Meldte avvik – fikk 12 millioner

De ansatte ved det snart 40 år gamle sykehjemmet på Onsøy i Fredrikstad har siden 2002 blitt oppfordret til å melde inn alle tekniske feil og mangler på bygget. Og det har de gjort. Gjengangerne har vært trekkfulle vinduer og altfor trange bad.

Pris
Farlig trange bad, ifølge HMS-avdelingen i kommunen, som på bakgrunn av avviksmeldingene tok turen over for å se på forholdene.
I 2003 fikk sykehjemmet kommunens en pris, fordi de jobbet så aktivt med HMS-arbeidet. Og i 2006 sto jubelen i taket: De hadde klart å komme seg inn i langtidsbudsjettet – sykehjemmet skulle totalrenoveres.

På vent
Nå, i begynnelsen av 2008, er ikke de sykehjemsansatte like fornøyde. Høsten har vært preget av intens tautrekking. Etter et politisk skifte i kommunen er totalrenoveringen satt på vent, og det er bevilget 12 millioner kroner til en «light-oppussing» som starter 1. mars.
Bittert, etter fem års utrettelig avviksregistrering for å dokumentere at sykehjemmet trenger en full overhaling.
– Blir dere motløse av slikt?
– Ja, sier Jon Erik Olsen, virksomhetsleder ved Onsøyheimen.
– Vi blir det. Og vi blir skuffet. Vi har alle lagt ned et betydelig arbeid for å få politikerne til å forstå at sykehjemmet er i dårlig teknisk forfatning.
– Så avviksregistreringen har egentlig ikke hatt noen hensikt?
– Jo, det har den. Selv om vi er skuffet over at vi ikke fikk det vi hadde blitt lovet i første omgang, så er 12 millioner kroner mye bedre enn ingenting. Og ingenting kunne blitt resultatet om vi ikke hadde jobbet så systematisk, sier han.

Må melde
Jon Erik Olsen forteller at de på 1990-tallet hadde kjempelange lister i forhold til HMS-avvik. Litt etter litt har de lukket avvikene.
– Men det er ikke alt som står i vår makt å løse. Vi kan ikke sette i gang med å bygge om et bad, selv om det er for trangt. Da må vi melde feilene videre. Gang på gang. Kommuneledelsen vet nå at vi har altfor trange bad og at vi venter på dato for når dette blir ordnet, sier han.

Frustrerte
Onsøyheimen har de siste månedene vært den store nyhetssaken i Fredrikstad Blad, kommunens lokalavis. Leserne har fått historier om råte, hull i taket, eføy som vokser inn gjennom veggen og det som verre er. Parallelt med den formelt riktige måten å si fra om ting på, via avviksrapporteringen, har ansatte hatt utspill overfor politikere og i mediene.


– Er det problematisk å jobbe systematisk med avviksregistrering, mens ansatte melder om feil via andre kanaler?
– Vi har i utgangspunktet et system for avviksmelding. Jeg kan forstå at mange er frustrerte over situasjonen når vi først ble lovet en full rehabilitering, som så blir utsatt. Jeg kan og vil ikke nekte ansatte å gå ut i mediene, men jeg mener likevel at det er mest hensiktsmessig å gå riktig vei med feil og mangler.

Må melde via data
– Hvordan sikrer dere at alle avvik blir rapportert?
– Jeg oppfordrer alle ansatte til å melde avvik. Vi tar stikkprøver for å være sikre på at alle vet hvordan de skal si fra. Hver måned går vi gjennom innkomne avvik, og to ganger i året går vi HMS-runder. Alle som melder om et avvik, får personlig tilbakemelding på hvilke tiltak vi setter i gang for å lukke avviket. På den måten tror jeg ansatte blir motivert til å si fra, fordi de ser at innspillene blir behandlet, og ikke forsvinner ned i en skuff, sier Olsen.
– Har dere støtt på problemer rundt avvikshåndteringen?
– Det har vært et praktisk problem at alle HMS-avvik må registreres via datamaskin. Det er ikke alle som naturlig har tilgang til det i jobben, og de må da få andre til å legge inn meldingen. Det er også noen som forteller at det er vanskelig å finne tid til denne jobben i en hektisk arbeidshverdag, sier han.

Hva et avvik er
– Har du noen råd til andre virksomheter som ønsker å bruke avviksmeldinger til å nå et bestemt mål?
– I begynnelsen hadde vi grunnleggende diskusjoner om hva et avvik egentlig er. Er det et avvik når fru Hansen må vente til etter frokost med å stå opp, fordi det er for få på jobb? Hvis fru Hansen selv ønsker å ligge lenger, er det ikke det, hvis fru Hansen må ligge lenger mot sin vilje, vil jeg si at det er et avvik, poengterer han.
– Jeg mener det er viktig å ufarliggjøre avviksmelding. Det er bedre å rapportere en gang for mye enn en gang for lite. Samtidig må ikke avviksmeldinger bare brukes for å melde fra oppover i systemet om hvor ille alt er, sier Olsen.
– Målet med avviksmelding er å gjøre tjenesten bedre, på alle nivåer.