Snudde avdeling med dårlig rykte til å bli ettertraktet «snakkis»

Pia Helen Hotti Simensen er leder for avdeling for fordøyelse og nyremedisinsk – sengepost på Universitetssykehuset i Nord-Norge (UNN). Avdelingen har 33 ansatte.

På et lite kontor setter seksjonslederen og avdelingens tillitsvalgte, Maria Solvang, seg ned på de ledige stolene. Persiennen foran vinduet stenger ute en lav Tromsø-sol.

Sykepleier Simensen har klart å snu et hardt presset arbeidsmiljø og avdelingen har blitt en «snakkis».

Motiverte til endring

Simensen ble ansatt som seksjonsleder for godt over et år siden. Hun har gått gradene i avdelingen opp mot lederposisjonen. Nyutdannet sykepleier, assisterende leder, deretter konstituert til og fra, til hun ble fast seksjonsleder.

Planlegging av omorganiseringen på avdelingen startet ganske raskt etter at hun tok over.

– Alle var motiverte til å gjøre en endring, så dette var ikke en enmanns jobb, sier Simensen.

– Vi har aldri hatt et direkte dårlig arbeidsmiljø, men et veldig stort arbeidspress.

Sykefraværet var høyt. Det var elleve ubesatte stillinger og vanvittig høy utskifting av personalet.

Stort press

Avdelingen var i mange år organisert med en gruppelederfunksjon. Over lang tid var tilbakemeldingene at denne rollefordelingen ikke fungerte.

Gruppeledersykepleier hadde ansvaret for medisiner og legevisitt. Kollegiet rapporterte til gruppeleder hver dag.

Sykepleieren var gruppeleder en uke av gangen. Det kunne være opp mot elleve pasienter å ha ansvar for, hvis det var overbelegg.

– Når fredagen kom, var sykepleierne ofte veldig slitne. Ved å gjøre denne omorganiseringen ser vi at gjengen har mer overskudd, lege får en mer oppdatert sykepleier og pasienten får mer helhetlig og god sykepleie som i det totale bidrar til en bedre pasientsikkerhet. 

– Diplomatisk prosess

Simensen startet omorganiseringen av posten med bred involvering av de ansatte. Idémyldring, hospitering på andre avdelinger på UNN og ekstraordinære avdelingsmøter med avstemming blant de ansatte.

– Jeg hadde noen tanker om hva som kunne passe for oss, sier hun.

Hun fikk tydelige tilbakemeldinger på hva som kunne gjøres.

– Det var en diplomatisk prosess. Jeg la frem forslag, der alle fikk lov å avgi sin stemme på hvordan de ville organisere seg. Men alle var veldig samstemte på hva de ønsket: Primærpleie.

– Så da var det bare å gå i gang. Sette en dato.

Fordeler pasienten hver dag

Noen kaller det for primærsykepleie, de har valgt å kalle det for primærpleie siden de har både assistenter og helsefagarbeidere på posten.

– Det er et mer inkluderende valg, sier seksjonslederen.

De fordeler pasientene hver dag, og etterstreber at pleierne kan følge opp over tid.

– Faste pasienter gir et mer helhetlig ansvar.

Sykepleieren gir medisiner, går legevisitt og følger opp pasienten til andre instanser.

Den fordelingen har gjort at totalbelastningen på sykepleierne har gått ned.

– Vi ser en klar nedgang i sykefraværet, og vi er sterkere til å håndtere fraværet som naturlig kommer, sier Simensen.

Hun snur seg mot kollegaen for at hun kan kommentere.

– Jeg får tilbakemeldinger om at sykepleierne kommer seg gjennom dagen på en mye bedre måte, sier tillitsvalgt Maria Solvang.

Kjempegevinst

– Nå har vi oversikt og kan svare på spørsmål fra leger og pårørende. Før var det slik at «hvis det sto i notatet, var det vel sant», fortsetter Solvang.

– Legen forventer informasjon. Som sykepleier føltes det som ikke ha gjort jobben sin. Det gir ikke selvtillit, særlig var det tungt for de nyutdannede. Det ble en dårlig start på dagen, sier hun.

