Noe å rapportere?

Er rapporten for kort, kan det faglige gå tapt. Er rapporten for lang, kan det fort bli overtid. Ved Seksjon for blodsykdommer ved Rikshospitalet har den muntlige rapportsituasjonen forandret seg de siste årene. Rapporten kom i fokus fordi to enheter med ulik rapporttradisjon ble slått sammen i 2000. En måtte finne en felles løsning, og rapportsituasjonen ble diskutert både i formelle og uformelle fora.

Diskusjonene gikk på tidsbruk, hvordan innholdet i rapporten skulle formidles og detaljeringsgraden. Videre ble det diskutert stemninger, holdninger og om sykepleiernes stressnivå påvirket eller forstyrret en rapportsituasjon. For å gjøre en ytterligere kartlegging kom studien Hva påvirker sykepleiernes muntlige rapportsituasjon mellom dag- og kveldsvakt ved Seksjon for blodsykdommer? (1) i stand.

Resultatet av studien viser at det er stor forskjell på hvordan sykepleiere med mindre enn ett års erfaring, og de andre på avdelingen opplevde rapportsituasjonen. I tillegg viste studien viktigheten av å ha klart definert mål og hensikt med rapporten.

 

Risiko for dobbeltarbeid

Mye av litteraturen om emnet muntlig rapport er nært forbundet med skriftlig sykepleiedokumentasjon. Det har de siste årene vært en utvikling mot å avvikle muntlig rapport og kun basere informasjonsutvekslingen mellom skiftene på den skriftlige rapporten (2). Helsepersonelloven underbygger dette ved at kun dokumentert helsehjelp er gitt helsehjelp (3). Studier viser at muntlig rapport gir rom for samspill og refleksjon, og er en viktig arena for læresituasjoner mellom den erfarne og uerfarne sykepleier(4,5). Videre viser ulike studier at sykepleieren kommuniserer både verbalt og nonverbalt, samt at en er avhengig av å kjenne til samspillet og rutinene rundt muntlig rapport for å forstå alt som blir formidlet under rapporten (5,6). Ved bruk av muntlig rapport kan en risikere dobbeltarbeid ved at en både dokumenterer skriftlig og siden kommuniserer det samme muntlig (5). Verdien av muntlig rapport er likevel stor, fordi en gjennom rapportsituasjonen har mulighet til å påvirke kvaliteten på gitt sykepleie og til å påvirke samspill og holdninger blant sykepleierne (6,7,8).

 

Ti deltakere

Studien hadde et beskrivende design med en induktiv tilnærming til forskningsfeltet. Metoden for datainnsamling var intervju i fokusgrupper. Hensikten med fokusgrupper er å bruke gruppedynamikken til å få kvalitativt gode data om deltakernes erfaringer og meninger om et tema, problemstilling eller situasjon de har god erfaring med (9). Totalt deltok ti sykepleiere.

Den tabellen oppsummerer funnene i studien:

Tema belyst i fokusintervjuet	Sykepleiere ansatt under ett år	Sykepleiere ansatt over ett år
Innhold	For kort og standardisert Ønsker utfyllende rapport i den muntlige rapporten Ønsker rom for spørsmål	For detaljert og utfyllende Ønsker utfyllende rapport i sykepleiedokumentasjon Ønsker rapport uten spørsmål
Holdning	Påvirker i liten grad	Påvirker i stor grad
Stemning	Stress påvirker i en viss grad Dårlig stemning ved avbrytende spørsmål	Stress påvirker i stor grad Dårlig stemning ved uryddig seksjon og uforberedt rapport
Ønskede forbedringer	Mer tid og lengre overlapping Mer utfyllende informasjon Ønsker tid til spørsmål og svar	Ro rundt rapporten Kort, konsis og objektiv rapport Rapport uten avbrytelser og spørsmål
Negative sider ved daværende rapportsituasjon	Tidspress Dobbeltføring Annenhåndsinformasjon	Formidling av egne opplevelser og følelser Spørsmål og diskusjon medfører økt tidsbruk
Positive sider ved daværende rapportsituasjon	Opplever fellesskap og får overlevert kunnskap	Stimulerer til videre lesing i sykepleiedokumentasjonen
Funn felles for begge gruppene	Ingen opplever rapporten optimal på studietidspunktet Det er bra å få oversikt over alle pasientene Det er sjelden det går over tiden Det påvirker rapporten når noen kommer for sent og ved avbrytelser

 

Konsis eller detaljert?

