Alle kan få se mappa di: Vidt forskjellig praksis

Sykepleien har tidligere skrevet om at hvem som helst kan be om innsyn i personalmappa di – og få den. Men hvordan de forskjellige saksbehandlerne ved sykehus og i kommuner vurderer slike innsynskrav, virker tilfeldig.

Innsynskravet Sykeleien sendte til Helse Stavanger og St. Olavs hospital, er et godt eksempel på hvor forskjellig samme forespørsel behandles.

LES: Alle kan få innsyn i personalmappa di

Helse Stavanger leverer

Helse Stavanger er den eneste av de fem arbeidsgiverne Sykepleien sendte innsynskrav til som overholdt lovens svarfrist på en til tre virkedager. Der fikk vi alle dokumentene som handlet om sykepleierens arbeidsforhold.

– Har dere tall på hvor mange innsyn det er bedt om i sykepleieres personalmapper?

– Helse Stavanger har ikke mottatt krav om innsyn i navngitte sykepleieres personalmappe bortsett fra den vi mottok fra dere, skriver Catherine Noraas i dokumentavdelingen ved Helse Stavanger i en e-post til Sykepleien.

Sykehuset har imidlertid mottatt innsynsbegjæringer knyttet til foretakets øverste ledelse, hvor innsynsbegjærer ønsket innsyn i arbeidsavtaler eller sluttavtaler.

– Noen av disse lederne er imidlertid sykepleiere, sier hun.

Skal se på rutinene

Sykepleieren vi ba om innsyn i mappa til, fikk ikke beskjed om at noen hadde bedt om innsyn. Det tar sykehuset selvkritikk på.

– Vi har ikke en rutine som sier at ansatte skal informeres om slike innsynsbegjæringer. Ettersom vi har mottatt svært få slike innsynskrav, har ikke dette vært en problemstilling vi har tatt stilling til. Henvendelsen fra dere aktualiserer imidlertid problemstillingen, og vi ser at det muligens vil være fornuftig med en rutine som innebærer at berørt ansatt informeres. Dette må vi imidlertid se nærmere på, sier Catherine Noraas.

Innsynskrav første runde: St. Olav

Innsynskravet om å se mappa til sykepleiens allierte, NSF foretakstillitsvalgte Kenneth Grip, fikk en helt annen behandling.

Innsynskravet ble sendt 3. mai i år, og avslaget på innsyn kom 9. mai:

«Viser til elektronisk henvendelse av 03.05.2018 vedrørende forespørsel om innsynsbegjæring i personalmappe til ansatt. Denne mappa er unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven § 13 jf. forvaltningsloven § 13 pga. taushetsbelagte opplysninger.»

Det er imidlertid ikke lov å avslå innsyn med en generell paragraf. Det må i tillegg oppgis hvilket ledd i paragrafen avslaget er fattet på. Sykepleien gjorde saksbehandler oppmerksom på dette og ventet på ny behandling.

Sykepleiens allierte

Kenneth Grip ba også om innsyn i sin personalmappe på oppfordring fra Sykepleien. Vi ønsket å finne hvilke dokumenter vi eventuelt ikke ville få innsyn i.

9. mai får han en mail fra en personalrådgiver: Han kan komme til dem for å se igjennom mappa.

– Jeg fikk beskjed om at de aldri skriver ut og sender noe fra en personalmappe. Men jeg kan få en kopi av innholdet når jeg ser igjennom personalmappa, sier Grip.

16. mai ringer det i Kenneth Grips telefon:

– Personalrådgiveren i avdelingen jeg er ansatt i, fortalte at en journalist hadde bedt om innsyn i mappa mi og at dette var nektet. Jeg ble også informert om at journalisten hadde klaget på avslaget.

Grip forteller videre at før St. Olavs hospital i det hele tatt ville vurdere innsyn, ville jeg bli bedt om å samtykke til det.

Lang prosess

Saksbehandleren ba Grip om å komme til kontoret slik at de kunne gå igjennom alle dokumentene.

– Hun sa at noen deler av min mappe ikke er unntatt offentlighet. Men for å gi ut det, så må altså hun og jeg sitte i timer og dager for å vurdere hvert enkelt dokument. Det har hun innkalt meg til å gjøre i neste uke, sier han.

22. mai

Nesten tre uker etter at innsynskravet ble sendt, har Sykepleien ikke hørt noe mer fra sykehuset – men det har Grip.

– I dag var jeg oppe til denne personalrådgiveren og gikk gjennom mappa. Det er ingenting av innhold der som jeg mener ikke kan gå ut, men jeg er veldig kritisk til alle de små elementene som kan settes sammen til et totalbilde. Det ligger fødsels- og personnummer der, kontonummer, telefonnummer, adresse, ansattnummer, kontaktinfo på min kone, mine foreldre og en hel del annet som sammenstilt kan gjøre det relativt enkelt for noen å kunne stjele min identitet, sier Grip.

