Hva gjør du hvis du ikke får tilgang til elektronisk pasientjournal?

Natt til 3. juni var datasystemene på Universitetssykehuset i Nord-Norge (UNN) nede i tre og en halv time. Noen systemer var oppe, som 113, varsling, nødnett, telefon og alarmer.

Det viste seg at det var en teknisk feil på en nettverkskomponent, som medførte brudd på intranett- og internettforbindelsen. Tjenester som er avhengige av denne forbindelsen ble da berørt. Journalsystemet var ikke nede, men funksjoner på UNN som gjør oppslag mot internett, og intranett, virket ikke i denne perioden, får Sykepleien vite fra Helse Nord IKT.

– Jeg har ikke fått noen henvendelser om at dette gikk ut over sykepleiernes arbeid eller pasientene på noen måte, sier hovedtillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbund (NSF) ved UNN i Tromsø, Monica Fyhn Sørensen.

Oppdatering av program kan gi IKT-bortfall

Stadig flere av kjerneprosessene i spesialisttjenesten foregår digitalt og understøttes av IKT (informasjons- og kommunikasjonsteknologi). Det gir en sårbarhet rundt sikkerheten:

Naturkatastrofer eller ulike nettangrep kan sette sykehusenes IKT-system ut av drift. Men det trenger ikke være så dramatisk. Det kan være en feil på infrastrukturen som gjør at nettet faller bort, eller det kan være så prosaisk som bare en liten oppdatering av et program.

– Det skjer ikke sjeldent at man får en feil for eksempel under en oppdatering av programmet for elektronisk pasientjournal. Og når det først skjer en feil et sted, kan det forplante seg problemer til andre programvarer som skal integrere med den første, sier Børge Tomter, avdelingsdirektør i Helsetilsynet.

Han er overordnet ansvarlig for en ny rapport der Helsetilsynet har kartlagt fem sykehus og deres oversikter over kritiske system, risikovurderinger og nødrutiner ved bortfall av IKT-system. Undersøkelsen omfatter et foretak i hver helseregion og et privat ideelt sykehus.

De sendte selv inn svarene på spørreundersøkelsen, uten at Helsetilsynet observerte noe.

Mangler gode nok system for bortfall av pasientjournal

Resultatene viser at UNN ikke er alene om å oppleve at deler av IKT-løsningen faller bort. Sykehusene i rapporten fra Helsetilsynet har oppgitt en «oppetid» for elektronisk pasientjournal på mellom 99,6-100 prosent.

Forfatterne bak rapporten sier det er viktig å vite om dette er per uke, måned eller år. En oppetid på 99,9 prosent betyr en nedetid på 10 minutter per uke, eller 43 minutter per måned eller nærmere 9 timer på årsbasis.

– Er sykehusene godt nok forberedt på at IKT-systemene kan falle bort?

– På en del kritiske funksjoner som blodprøvetaking, legemiddelutdeling og bildeundersøkelser er det utarbeidet nødrutiner når systemet for elektronisk pasientjournal er ute av drift. Men få har god nok oversikt over hvilke pasienter som er inneliggende og planlagte. Det forverrer seg jo lengre tid systemet er nede, og utgjør en fare for svikt i forsvarlige helsetjenester, sier Tomter.

Pasienter som kommer til akuttmottaket mens journalsystem er utilgjengelig, må i stor grad behandles uten informasjon om tidligere behandling.

– Mange operasjoner kan bli utsatt dersom IT-systemene feiler. Pasienter som kommer til sykehuset for planlagt behandling, for eksempel på poliklinikk, blir ofte sendt hjem dersom journalsystemene feiler, sier Tomter.

Helsetilsynet fant også at virksomhetene i liten grad hentet ut rapporter fra avvikssystemene for å se på konsekvenser og planlegge tiltak ved bortfall av IKT i helsetjenestene.

