Helse Nord: Rekvisisjoner har ikke kommet frem til sykehusene

Fredag forrige uke oppdaget Helse Nord at røntgenrekvisisjoner for 264 pasienter i hele regionen ikke ble registrert som mottatt fra fastlegene til sykehusene.

Forsinket utredning

Helse Nord skriver i en pressemelding at det gjelder rekvisisjoner som ikke er registrert riktig i fastlegenes journalsystem. Kontrollmekanismene i sykehusene i Helse Nord har heller ikke fanget opp feilene.

– Konsekvensen er at pasienter ikke har fått time til røntgenundersøkelser, og enkelte har derfor fått forsinket utredning, skriver Helse Nord i pressemeldingen.

Sykehusene jobber med å rette opp feil

Helse Nord har gjort en gjennomgang i Helgelandssykehuset, Finnmarkssykehuset, Nordlandssykehuset og Universitetssykehuset i Nord-Norge (UNN) i Tromsø. Helse Nord har også melding om feilen til Helsetilsynet og Datatilsynet. 

Helse Nord opplyser at det har vært samhandling mellom sykehusene, leverandørene og Helse Nord IKT for å håndtere situasjonen. Det er iverksatt løsninger som gjør at feilen ikke kan skje på nytt. 

Finnmarkssykehuset: 16 følges opp for ny time

– Hvor mange pasienter gjelder dette hos dere?

– Til sammen 45 pasienter, der 16 følges opp for ny time. De øvrige 29 hadde allerede fått time på et tidligere tidspunkt før vi ble kjent med feilen – dette fordi pasientene enten hadde vært innlagt eller fordi det var purret på undersøkelsen, svarer medisinsk fagsjef ved Finnmarkssykehuset, Harald G. Sunde, i en e-post til Sykepleien.

Han forteller det meste handler om radiologiske undersøkelser og ortopediske tilstander som hofter, knær, føtter, skuldre.

– Men det er også noen andre undersøkelser som MR og CT, svarer han.

– Har dere kontaktet de aktuelle pasientene?

– De 16 henvisningene er nå gitt til våre radiologiske avdelinger i Finnmarkssykehuset. Disse startet mandag morgen med å prioritere og innkalle pasientene. Dialogen er vi ikke kjent med, men bakgrunnen forklares, skriver Sunde.

– Hva skjer nå videre?

– Henvisningene blir vurdert og prioritert, og pasientene vil bli undersøkt så snart det lar seg gjøre, svarer fagsjefen.

Nordlandssykehuset: De som haster mest, har fått ny time

Viseadministrerende direktør Beate Sørslett ved Nordlandssykehuset opplyser til Sykepleien at Helse Nord IKT har gjennomgått lister for alle helseforetakene.

– Listen inneholder 46 henvendelser som var ment som røntgenrekvisisjoner. Listen er gjennomgått og 20 av disse undersøkelsene er allerede gjennomført. De øvrige 26 pasientene vil få innkalling til time, hvor de som haster mest, allerede er kontaktet og får time denne uken, opplyser hun i en e-post.

Sørslett sier rekvisisjonen gjelder ulike tilstander.

– Har dere kontaktet de aktuelle pasientene?

– De pasientene som har fått time inneværende uke er kontaktet per telefon, øvrige er kontaktet enten per brev eller telefon, svarer Sørslett i en e-post.

– Hva skjer videre hos dere?

– Alle pasienter er nå satt opp til time på røntgen inneværende uke eller kommende uke, og vil bli satt opp til nødvendige videre forløp ut fra hastegrad, opplyser Sørslett.

Helgelandssykehuset: To hovedårsaker til at dette kunne skje

– Uttrekket fra Helse Nord IKT kunne tyde på 65. På grunn av noe dobbeltregistrering dreier det seg om 62 unike pasienter, opplyser prosjektleder Tom Dahlberg ved Helgelandssykehuset til Sykepleien.

Han skriver i en e-post at det er to hovedårsaker til hendelsen.

– Én er bruken av henvisning til røntgen via malen «den gode henvisning». Denne meldingen kommer ikke til vurdering i fagsystemet. Det betyr at henvisningen legger seg i pasientens journal uten at den går til vurdering til ansvarlig lege, sier han.

Den andre årsaken, forteller Dahlberg skyldes at fastleger i utgangspunktet skal bruke rekvisisjon til røntgen.

– Den går direkte til vurdering i røntgensystemet og blir vurdert av ansvarlig lege. Da sendes det kopi av rekvisisjon inn til DIPS fagsystem og pasienten blir satt på time, forklarer han.

Ifølge Dahlberg blir det iverksatt en varsling tilbake til henviser dersom man følger malen «den gode henvisning» ved bestilling av røntgen.

– Den blir da avvist av sykehuset og fastlegen må bruke rekvisisjon for å få bestilt røntgen. Det er i tillegg sendt ut melding til alle fastleger i Helse Nord om at de må påse riktig bruk av rekvisisjon til røntgen samt innlegg på Fastlegenytt.

Helgelandssykehuset har opprettet kontakt med pasientene det gjelder røntgenavdelingen. 

– Alle pasienter som er havnet utenfor rekvisisjonssystemet blir kontaktet fortløpende og får time til røntgen avhengig av hastegrad og alvorlighetsgrad, opplyser Dahlberg. 

