsynskravene innsynskravene Sykepleien sendte ut til tre sykehus og to kommuner, er behandlet forskjellig.

– Dette viser at selv om de alle følger samme lov, er praktiseringen høyst ulik. Dette handler om kultur og evne til å følge de kravene som ligger i offentlighetsloven, både til å gi innsyn og til å svare raskt. Men det handler også om usikkerhet og uvitenhet om hvilke regler som faktisk gjelder og hvilke opplysninger som er underlagt taushetsplikt og hvilke som ikke er det, sier Foss.

Advokaten sier det er et ledelsesansvar å sørge for at ansatte er godt nok opplyst til å kunne behandle innsynskrav etter loven.

LES:  Innsyn i personal­mapper: NSF støtter åpenhet

Vil ikke sende opplysninger på e-post

En av våre sykepleiere fikk følgende beskjed på innsynskravet i sin egen personalmappe:

«Jeg kan ikke oversende dokumentene per e-post, da vi ikke kan sende sensitiv informasjon elektronisk (flere dokumenter inneholder fødselsnummer, som anses som sensitivt. Vil du at jeg skal printe ut innholdet og sende deg, eller vil du komme innom og ta en titt sammen med meg?»

– Hva tenker du om et slikt innsynssvar? 

– Dette er tungvint, tidkrevende og gjør det vanskelig for begge parter – både det å gi innsyn, og å få innsyn, sier Foss.

Forvaltningens plikter

Hun mener dagens teknologi har styrket innsynsretten ved at det går raskere å få innsyn, og det krever mindre av forvaltningen å gi innsyn.

– En praksis der man må møte opp eller motta dokumentene i posten, er et tilbakeskritt. Hvis man mener oversendelse av opplysninger krever ekstra sikkerhet, bør man kryptere før man sender.

Foss mener man bør kunne forvente at alle offentlige organ har et system for å sende sensitiv informasjon på e-post i 2018.

– Forvaltningen har en plikt til å tilrettelegge for innsyn, og bør ta i bruk elektroniske hjelpemidler som finnes for å gi tilgang til offentlig informasjon, sier Foss og legger til:

– Når det er sagt, virker det litt overforsiktig at man ikke kan sende dokumenter som inneholder noen få fødselsnummer på e-post. Fødselsnummer er ikke taushetsbelagt informasjon, og det er enkelt tilgjengelig andre steder. Når det, som her, er snakk om mindre mengder fødselsnummer, bør disse kunne sendes ut på e-post, sier hun.

LES:   Åpenhetsindeksen og fakta om åpenhet i norske kommuner

LES:  Åpenhetsråd til kommunene fra Pressens offentlighetsutvalg