Oslos avvikssystem slaktet

Høsten 2013 foreslo bystyrerepresentant Ivar Johansen (SV) i Oslo at bystyret skulle be Kommunerevisjonen ta en gjennomgang av det elektroniske internkontroll- og kvalitetssystemet Kvalitetslosen, som var innført ved 22 sykehjem i Oslo. Det ble enstemmig vedtatt.

Svakheter

Da kommunerevisjonen kom med rapporten før jul, var det ikke mye skryt å få for Oslo kommunes avvikshåndtering: «Det synes å være en klar underrapportering av avvik». «Det manglet en omforent forståelse av hva som skulle meldes som avvik», og «Det var svakheter ved ledelsens behandling av avviksmeldingene og systematiske vurdering av mønstre i avviksmeldingene», er blant funnene i rapporten, som baserer seg på gjennomgang av avvik og intervjuer med ledere og ansatte ved Lilleborg og Ryen sykehjem.

Hoppet i stolen

Sykehjemsetaten og sykehjemmenes svar på tiltale er økt opplæring, sikre tilgjengelighet til systemet for alle ansatte og det noe ulne begrepet «større fokus». Siden avtalen om bruk av Kvalitetslosen går ut i 2015, vil Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester nå se seg om etter et nytt felles elektronisk dokumentstyrings- og avvikssystem.

– Jeg hoppet i stolen da jeg hørte det. Det hjelper ikke med nytt system når de som sitter og tar imot meldinger enten ikke har muligheter eller ressurser til å behandle dem eller ikke alltid gjør som de skal, sier fylkeslederen av Norsk Sykepleierforbund i Oslo, Line Orlund.

Kultur og bruk

– Reglene er slik at det må gjøres en ny anskaffelse av elektronisk dokumentstyrings- og avvikssystem når eksisterende avtale går ut. Da vil vi utarbeide en kravspesifikasjon og den som leverer det beste tilbudet blir valgt, sier kommunikasjonssjef i Sykehjemsetaten, Sofus Urke.

– Hvordan skulle «det perfekte avvikssystemet» fungert? 

– Vi vil vurdere blant annet funksjonalitet og driftssikkerhet. Vår erfaring er at potensialet for hensiktsmessig bruk i større grad er knyttet til kultur og kompetanse for avviksbehandling blant ledere og ansatte, enn til funksjonalitet i elektronisk programvare, sier Urke.

Ikke imponert

Ivar Johansen er ikke imponert:

– Om eldrebyråden nå skroter Kvalitetslosen, har hun ikke forstått hva som er kjernen i problemene. Selve programmet er jo utmerket. Det er implementering, oppfølging og bruk i organisasjonen som svikter. Ansatte gidder ikke legge inn avvik når ikke leddene over følger opp, og setter inn tiltak for å kvittere ut avvikene. Uten vilje og evne til å rydde i dette er all datastøtte bortkastet.

Og så legger han til i all be­skjedenhet:

– Det bekymrer meg at det måtte til et initiativ fra meg, som bystyrerepresentant, for å avdekke at det glansbildet eldrebyråden tegner om sykehjemmenes kvalitetssikringssystem slett ikke stemmer med virkelighetens. Skal ikke bystyret kunne stole på at byråden på et litt overordnet nivå gir bystyret et korrekt bilde av situasjonen ved byens sykehjem? Når Kommunerevisjonen forteller at sykehjemmene ikke har «et tilfredsstillende grunnlag for læring av feil og uønskede hendelser, forebygging av gjentakelser og systematisk forbedring av tjenestene», ja, da har ikke eldrebyråden gjort jobben sin. 

Skal følge opp

Byråd for eldre, Aud Kvalheim, minner om at det er et stort arbeid å få avvikssystemet til å fungere slik de ønsker det. Derfor arbeider de kontinuerlig med det, som også bystyret orienteres om. Hun mener de trenger et enklere system som gjør det lettere for de ansatte å rapportere, og enklere å systematisere informasjonen. 

– Jeg er glad Kommunerevisjonen har gått igjennom avviksbehandlingen på to av byens 48 sykehjem, og vi følger opp rapporten. Den gir oss hjelp og råd. Slike rapporter behandles i Helse- og Sosialkomiteen der SV og Ivar Johansen ikke sitter. Komiteen hadde denne rapporten til behandling rett før jul. De fikk den informasjonen de spurte om fra byrådet, samt mer, og komiteen avsluttet så sitt arbeid med rapporten, sier hun og legger til om prosessen med å skaffe nytt avvikssystem:

– Det som fungerer godt, tar vi vare på. Der det er forbedringspotensiale, følges dette opp. 

Les mer om avvikshåndtering her.