Rapport og dokumentasjon koster milliarder

Det går fram av rapporten ”Tidsbruk og byråkrati i pleie- og omsorgstjenestene” utarbeidet av Nordlandsforskning og Universitetet i Nordland på oppdrag fra Kommunesektorens organisasjon (KS).

Målet med studien har blant annet vært å belyse i hvilke grad rapportering og dokumentasjon trekker pleieressurser bort fra direkte brukerrettet arbeid.

Les: Tidsbruk og byråkrati i pleie- og omsorgstjenestene.

Tar mye ressurser

Forskerne har funnet at avdelingsledere bruker i gjennomsnitt 12 timer i uken på rapporterings- og dokumentasjonsarbeid, sykepleiere i gjennomsnitt 6 timer og 15 minutt, og helsefagarbeidere/hjelpepleiere i gjennomsnitt 3 timer og 23 minutt. Samlet sett legger oppgaver knytta til rapporterings- og dokumentasjonsoppgaver beslag på 9 812 årsverk, noe som tilsvarer lønnskostnader på 4 874 millioner kroner.

Rapportering og dokumentasjonsarbeidet som gjøres, og som det i liten grad er satt av ressurser til, skjer ofte på bekostning av arbeid med brukerne, faglig utvikling og ledelse.

Studien viser at en redusert tidsbruk på 5 prosent av de mest ressurskrevende rapporterings- og dokumentasjonsoppgavene kan frigjøre 300 kommunale årsverk, noe som tilsvarer 149 millioner kroner i reduserte lønnsutbetalinger.

Statlige pålegg

Litt over halvparten av rapporterings- og dokumentasjonsarbeidet som personalet utfører er pålagt av statlige myndigheter, mens det øvrige har kommunen selv initiert. Det betyr at personell i pleie- og omsorgstjenestene utfører en betydelig mengde rapportering som ikke er lovpålagt, ifølge prosjektleder Hege Gjertsen.

Forskerne bak rapporten mener den generelle rettsliggjøringen i samfunnet, medias fokus på den enkeltes rettigheter innenfor helse- og omsorgssektoren, samt den teknologiske utviklingen med bruk av PC og elektroniske journalsystem, er årsaker til økt rapportering.

Fremdeles rapporteres det mye muntlig og skriftlig.

For detaljert

Gjennom intervjuer med rådmenn og ansatte på ulike nivå kom det fram ulike praksiser for hvor detaljert den enkelte fører journalene. Helsepersonell er pålagt å dokumentere, men studien viser at journalføringen kan bli for detaljert. Det kan gå ut over kvaliteten på tjenestene ved at viktig informasjon ”drukner” i mindre viktig informasjon, i tillegg til at det tar mye tid. Studien viser også at det er viktig med tilstrekkelig merkantilt personale, tilgjengelige PCer og opplæring i elektroniske dataprogram.

Forskerne mener både statlige myndigheter og kommunene må vurdere hva som er helt nødvendig av rapporterings- og dokumentasjonsoppgaver i pleie- og omsorgssektoren. Hvor mye styringsinformasjon trenger for eksempel kommuneadministrasjonen?

Tid spart ved reduserte oppgaver eller mer effektivt rapporterings- og dokumenteringsrutiner, vil ifølge rådmennene i studien ikke medføre kutt i penger til sektoren eller bemanningen. Det vil derimot være viktig for å klare å ta unna økt etterspørsel etter omsorgstjenester i framtiden.

FAKTA:

Brukerrettede rapporterings- og dokumentasjonsaktiviteter tar 56 prosent av tidsbruken. Dette innebærer 5 463 årsverk og 2 714 millioner kroner.

Oppgaver knyttet til personalet tar 18 prosent av tidsbruken. Dette innebærer 1 749 årsverk og 891 millioner kroner.

Oppgaver knyttet til ” annet ” tar litt over 18 prosent, som innebærer 1 794 årsverk og 891 millioner kroner.

Økonomisk rapportering utgjør 8 prosent. Det innebærer 806 årsverk og 400 millioner kroner.