På avdelingen er det to fagfelt: fordøyelse og nyremedisinsk. Derfor har de to legegrupper. Tradisjonelt sett var avdelingen delt etter fag.

– Målet var å bli mer ett og forenes. Etter omorganiseringen fikk vi en stor følgegevinst som vi ikke hadde forutsett. Det er ikke lengre et tydelig skille mellom fagfeltene. Vi er blitt en mer forent sengepost. Kollegiet er blitt mere «allroundere» som går på tvers av nyre- og fordøyelse, sier Pia Simensen.

– Vi har nå også klart å snu et dårlig rykte.

Hun forteller at avdelingen var kjent på Universitetet i Tromsø (UiT) og på UNN som et hektisk sted.

– Nå ønsker mange seg hit, og spør «hva har dere gjort?».

Omorganiseringen har vært rekrutterende for­ å fylle de ubesatte stillingene. Simensen tror det hjelper at ansatte fremsnakker sin arbeidsplass.

– Alltid noen som kjenner noen, som kjenner noen. Nå er ryktet at vi tar vare på ansatte, pasienter, pårørende, hospitanter og studenter, sier hun.

Krevende for alle fagfelt

– Det krever mye av Maria og resten av gjengen som skal gjennom en stor omorganisering og lære seg nye måter å jobbe på. Det har vært veldig viktig for meg å være med i prosessen sammen med kollegiet.

– Å omorganisere en hel arbeidsdag og gjennomføre en ny måte å jobbe på er intenst, og det krever masse av meg som leder. Ikke bare har det vært intenst for meg, men for lederstøtte (det som tidligere het assisterende i UNN) og for fagsykepleierne våre. Da vi alle skal være veldig på, til stede og tilgjengelig. Når det er sagt, er det så innmari verdt det når vi nå begynner å se resultatene. 

Men det har vært en omstilling for hele avdelingen.

– For legegruppen var det en overgang. Nå var det ikke bare en person å forholde seg til hver dag. Det ble litt rot, sier Maria Solvang.

Når visitten skulle gå, måtte leger vente på at alle hadde vært i previsitt.

– Mye mer dialog

Nå har avdelingen rom for å gjøre justeringer. De møtes hver dag klokken halv åtte og ønsker hverandre god morgen. Fordeler oppgaver og rapporterer.

– Det har blitt en arena hvor vi snakker om hvordan kveldsvakten var, og om utfordringer og løsninger. Mye mer dialog, sier Simensen.

– Stiller vi direkte spørsmål blir det ofte ærlige svar.

Tillitsvalgt Solvang er enig:

 – Vi blir møtt når det oppstår problemer.

Klokken 10.45 er det tavlemøte. Da går de systematisk gjennom alle pasienter i forhold til pasientsikkerhet.

– En fin arena for å kartlegge den enkeltes dag. Og veldig hyggelig at vi har kommet dit at kollegaer spør meg om hvordan min dag er, sier seksjonsleder Simensen.

Ikke kostet en krone

 – Vi jobber hver dag for et godt arbeidsmiljø. Vi er veldig ydmyke, da vi alle vet at det er store variasjoner i en drift. Vi vet hva vi har i dag. I morgen kan situasjonen være en annen. Vi har ingen garantier for at det skal vare. Men vi har fått på plass noen viktige grunnsteiner i grunnmuren vår og en struktur som gir oss en bedre forutsetning for å lykkes i det lange løp også, sier Simensen.

– Jeg ser på det som vårt samfunnsansvar å ta vare på våre ansatte, slik at vi kan levere gode helsetjenester til våre onkler, tanter, besteforeldre og resten av Nord-Norges befolkning, sier hun.

Simensen har fått full støtte av klinikksjef og avdelingsleder underveis i omorganiseringen. Før sommeren leverer hun master i helseledelse i regi av Helse Nord. Hun mener det gir en teoretisk tyngde og flere verktøy.

– Det vi har gjort har ikke kostet en krone, men det har kostet egeninnsats, sier Simensen.