Det kom klart frem av intervjuene at det ikke er definert eksplisitt hva som er mål og hensikt med den muntlige rapporten. Dette viste seg ved at sykepleierne hadde forskjellige forventninger til blant annet innholdet i rapporten. Noen ville ha en mer beskrivende og utfyllende rapport, mens andre ville at den skulle være så kort som mulig. Det at seksjonen ikke hadde arbeidet frem klar enighet om hva rapporten skulle være, medførte usikkerhet og forskjellige oppfatninger og ønsker i forhold til rapportsituasjonen. Hva som er rapportens hensikt og mål er det forskjellig oppfatninger av i teorien. Eggeland og Heinemann (10) mener rapporten skal gjøres kort og konsis, mens Moen m.fl. (3), sier det skal være rom for å utvikle profesjonell kompetanse og at en skal kunne søke råd og bekreftelse i rapporten. En har mulighet til å formidle personlige opplevelser og faglige spørsmål. Er rapporten kort og konsis, kan en miste noe av den faglige utviklingen. Ved en kort rapport legger en opp til at den skriftlige sykepleiedokumentasjonen må leses umiddelbart etter avsluttet rapport. Ved en utfyllende rapport er faren for overtid stor. Det er også fare for at en ikke bruker skriftlig sykepleiedokumentasjon fordi en tror en har fått nok informasjon. Dermed kan viktig informasjon gå tapt og en vil ikke få kontinuitet i sykepleien.

 

Rapportens innhold

Forskjellene på hva som ble sagt om innhold kan forklares ved at de som har vært ansatt over ett år har en annen historie og kjenner pasientgruppene og fagfeltet. Resultatene kan tyde på at sykepleierne ansatt over ett år stoler mer på egen kunnskap og erfaringer. De vil derfor heller lese sykepleiedokumentasjon for å få utfyllende informasjon. Dermed kan de danne seg egne oppfatninger av pasientsituasjonen. Ifølge Benner har en ekspertsykepleier blikket rettet mot framtiden, og har erfart at en må innstille seg på sannsynlige hendelser. Ekspertsykepleierne har mange pasienterfaringer som gjør det lettere å forutse en pasients utvikling (11). Sykepleierne som har vært ansatt under ett år er uerfarne på fagfeltet, kan være redde for å gjøre feil, og vil derfor stille spørsmål for å få utfyllende informasjon. Det kan virke som om de ikke opplever sykepleiedokumentasjonen dekkende nok. Noviser har ikke erfaring med alle situasjoner de blir stilt ovenfor, og trenger regler å handle ut fra (11).

For å kunne få fram innholdet på en god måte og kommunisere verbalt bra, er det viktig at sykepleierne planlegger, vurderer og strukturer rapporten. Planlegging er viktig både ved å gi og få rapport (10).

 

Holdninger og stemninger

Synet på om holdning og stemning påvirket rapportsituasjonen henger også sammen med hvor lenge sykepleierne hadde vært ansatt. De nyansatte var mer overbærende i forhold til holdning og stemning. De syntes ikke dette hadde noen stor påvirkningskraft på rapporten. Den andre gruppen mente derimot at dette påvirket i stor grad. Årsaken til at det er forskjell mellom gruppene kan sees i sammenheng med Benners kategorisering av nivåer hos sykepleierne. Som ny er en svært opptatt av å lære seg rutiner og sette seg inn i fagfeltet. En har ikke kapasitet til å følge med på mye annet. Erfarne sykepleiere er mer bevisst på dette. Sykepleiere overfører holdning og stemning som kan ha både positive og negative konsekvenser for rapportsituasjonen (12). Ved all kommunikasjon gir en andre inntrykk. Dermed blir det viktig å være bevisst på hva slags signaler en gir (13). Overføring av holdninger er ikke bare negativt. En kan vise gode holdninger som andre adopterer og gjør til sine. Hvordan en sykepleier presenterer innholdet og deltar i en rapport skaper et førsteinntrykk i forhold til hennes profesjonalitet overfor kolleger (10).