UNN: 31 saker gjelder utredning eller kontroll av alvorlige tilstander

– Hvor mange pasienter gjelder dette hos dere?

– Det gjelder 96 pasienter som ble henvist til UNN, opplyser Markus Rumpsfeld i en e-post.

Han er senterleder ved E-helse, samhandlings- og innovasjonssenteret ved sykehuset.

Gjennomgangen UNN har gjort, viser at av de 96 henvisningene til UNN, så var 38 allerede fulgt opp.

– 27 saker er henvisninger som er forsinket, men gjelder enklere undersøkelser eller hvor det ikke er spørsmål om kreft eller andre alvorlige tilstander, opplyser Rumpsfeld.

31 av 96 henvisninger gjaldt nukleærmedisinske undersøkelser, brystdiagnostiske undersøkelser eller andre røntgenundersøkelser. Disse saken gjelder utredning eller kontroll av kreft eller andre alvorlige tilstander.

Kombinasjon av menneskelig svikt og systemfeil

– Har dere funnet ut hvordan dette kunne skje?

– Journalsystemer hos fastleger gjør det mulig å bruke henvisning til røntgenundersøkelser. Systemet krever rekvisisjon. Noen fastleger i Helse Nord har brukt feil meldingsformat slik at henvising har kommet inn i DIPS Arena, istedenfor som rekvisisjon i røntgeninformasjonssystemet (Sectra), skriver Rumpsfeld.

Dette gjelder ifølge Rumpsfeld kun undersøkelser til røntgenavdelingen, inkludert brystdiagnostisk senter, og nukleærmedisinsk avdeling. Oppsettet i regionens journalsystem har tidligere hatt filter eller barrierer for å fange opp feilsendte henvisninger til røntgen som inkluderer:

1) tilbakemelding til fastlege om at de ikke skal bruke henvisning, men rekvisisjon

2) henvisingen blir lagt til en udefinert arbeidsliste i Dips som følges opp daglig. Fra denne kan man sikre at røntgenavdeling og nukleærmedisin kan vurdere henvisning og gjøre den om til rekvisisjon og sette pasient opp til time.

– At dette kunne skje er resultat av en kombinasjon av menneskelig feil og feil i systemet. Resultatet ble at henvisningene la seg direkte i journalen til pasienten uten at noe system eller personell fanget opp disse som mottatt.

UNN har satt opp manuell sjekkrutine

– I pressemeldingen står det at det er iverksatt løsninger som gjør at feilen ikke kan skje på nytt. Hvilke løsninger er det?

– Leverandørene Dips og Helse Nord IKT jobber med å finne årsak til at tidligere sikkerhetssystem ikke fungerte, samt å finne løsning som hindrer liknende feil. UNN har satt opp manuelle sjekkrutiner som følges opp daglig til man er sikker på at ny løsning fungerer. Helse Nord har i samarbeid med sykehusene sendt ut pressemelding om feilen og det er formidlet i mediene til befolkningen. Fastlegene er informert, opplyser Rumpsfeld.

– Ingen pasienter har ytret bekymring

Konstituert avdelingsleder ved røntgenavdelingen, Hege Bratbak, sier i en e-post at alle berørte pasienter er blitt kontaktet og har blitt tilbudt time på kort varsel.

– Tilbakemeldingene fra timekontoret er at ingen pasienter har ytret bekymringer eller stilt spørsmål angående medieoppslag, skriver hun.

For en del av disse pasientene har, ifølge Bratbak, ikke systemfeilen medført unormal ventetid eller forsinket diagnose.

– Vi ofte mottar henvisninger fra primærhelsetjenesten i god tid før undersøkelsen ønskes gjennomført. Det vil si at vi klarer å sette opp på time innenfor fristene satt av enten primærhelsetjeneste eller etter vurdering av radiolog, skriver han.

Markus Rumpsfeld sier det er for tidlig å si noe om konsekvensene for den enkelte, men UNN vil sende oppfølgingsmelding til Helsetilsynet når sykehuset har mer informasjon.

Helsetilsynet: Begynt undersøkelser

Fagsjef Mona Kaasa i Helsetilsynet bekrefter at saken er varslet til dem.

– Vi holder på med innledende undersøkelser nå, og kan ikke si noe mer om hva vi gjør med saken ennå. Vi kan heller ikke si noe om alvoret i saken, fordi vi ikke pleier å kommentere saker underveis i saksbehandlingen, opplyser hun i en e-post.

Kaasa skriver at det ikke er ofte Helsetilsynet får slike saker på sitt bord.

Datatilsynet: Har avsluttet saken

Camilla Nervik er leder ved seksjon for offentlige tjenester i Datatilsynet. Hun opplyser at de har mottatt tre avviksmeldinger angående denne hendelsen.

– Alle de tre sakene er avsluttet fra vår side. Slik vi har forstått meldingene, skyldes avviket feilregistreringer, og ikke tekniske mangler. Avviket er oppdaget og håndtert av de sykehusene som har meldt fra til oss, så vi har derfor valgt å avslutte disse sakene uten videre oppfølging, skriver Nervik.

Hun opplyser at Datatilsynet ikke har mottatt tilsvarende avviksmeldinger fra helsesektoren tidligere.