På tide med noe nytt? Sjekk Stavanger kommunes tips om nytt journalsystem

I likhet med et flertall av norske kommuner, er Stavanger i gang med å skaffe seg en ny og forhåpentlig langt mer nyttig løsning for elektronisk pasientjournal (EPJ). 

– Vi har altfor lenge akseptert elendig brukervennlighet, sukker Kristine Skjøthaug, kommunens avdelingssjef for e-helse og velferdsteknologi.

– Journalsystemet vi bruker i dag, ble lansert omtrent samtidig med Nokia 3210.

Hun snakker om CosDoc, som kom på markedet i 2001. Mobiltelefonen Nokia 3210 ble lansert to år tidligere.

[Se tilsvar fra Dips Front AS, selskapet bak CosDoc, lenger ned i saken.]

– Gir liten støtte

Skjøthaug betrakter EPJ som det viktigste arbeidsverktøyet for alle i helse og omsorg, og samtidig et av de mest utdaterte.

– Systemet er hovedsakelig laget for å dokumentere, men gir liten støtte for videre pasientløp, sier hun.

– Det er i stor grad fritekstbasert, noe som gjør at ansatte bruker mye tid på å lete etter relevant dokumentasjon. Vi er avhengige av at de flinke folkene vi har på jobb, har veldig mye i hodet.

Hun viser til en OECD-rapport fra 2019, der det konkluderes med at helsesektoren ligger tiår bak andre bransjer når det gjelder å realisere gevinster av digitalisering.

– EPJ er selve grunnmuren i helse- og omsorgstjenestene. Det treffer alle. Nettopp derfor er det også svært krevende å skifte ut.

Går sammen

Skjøthaug vet bedre enn de fleste hva hun snakker om. 

Ved siden av sjefsstillingen i Stavanger, leder hun det såkalte Boen-samarbeidet. Her har fem kommuner gått sammen i den krevende prosessen med å anskaffe nytt EPJ-system.

I tillegg har de øvrige 22 Rogaland-kommunene sluttet seg til Stavangers anskaffelse, 17 på fullmakt og 5 på opsjon. Også 5 kommuner fra Søre Sunnmøre er med på opsjon.

– Boen-kommunene skal ikke kjøpe noe sammen, men har felles leverandørdialog og et samarbeid der vi peker i samme retning med hensyn til blant annet tekniske krav, forklarer hun.

Krevende skifte

Boen- og Rogaland-kommunene er langt fra alene på markedet. 

80 prosent av kommunene som deltok i en undersøkelse KS gjennomførte i 2023, oppga at de var i gang med eller planla å skaffe seg nytt journalsystem. 

Men slikt tar tid. Ikke minst når man er blant dem som forsøker å tråkke opp stien først. 

– Det har vært krevende, men situasjonen blir ikke bedre av å sitte stille i båten, konstaterer Skjøthaug.

Selv har hun ikke sittet spesielt mye stille i båten de siste årene. Men kort tid etter at hun startet prosessen med å få på plass nytt EPJ-system i 2020, kom pandemien skyllende inn over landet. Den måtte håndteres først.

Den gangen var, ifølge Skjøthaug, EPJ-leverandørene uansett ikke klare til å levere noe vesensforskjellig fra det de allerede brukte. 

En løsning som altså stammet fra tiden da en runde Snake var noe av det heftigste du kunne gjøre på en mobiltelefon.

De siste par årene har det derimot skjedd mye på EPJ-fronten. 

Nye løsninger

I dag står en rekke EPJ-leverandører mer eller mindre klare til å levere nye systemer med løfter om sømløs informasjonsflyt og intuitivt grensesnitt.

– Jeg tror både Akson og Felles kommunal journal har bidratt til en nødvendig modningsprosess for å finne ut hvor vi skal, sier Skjøthaug.

Hun viser med det til den store innsatsen som ble gjort i kjølvannet av stortingsmeldingen «Én innbygger – én journal». Den beredte grunnen for en felles informasjonsplattform innen helse og omsorg i norske kommuner. 

Ideen om en felles EPJ-løsning ble senere lagt til side til fordel for et mer konkurransedrevet marked der kommunene fikk hjelp til å fremme felles krav og ønsker til leverandørene.

– Vi har brukt mye tid på dialog med leverandører, og det har skjedd betydelige endringer siden vi først startet opp denne prosessen, sier Skjøthaug.

– Tiden dette har tatt har kanskje vært verdt det, men det gjenstår å se.

Skjøthaug forteller at de fem medlemmene av Boen-samarbeidet – det vil si Stavanger, Bergen, Kristiansand, Bodø og Bærum – også hadde vært samarbeidskommuner til det som ble kalt Felles kommunal journal.

Sommeren 2023 la KS frem sine anbefalinger gjennom det som nå i stedet het «Felles journalløft for kommuner», og under Arendalsuka samme år fant de fem kommunene sammen.

– Vi skjønte at vi måtte øke hastigheten.

Nødvendig med samarbeid

En av de største utfordringene i anskaffelsesprosessen har ifølge Skjøthaug vært å få alle til å gå i takt.

– Det er mange aktører, mange styringslinjer og mange som eier ulike deler av kaka.

Likevel mener hun samarbeidet er helt nødvendig.

– For å få ut gevinstene må vi ha med oss kommunene rundt oss. Hver og en kan ikke gå for seg selv, og vi må være opptatt av å dele. Det har tatt tid, men jeg tror det har vært viktig og nødvendig.

I disse dager legger Stavanger sin anskaffelse av nytt EPJ-system ut på anbud med tydelige krav og spesifikasjoner. Når de kan være oppe i skarp drift, er foreløpig ikke lett å anslå.

– Først skal vi ha konkurranse med forhandlinger, forteller Skjøthaug.

– Vi er fortsatt i en tidlig fase, men håper å etablere et partnerskap med en leverandør der vi kan gå videre sammen.

Smertepunkt

Utfordringene er ikke over når EPJ-leverandør er valgt, forhandlinger fullført og kontrakter signert. Selve utskiftingen vil ifølge Skjøthaug kreve sitt.

– Vi kan jo ikke bare stenge ned sykehjem et par dager og si at når vi åpner igjen er det med det nytt og bedre EPJ-system.

– Innføringen er et potensielt smertepunkt, men tjenestene er overmodne for dette nå. Våre ansatte vet det kan gjøre vondt, men de er klare og skjønner at det er på tide å bytte.

Det jobbes med å lette overgangen. Blant annet skal 300 helseledere i fylket ha fått et kompetanseløft innen digitalisering. 

– EPJ skal være et verktøy for alle. Ikke noe andre jobber med. Vi trenger en felles forståelse av mulighetsrommet.

Store forventninger

Fortsatt er ikke alt på plass, men forventningene er store. 

– Et nytt system må ha høy grad av brukervennlighet, store samhandlingsgevinster og frigjøre tid for brukerne, understreker Skjøthaug.

– Dagens system frustrerer og krever en diger PDF-mappe med instruksjoner. Det nye må være intuitivt og faktisk hjelpe folk i jobben deres. Vi ønsker tilgang til rett informasjon til rett tid. Slik er det ikke i dag.

Skjøthaugs fremste råd til andre kommuner som er tidligere i løpet enn dem hun jobber med, er å få med ledere fra starten av og dessuten samarbeide med andre kommuner.

– Ofte er det en kommune i regionen som har kommet litt lenger, forklarer hun.

– De som er i tet, må hente med seg de rundt. Ingen løser denne floken alene. Det er ikke om å gjøre å komme først i mål, men å komme lengst sammen.