Lesekopi kan være en løsning

Helseregionen for et av de fem sykehusene har planlagt å sette opp en såkalt lesekopi av elektronisk pasientjournal, som skal være kontinuerlig oppdatert. Det vil si at det ligger en kopi av elektronisk pasientjournal på en lokal server i tilfelle IKT-leverandørens tjeneste faller bort.

– Ingen av de fire andre sykehusene hadde planer om en spesiell løsning på problemet, så vi kan ikke peke på lesekopi som den beste løsningen. Men det virker som en funksjonell løsning som vi velger å nevne i rapporten. Den vil gi betydelig reduksjon av risiko, sier Tomter.

– Helsepersonell for lite med i risikovurderinger

Vanligvis gjøres risikovurderinger når et nytt system eller program innføres. Men Tomter påpeker at IKT er et felt hvor det går veldig fort, slik at man vil få behov for å risikovurdere også før oppdateringer fordi funksjonaliteten vil kunne endre seg.

– Vi fant at helsepersonellet i for liten grad er med i disse risikovurderingene. Det er sykehusene som har ansvaret, men de kan få hjelp fra tjenesteleverandøren. I mange tilfeller blir ansvaret for å utføre og godkjenne risikovurderingen uklart. Sykehusene må sikre seg at det sies noe om hvordan teknologien influerer på daglig drift av tjenestene, og at det gjøres fortløpende.

– Sykepleierne må vite hva de skal gjøre

– Noe spesielt sykepleiere bør tenke på rundt dette temaet?

– De må vite hva de skal gjøre dersom de plutselig ikke får tilgang til elektronisk pasientjournal. Sykepleierne står nærmest pasientene og må spille inn forbedringer og skrive gode avviksmeldinger som kan hjelpe i sikkerhetsarbeidet rundt IKT-systemene.

Tomter legger til at virksomheter ofte bare melder om feil til leverandøren hvis det er noe teknisk, ikke hvis det får konsekvenser for pasientene – det tas bare i sykehusenes interne avvikssystem.

– Det er fellen ved å ha et slik tosporet system med sykehus og IKT-leverandør. Men leverandørene trenger også å få vite om hvilken risiko det gir for pasientene når feilen oppstår, sier han.

Ny kartlegging ved resten av sykehusene

Basert på erfaringene fra denne første kartleggingen skal Helsetilsynet gjennomføre en tilsvarende undersøkelse ved de øvrige sykehusene i Norge.

– Den neste undersøkelsen blir mer spisset der vi ser nærmere på risikovurderinger, tilgang til journalopplysninger ved IKT-bortfall og bruk av avviksrapporter, sier Tomter.

Han understreker at de undersøker informasjonssikkerhet kun for tilgjengelighet. Det er ikke gjort vurdering av konfidensialitet (personvern) eller integritet (om opplysningene er riktige).

Rutiner ved bortfall av elektronisk pasientjournal

Jørn Resvoll ved UNNs kommunikasjonsavdeling bekrefter at nedetiden på IKT-systemet ved UNN i juni ikke fikk noen store konsekvenser:

– Det ble innkalt til krisestab, men den ble avslutta nesten før de kom i gang fordi feilen ble retta så raskt.

Sykepleien spør Helsetilsynets Børge Tomter:

– Hva anbefaler du sykepleierne å gjøre hvis de trenger pasientinformasjon og plutselig ikke får tilgang til elektronisk pasientjournal?

– Dersom det er tilgang til kurvepapir eller kurvesystem*) ved sykehuset, kan mye informasjon være tilgjengelig her. For bevisste pasienter er det selvfølgelig naturlig å snakke med dem, og for noen pasienter er det registrert relevante data som en kan slå opp i kjernejournal. Men det viktigste arbeidet gjøres nok før en hendelse skjer ved at en i forkant har laget seg systemer som sikrer at en har tilgang til den nødvendige informasjonen, sier han.

*) Kurvesystem er elektronisk medikamentkurve med grafisk visning av målinger som puls og blodtrykk. Det er altså et IKT-system for ordinering- og administrering av legemidler, samt registrering og visning av vitale parametre.