Alle sykepleierne mente avbrytelser og forstyrrelser påvirket rapportsituasjonen. En viste en negativ holdning ovenfor sine kollegaer og liten respekt for at det foregikk et rapportmøte.

 

Ønskede forbedringer

I forhold til ønskede forbedringer og positive/negative sider ved dagens rapportsituasjon, viste det seg at det sykepleierne ansatt i under ett år opplevde positivt, fant de erfarne negativt og omvendt. Ønskene til de respektive gruppene, samt de negative og positive sidene kan sees i lys av Benners teori som kjennetegner sykepleiere på ulike nivå. I tillegg kan det ha en sammenheng med det andre hovedfunnet, nemlig at det ikke forelå noe fastsatt mål og hensikt ved rapporten. Alt det sykepleierne sier er sammenfallende med ulike teorier og kunnskap fra andre forskningsstudier, derfor er det ikke noe av det sykepleierne sier som skiller seg ut som riktig eller gal tilnærming til muntlig dokumentasjon. Det er ikke enighet i litteraturen hva en rapport skal være (2,4,7,10). Det er økende fokus på økonomi i helsevesenet. Ser en på den muntlige rapporten med økonomisk blikk kan en oppleve å få kritikk på grunn av manglende effektivisering. Ettersom det er økt vektlegging på skriftlig dokumentasjon som et ledd i kvalitetssikringen av helsetilbud, kan en også spørre seg om den muntlige rapporten er unnværlig. I studien var det ingen av sykepleierne som uttrykte at de ønsket å fjerne den muntlige rapporten. Funnene i studien blir sammen med annen forskning og litteratur viktige momenter å ta hensyn til når man eventuelt skal omorganisere den muntlige rapportoverføringen.

 

Artikkelen er utarbeidet med veiledning fra Senter for pasientmedvirkning og sykepleieforskning, Rikshospitalet.

  

Litteratur:

1.                  Nilsen M, Person L. Hva påvirker sykepleiernes muntlige rapportsituasjon mellom dag- og kveldsvakt ved Seksjon for blodsykdommer? Diakonhjemmets høgskole 2003.

2.                   Moen m.fl. Dokumentasjon og informasjonshåndtering. Faglige og juridiske utfordringer og krav til journalføring for sykepleiere. Oslo: Akribe forlag, 2002.

3.                   LOV 1999-07-02 nr 64 Lov om helsepersonell m.v. (Helsepersonelloven)

4.                   Gundersen SØ. Rapporten - arena for refleksjon? Publikasjonsserie 30/1997 ISV. Universitetet i Oslo 1997.

5.                   Payne S, Coleman P. Interaction between nurses during handovers in elderly care. Journal of Advanced Nursing 2000: 32(2): 277-285.

6.                   Hays MM. An exploratory study of supportive communication during shift rapport. Southern Online Journal og Nursing Reasearch 2002: sep; 3.

7.                   Grønvold L. Rapport handler om at noe er viktig. Universitetet i Tromsø, 2000.

8.                   Kerr MP. A qualitative study of shift handover practice and function from a socio-technical perspective. Journal of Advanced Nursing 2002: Jan; 37(2).

9.                   Krueger RA, Casey AC.                                                                                       Focus groups. 3. opplag. London: Sage, 2000.

10.                Eggland ET, Heinemann DS. Nursing documentation, Charting, Recording and Reporting. JB Lippincott Company 1994.

11.                Benner P. Fra novice til ekspert: dyktighet og styrke i klinisk sykepleierpraksis. Oslo: Tano Munksgaard, 1995.

12.                Hamran T. Pleiekulturen, en utfordring til den teknologiske tenkemåten. Oslo: Gyldendal norsk forlag, 1992.

13.                Stensaasen S, Sletta O. Gruppeprosesser. Læring og samarbeid i grupper. Oslo: Universitetsforlaget, 1996.

14.                Wadel, C. Kommunikasjon - et mangfoldig samspill. Flekkefjord: SEEK a/s, 1999.