Saksbehandleren sier til Grip at de legger eventuelle personalsaker i en «mappe 2» som ingen andre enn personalrådgiver og HR-avdeling har tilgang til. 

Alt skal vurderes

– Er det lov å operere med to mappesystemer hvor det ene er helt lukket?

– Man kan ha så mange mapper man vil, men alt innhold må vurderes opp mot offentlighetsloven ved innsynskrav. Man kan altså ikke legge deler av saksdokumentene i en egen mappe og definere dette som hemmelig, det er i strid med offentlighetsloven, sa advokat i Presseforbundet, Kristine Foss, i et tidligere intervju med Sykepleien.

Kort oppsummert er St. Olavs hospitals praksis i strid med lovverket.

Foss jobber til daglig med å spre kunnskap om innsynsrettigheter til redaksjoner og journalister.

Purring

31. mai sender Sykepleien en purring på avslaget på innsyn. Sykepleien hører ikke noe, men igjen får Grip en telefon fra saksbehandler samme dag som purringen ble mottatt.

– De setter seg nok ned og sladder det de mener er personinformasjon som ikke skal ut før de sender deg dokumentene, skriver Grip i en e-post.

Han tror nemlig at etter at han og saksbehandleren har gått igjennom alle dokumentene, ville Sykepleien få innsyn i enkelte av dokumentene. Det trodde også Sykepleien. Så feil kan man ta.

11. juni tikker en ny mail inn fra St. Olav. De har igjen avslått innsynskravet, med unntak av ett dokument som er Kenneth Grips arbeidsavtale. Saksbehandler har så sendt Sykepleiens klage på nektet innsyn til neste klageinstans; Helsedepartementet.

Må behandle kravet på nytt

25. juni kommer en mail fra departementet som har behandlet Sykepleiens innsynskrav og St. Olavs saksbehandling. Konklusjonen er klar:

«Departementet ser også at personalmappen inneholder andre dokumenter/opplysninger av ulikt innhold som ikke er omfattet av taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift. Departementet ber derfor om at innsynssaken behandles på nytt.

Avslaget på kravet om innsyn oppheves og sendes tilbake for ny behandling.»

Siste runde

30. august er det fremdeles taust fra St. Olav etter at sykehuset har fått beskjed om å behandle innsynskravet på nytt. Sykepleien sender på ny en klage og gjør igjen oppmerksom på at innsynskrav senest skal behandles innen tre virkedager. Sykepleien sender kopi til Helsedepartementet og gjør det klart at om sykehuset ikke svarer snarest, så vil saken bli sendt til Sivilombudsmannen.

4. september kommer en siste mail fra St. Olav. Nå har Sykepleien fått innsyn, eller delvis innsyn, i en god del av dokumentene – men ikke alle.

Ledelsens ansvar

– Hva tenker du om at innsynskrav behandles så forskjellig?

– Dette viser at selv om de alle følger samme lov, er praktiseringen høyst ulik. Dette handler om kultur og evne til å følge de kravene som ligger i offentlighetsloven, både til å gi innsyn og til å svare raskt. Men det handler også om usikkerhet og uvitenhet om hvilke regler som faktisk gjelder og hvilke opplysninger som er underlagt taushetsplikt og hvilke som ikke er det, sier Kristine Foss i Presseforbundet.

Advokaten sier det er et ledelsesansvar å sørge for at ansatte er godt nok opplyst til å kunne behandle innsynskrav etter loven.

Ulik behandling

– Hva tenker du om at innsynskravene ble behandlet så forskjellig ved SUS og St. Olav?

– Jeg tror det kan skyldes at dette er en totalt ny og ukjent problemstilling for alle ved sykehuset. Jeg tror ikke at vi noen gang har fått krav om innsyn i noen ansatts personalmappe. Når det er sagt, så regner jeg med at det nå blir kjent i organisasjonen hva man må gi ut, så vil det utarbeides noen retningslinjer på dette. Da vil sannsynligvis en ny henvendelse besvares raskere, sier Grip

Han sier han har følt seg ivaretatt som ansatt i denne prosessen.

– Jeg har jevnlig blitt informert om hvor saken står og hva som gjøres.

Beklager

Personalrådgiver ved St. Olavs hospital, Ingunn R. Laugsand, beklager at det har tatt så lang tid å ferdigbehandle innsynskravet. Hun skriver i en e-post at det tross alt har vært dialog i løpet av de tre månedene.

– Er dette betegnende for St. Olavs håndtering av innsynskrav?

– Dette er første gangen St. Olavs har fått innsynskrav i en hel personalmappe. Det er også noe av bakgrunnen for at det har tatt tid å vurdere innsynskravet, svarer Laugsand på mail.

På spørsmål om hvor lang behandlingstid sykehuset i snitt har når det gjelder innsynskrav, er svaret at det er avhengig av hva innsynskravet handler om.

– Har dere endret rutiner etter denne saken?

– Vi evaluerer og reviderer gjeldende rutiner fortløpende i henhold til nye erfaringer vi gjør oss, svarer Laugsand.