Journalrot i fengsel

Helsetilsynet gir nå fengselshelsetjenesten i Arendal kommune skarp kritikk for journalrotet, som ble avdekket under et tilsyn i høst.

– Det er veldig sjelden vi finner et så mangelfullt journalsystem. Det manglet nærmest en journal, sier tilsynsleder ved Helsetilsynet i Aust-Agder, Anne Stiansen.

Løsrevne notater

Under det varslede tilsynet i høst, fantes ikke en samlet, løpende journal. Notater om pasienten ble funnet på hele ti ulike steder:

I elektronisk journal, papirjournal, to beskjedbøker for sykepleiere, beskjedbok for betjenter/helsetjenesten, infobok for lege, mappe lege, medisinkardex, vaksinebok og hjelpemiddelbok.

Disse løsrevne notatene ble ikke ført inn i hovedjournalen.

I tillegg ble flere av disse journalnotatene oppbevart slik at både fengselsansatte, hjemmesykepleien og rengjøringspersonell hadde tilgang til dem.

– Alvorlig

– Vi ser alvorlig på at journalene oppbevares på flere steder. De innsatte er en sårbar gruppe, som har stort behov for koordinerte tjenester. Det blir veldig vanskelig å få til når man ikke har en løpende journal, sier hun. 

– Mange i fengselshelsetjenesten jobber i tillegg deltid, og når det ligger noe her og noe der, er det vanskelig å få oversikt, sier Stiansen.

Fengselshelsetjenesten hadde under tilsynet fått nytt journalsystem som ikke var tatt tilstrekkelig i bruk.

– Det har vært mye sykemeldinger, og med vikarer i et slikt system, blir det vanskelig. Vi er opptatt av et det må være et sikkert system, som eksisterer utenfor hodene til de ansatte, sier Stiansen.

Ikke sikret nødvendig helsehjelp

– I tillegg ble det funnet avvik på at innsatte ikke var sikret nødvendig helsehjelp gjennom hele døgnet. Det var uklart for de fengselsansatte hvordan rutinene var for helsetilsyn utover legevakt i helger og på kveldstid, sier hun.

Bakgrunnen for tilsynet var både at det var lenge siden sist, og at det var kommet bekymringsmeldinger.

Det ble også registrert avvik på legemiddelhåndteringen.

– Skal ordne opp

– Vi skal jobbe med å følge opp avvikene, og har første møte nå på tirsdag. Vi tar funnene veldig alvorlig, men jeg vil gjerne understreke at vi allerede har begynt å jobbe med dette. Det er bra at Helsetilsynet gjør slike revisjoner, vi er interessert i å ordne opp i det som det som ikke fungerer som det skal, sier Tora Halvorsen, enhetsleder for psykisk helse og rus i Arendal kommune.

Kommunen har frist til 20. mars med å lukke avvikene.

Her er noe av det Helsetilsynet fant:

•Det mangler rutiner for hva som journalføres og for hvordan det gjøres.

•Innkomstnotat/-journal manglet i alle journaler som ble gjennomgått.

•Opplysninger om hvem som er nærmeste pårørende og kontaktinfo til denne manglet i alle journalene.

•Prøvesvar og epikriser ble ikke gjenfunnet i hovedjournalen.

•Sykepleier vurderer hvilke opplysninger fra prøvesvar, epikriser og lignende som skal føres inn i journal.

•Det mangler rutiner for utsendelse av sluttnotat/epkrise til fastlege eller annen instans der det kunne vært hensiktsmessig.

•Tilsynet fant ingen dokumentasjon på at samtykke til informasjonsutveksling av nødvendige opplysninger med samarbeidspartnere var innhentet.